Checklist voor een goed georganiseerde zwemwedstrijd

Een zwemwedstrijd organiseren vraagt meer dan een wedstrijdbad en deelnemers. Je moet inschrijvingen, wedstrijdreglement, officials, vrijwilligers, series en tijdmeting op elkaar afstemmen. Begin ruim voor de wedstrijddag met het reserveren van het bad en het openen van de aanmelding. In de laatste week controleer je vooral de lijsten, het materiaal en de communicatie. Met deze checklist houd je overzicht over alle 72 taken en 56 spullen in het plan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdbad reserveren
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Officials vastleggen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Startgelden innen
2 personen
Prijzen bestellen
Baanindeling maken
2 personen
Series indelen
2 personen
Officialsrooster maken
Vrijwilligersrooster maken
Deelnemerslijst afdrukken
Startlijsten afdrukken
2 personen
Programma afdrukken
Medische gegevens verzamelen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Prijzen ophalen
Wedstrijdmateriaal controleren
2 personen
Elektronische tijdmeting testen
2 personen
Portofoons opladen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Wedstrijdruimte controleren
2 personen
Baanlijnen plaatsen
4 personen
Startblokken controleren
2 personen
Jurytafels opstellen
3 personen
Publiekstribune inrichten
3 personen
Inschrijftafel opstellen
2 personen
Cateringtafel opstellen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffiepunt klaarmaken
2 personen
Startpakketten klaarleggen
3 personen
Jurybenodigdheden klaarleggen
2 personen
Medische materialen klaarleggen
2 personen
Omroepinstallatie testen
2 personen

Event

Officials ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Baddiscipline uitleggen
2 personen
Inzwemmen begeleiden
4 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Zwemseries begeleiden
8 personen
Tijden registreren
6 personen
Resultaten controleren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Cateringtafels schoonhouden
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Eerste hulp coördineren
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
Einduitslagen publiceren
2 personen
Afscheid van deelnemers nemen
2 personen

Nazorg

Baanlijnen verwijderen
4 personen
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Zwembadomgeving schoonmaken
4 personen
Juryruimte schoonmaken
2 personen
Uitslagen archiveren
Deelnemers uitslagen mailen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Baanlijnenaantal 6
Startblokkenaantal 6
Backstrokevlaggenaantal 2
Wedstrijdfluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 8
Startpistool
Rescueboeienaantal 2
Zwembadthermometersaantal 2
Startnummersaantal 180
Medaillelintenaantal 30
Medaljesaantal 30
Bekerprijzenaantal 6
Juryklok
Juryblokkenaantal 30
Jurybalpennenaantal 40
Klembordenaantal 12
Juryhesjesaantal 12

Apparatuur

Elektronische tijdmeting
Laptopaantal 2
Printersaantal 2
Portofoonsaantal 8
Omroepinstallatie
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 30
Jurytafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Herbruikbare bordenaantal 250
Herbruikbaar bestekaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Waterkannenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Dienbladenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Catering

Koelzakkenaantal 12
Koffiefiltersaantal 100
Boodschappen

Schoonmaak

Dweilenaantal 6
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekhoudersaantal 6

Verlichting

Batterijlampenaantal 6

Decoratie

Wedstrijdspandoekenaantal 4
Richtingpijlenaantal 12
Informatiebordenaantal 8

Tips

Reserveer het wedstrijdbad en leg het wedstrijdreglement vroeg vast. Plan uiterlijk enkele weken vooraf ook officials en vrijwilligers, zodat je niet op het laatste moment juryleden, tijdwaarnemers of baanassistenten moet zoeken.
Sluit de inschrijving op een vaste datum en verwerk daarna direct de aanmeldingen. Verzamel medische gegevens en dieetwensen voordat je deelnemers bevestigt en startgelden int.
Maak de baanindeling en series pas nadat de deelnemerslijst definitief is. Druk deelnemerslijsten, startlijsten en het programma in de laatste week af; houd extra exemplaren achter de hand voor wijzigingen.
Test elektronische tijdmeting vóór de wedstrijddag met laptop, printers en aansluitingen. Controleer ook stopwatches, wedstrijdfluitjes, startpistool, portofoons en opgeladen accu’s, zodat een technisch probleem niet de eerste serie stillegt.
Loop de wedstrijddag door vanuit de veiligheid: controleer baanlijnen, startblokken, backstrokevlaggen, zwembadthermometers en rescueboeien. Regel daarnaast tafels, stoelen, jurytafels, waterkannen en herbruikbaar servies minstens één dag vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zwemwedstrijd organiseren?: Reserveer het wedstrijdbad bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Officials, vrijwilligers en deelnemerscommunicatie regel je daarna zo snel mogelijk; sluit de inschrijving ongeveer 2 tot 3 weken voor de wedstrijd.
Wanneer maak je de series en baanindeling voor een zwemwedstrijd?: Maak de series en baanindeling nadat de inschrijving is gesloten en de deelnemersgegevens zijn gecontroleerd. Plan dit meestal 5 tot 7 dagen voor de wedstrijd, zodat je startlijsten en het programma nog op tijd kunt afdrukken.
Hoeveel officials en vrijwilligers heb je nodig bij een zwemwedstrijd?: Het aantal hangt af van het aantal banen en onderdelen, maar maak uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf een apart officialsrooster en vrijwilligersrooster. Plan naast officials ook mensen voor ontvangst, omroep, catering, materiaal en begeleiding.
Wanneer moet je elektronische tijdmeting testen?: Test de elektronische tijdmeting minimaal 1 dag vooraf en voer op de wedstrijddag nog een korte controle uit. Controleer tegelijk de laptop, printers, verlengsnoeren, stekkerdozen en reserve-stopwatches.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.