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Schwimmwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schwimmwettbewerb braucht mehr als Bahnen und Stoppuhren. Du musst den Schwimmort reservieren, das Reglement festlegen, Meldungen prüfen und Helfer, Offizielle sowie Startlisten koordinieren. Kurz vor dem Termin zählen außerdem gedruckte Unterlagen, geladene Batterien, gekühlte Getränke und ein klar eingerichteter Empfangsbereich. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und zeigt, was am Wettkampftag häufig zu spät kommt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Wettbewerbsreglement festlegen

    2 Personen

  • Schwimmort reservieren

  • Wettkampfbestandteile festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Offizielle bestätigen

  • Bahneinteilung erstellen

    2 Personen

  • Startlisten erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerdaten prüfen

    2 Personen

  • Preise und Medaillen bestellen

  • Programm drucken

    2 Personen

  • Startlisten drucken

    2 Personen

  • Teilnehmer informieren

    2 Personen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Medaillen und Preise abholen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Batterien aufladen

  • Preistisch vorbereiten

    2 Personen

  • Wettkampfmappen zusammenstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Empfangsbereich einrichten

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bahnlijnen en vlaggen plaatsen

    4 Personen

  • Startblöcke kontrollieren

    2 Personen

  • Zeitnahme testen

    3 Personen

  • Durchsagesystem testen

    2 Personen

  • Jurytisch einrichten

    3 Personen

  • Erste-Hilfe-Material bereitlegen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    3 Personen

  • Brötchen und Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Freiwillige anmelden

    2 Personen

  • Offizielle briefen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Startnummern ausgeben

    2 Personen

  • Einschwimmen begleiten

    3 Personen

  • Publikum empfangen

    3 Personen

  • Eröffnungsbriefing geben

  • Starterlisten verteilen

    2 Personen

  • Schwimmer in die Bahnen schicken

    3 Personen

  • Wettkämpfe starten

    2 Personen

  • Zeiten erfassen

    4 Personen

  • Ergebnisse verarbeiten

    3 Personen

  • Startansagen machen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks und Brötchen servieren

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Sanitärräume zwischendurch kontrollieren

  • Finalrunden ankündigen

  • Medaillen überreichen

    3 Personen

  • Endergebnisse veröffentlichen

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Wettkampfmaterial sammeln

    4 Personen

  • Jurytisch abbauen

    3 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Umkleiden reinigen

    3 Personen

  • Publikumsbereich reinigen

    3 Personen

  • Poolbereich kontrollieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

    2 Personen

  • Ergebnisse digital versenden

  • Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 40
  • StehtischeAnz. 4
  • JurytischAnz. 2
  • PartyzelteAnz. 2

Sportmaterial

  • BahnenAnz. 8
  • StartblöckeAnz. 8
  • WendepunktflaggenAnz. 16
  • KegelAnz. 20
  • StartnummernAnz. 150
  • StoppuhrenAnz. 10
  • PfeifenAnz. 6
  • RettungsringeAnz. 2
  • SchwimmbretterAnz. 12

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • Drucker
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Durchsagemikrofon
  • LautsprecherAnz. 2
  • Megafon
  • KühlboxenAnz. 4
  • KabeltrommelnAnz. 2

Geschirr

  • GläserAnz. 100
  • TassenAnz. 50
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • AusgießkannenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierzangenAnz. 6

Dekoration

  • Wettkampf-BannerAnz. 4
  • BallonbögenAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 10
  • BühnenbänderAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • LichtschläucheAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • HandfegerAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Wettbewerbsreglement und die Wettkampfbestandteile fest, bevor du Einladungen verschickst. So melden sich die Teilnehmenden mit den richtigen Disziplinen und du musst später weniger Daten korrigieren.
  • Prüfe die Anmeldungen spätestens eine Woche vor dem Wettkampf und erstelle danach Bahneinteilung und Startlisten. Informiere die Teilnehmenden über Startzeiten, Treffpunkt und notwendige Änderungen.
  • Teile Helfer und Offizielle nicht erst am Wettkampftag ein. Plane für Jurytisch, Zeitnahme, Empfang, Sicherheit und Siegerehrung jeweils verantwortliche Personen ein und bestätige ihre Einsatzzeiten vorher.
  • Bestelle Preise und Medaillen frühzeitig und hole sie vor dem Aufbau ab. Lege außerdem einen eigenen Preistisch sowie vollständige Wettkampfmappen bereit, damit die Siegerehrung nicht von der Suche nach Unterlagen abhängt.
  • Teste am Vortag Laptop, Drucker, Mikrofon, Lautsprecher und Megafon und lade alle Batterien auf. Verlängerungskabel und Kabeltrommeln werden leicht vergessen, sind am Beckenrand aber oft unverzichtbar.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Schwimmwettbewerb organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung des Schwimmorts und der Festlegung des Reglements. Einladungen und Anmeldungen sollten mindestens 3 Wochen vor dem Termin laufen, damit Bahneinteilung und Startlisten rechtzeitig erstellt werden können.
Wie viele Helfer braucht man für einen Schwimmwettbewerb?
Plane mindestens eine verantwortliche Person für Organisation und Empfang, mehrere Zeitnehmer je Bahn, Offizielle für die Wertung sowie Helfer für Sicherheit und Siegerehrung ein. Bei mehr als 4 Bahnen solltest du zusätzlich eine Person für Ergebnisse und Durchsagen vorsehen.
Wann erstellt man die Startlisten beim Schwimmwettbewerb?
Erstelle die Startlisten erst nach Ende der Anmeldefrist und der Prüfung aller Teilnehmerdaten, normalerweise 5 bis 7 Tage vor dem Wettkampf. Drucke eine Reserveversion aus, falls sich am Veranstaltungstag noch eine Änderung ergibt.
Was wird bei einem Schwimmwettbewerb am häufigsten vergessen?
Oft fehlen geladene Stoppuhren, Ersatzbatterien, Verlängerungskabel, gedruckte Startlisten oder die Rettungsausrüstung. Lege das komplette Material spätestens am Vorabend zusammen und teste Technik sowie Durchsageanlage mindestens 2 Stunden vor Beginn.

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