Checklist voor een goed georganiseerde zwemwedstrijd

Een zwemwedstrijd organiseren vraagt meer dan banen uitzetten en zwemmers laten starten. Je moet vooraf het reglement, de onderdelen, inschrijvingen en taakverdeling vastleggen. Daarna volgen de baanindeling, startlijsten, officials, prijzen en materialen. Deze checklist met 68 taken en 48 benodigdheden helpt je in de juiste volgorde werken, zodat je op de wedstrijddag niet nog deelnemersgegevens, batterijen of medailles hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
Zwemlocatie reserveren
Wedstrijdonderdelen bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Officials bevestigen
Baanindeling maken
2 personen
Startlijsten opstellen
2 personen
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Programma afdrukken
2 personen
Startlijsten afdrukken
2 personen
Deelnemers informeren
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Medailles en prijzen ophalen
Materialen verzamelen
3 personen
Batterijen opladen
Prijzentafel voorbereiden
2 personen
Wedstrijdmappen samenstellen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Ontvangstruimte inrichten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Baanlijnen en vlaggen plaatsen
4 personen
Startblokken controleren
2 personen
Tijdwaarneming testen
3 personen
Omroepsysteem testen
2 personen
Jurytafel inrichten
3 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Toiletten controleren
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Broodjes en snacks voorbereiden
4 personen
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
Officials briefen
2 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Inzwemmen begeleiden
3 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Openingsbriefing geven
Startlijsten uitdelen
2 personen
Zwemmers naar banen sturen
3 personen
Wedstrijden starten
2 personen
Tijden registreren
4 personen
Uitslagen verwerken
3 personen
Omroepen van starts verzorgen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tussentijds sanitair controleren
Finales aankondigen
Medailles uitreiken
3 personen
Einduitslagen publiceren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Wedstrijdmaterialen verzamelen
4 personen
Jurytafel afbreken
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Kleedruimtes schoonmaken
3 personen
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
Zwembadomgeving controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Uitslagen digitaal versturen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Jurytafelaantal 2
Partytentenaantal 2

Sportmateriaal

Baanlijnenaantal 8
Startblokkenaantal 8
Keerpuntvlaggenaantal 16
Pionnenaantal 20
Startnummersaantal 150
Stopwatchesaantal 10
Fluitjesaantal 6
Reddingsboeienaantal 2
Zwemplankjesaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Omroepmicrofoon
Luidsprekersaantal 2
Megafon
Koelboxenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 2

Servies

Glazenaantal 100
Mokkenaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Wedstrijdspandoekenaantal 4
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Podiumlintenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslangenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdreglement en de onderdelen vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld daarin onder meer afstanden, leeftijdsgroepen, startprocedure en uiterste inschrijfdatum.
Plan de administratie niet pas in de laatste week. Controleer deelnemersgegevens, dieetwensen en aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf en maak daarna de baanindeling en startlijsten.
Bevestig officials en vrijwilligers minstens 14 dagen voor de wedstrijd. Maak per taak een indeling voor ontvangst, tijdwaarneming, jury, veiligheid, catering en prijsuitreiking.
Test apparatuur en tijdwaarneming vooraf op locatie. Laad stopwatches, laptop en telefoonbatterijen volledig op en controleer microfoon, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk de avond ervoor.
Bereken catering op basis van het aantal deelnemers, vrijwilligers en officials en zet dranken tijdig koud. Richt de ontvangstruimte, jurytafel en prijzentafel vóór de eerste aankomst in, zodat registratie en uitgifte niet door elkaar lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zwemwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het reglement en de wedstrijdonderdelen. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de wedstrijddatum en sluit de inschrijving 2 tot 3 weken vooraf.
Wanneer maak je de baanindeling en startlijsten?: Maak de baanindeling nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd en definitief zijn. Plan dit uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd, zodat je startlijsten kunt afdrukken en deelnemers nog 3 tot 5 dagen hebt om fouten door te geven.
Hoeveel officials en vrijwilligers heb je nodig voor een zwemwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal banen en deelnemers, maar reken minimaal op 1 hoofdofficial, 1 tijdwaarnemer per baan, 2 tot 4 juryleden en aparte vrijwilligers voor ontvangst, veiligheid en catering. Bevestig de volledige indeling uiterlijk 14 dagen vooraf.
Wanneer moet je zwemwedstrijdmaterialen en medailles regelen?: Controleer baanlijnen, startblokken, keerpuntvlaggen, stopwatches, fluitjes en reddingsboeien 2 weken vooraf. Bestel of reserveer medailles en prijzen minstens 3 tot 4 weken vooraf en haal ze uiterlijk de dag voor de wedstrijd op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.