Checklist zwemwedstrijd organiseren
Een zwemwedstrijd organiseren vraagt meer dan banen en startblokken regelen. Je legt eerst het format, reglement en de inschrijving vast en werkt daarna toe naar startlijsten, baanindeling en een gepubliceerd programma. Ondertussen moeten officials, vrijwilligers, EHBO en leveranciers op tijd bevestigd zijn. Deze checklist bevat 69 taken en 65 benodigdheden, waaronder wedstrijdzwemlijnen, stopwatches, inschrijftafel, reddingsboeien en printmateriaal voor startnummers en certificaten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Zwembad reserveren
Wedstrijdformat vaststellen
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Officials benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Vrijwilligers werven
2 personen
Cateringbehoefte ramen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Startgelden innen
2 personen
Startlijsten maken
2 personen
Baanindeling maken
2 personen
Programma publiceren
Reservering bevestigen
Prijzen en medailles bestellen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
EHBO-contact vastleggen
Leveranciers bevestigen
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
Startnummers afdrukken
Certificaten afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Wedstrijdmateriaal verzamelen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Medailles sorteren
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Documenten klaarleggen
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Veiligheidsronde uitvoeren
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijfbalie opbouwen
2 personen
Wedstrijdlijnen plaatsen
4 personen
Tijdwaarneming testen
3 personen
Omroepinstallatie testen
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Startpakketten klaarleggen
2 personen
Officials instrueren
2 personen
Deelnemers aanmelden
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Inzwemmen begeleiden
4 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Wedstrijdonderdelen begeleiden
8 personen
Tijden registreren
4 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Deelnemers naar start roepen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
Certificaten uitdelen
3 personen
Slotmededelingen doen
Publiek uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Wedstrijdmateriaal verwijderen
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Kleedruimtes controleren
2 personen
Zwembadruimte schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Uitslagen archiveren
Deelnemers informeren
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 30
- Barkrukkenaantal 6
- Inschrijftafel
- Partytentenaantal 2
- Kledingrekkenaantal 4
- Opbergbakkenaantal 10
- Afvalbakkenaantal 8
Sportmateriaal
- Wedstrijdzwemlijnenaantal 8
- Startblokkenaantal 8
- Turbandjesaantal 120
- Zwemplankjesaantal 20
- Pullbuoysaantal 20
- Duikringenaantal 20
- Fluitjesaantal 10
- Reddingsboeienaantal 2
- Reddingslijnenaantal 2
- Antislipmattenaantal 10
- Startnummerhesjesaantal 120
- Podiumblokkenaantal 3
- Medaillesaantal 36
- Trofeeënaantal 12
- Startblokkenmattenaantal 8
Apparatuur
- Stopwatchesaantal 12
- Tabletsaantal 4
- Laptopsaantal 2
- Printersaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Megafoonsaantal 2
- Microfoon
- Luidsprekersaantal 2
- Powerbanksaantal 6
- Laminator
- Rekenmachinesaantal 3
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Koffiekopjesaantal 80
- Thermoskannenaantal 6
- Serveerschalenaantal 20
- Serveerlepelsaantal 12
- Waterkannenaantal 10
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 150
- Wedstrijdpostersaantal 12
- Pijlbordenaantal 10
- Tafelkledenaantal 8
Schoonmaak
- Dweilenaantal 6
- Emmersaantal 4
- Sponzenaantal 12
- Handvegersaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Wasmandenaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Zaklampenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Keukentangenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermosflessenaantal 4
- Koelelementenaantal 24
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer het zwembad zo vroeg mogelijk en bevestig de reservering opnieuw zodra het wedstrijdprogramma en de verwachte deelnemersaantallen bekend zijn. Controleer daarbij hoeveel banen, kleedruimtes en uren beschikbaar zijn.
- Open de inschrijving pas nadat format en wedstrijdreglement vaststaan. Plan een sluitingsdatum, verzamel dieetwensen en controleer deelnemersgegevens voordat je startlijsten en baanindeling maakt.
- Benader officials en vrijwilligers niet pas in de laatste week. Leg een rooster vast met taken rond tijdwaarneming, inschrijving, omroepen, veiligheid en de uitgifte van prijzen en certificaten.
- Test minimaal één keer vóór de wedstrijddag alle stopwatches, tablets, laptops, printers, megafoons en geluidsapparatuur. Neem verlengsnoeren, stekkerdozen en powerbanks mee als reserve voor een lege accu of beperkte stroompunten.
- Maak naast het wedstrijdmateriaal ook de veiligheidsopstelling gereed: reddingsboeien, reddingslijnen en antislipmatten moeten vóór de ontvangst van deelnemers op hun vaste plek liggen. Zet de inschrijftafel, afvalbakken en opbergbakken zo neer dat looproutes vrij blijven.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een zwemwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het zwembad, wedstrijdformat en reglement. Open daarna de inschrijving en leg uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd de startlijsten, baanindeling en vrijwilligersplanning vast.
- Wat heb je nodig voor een zwemwedstrijd?
- Je hebt onder meer wedstrijdzwemlijnen, startblokken, stopwatches, fluitjes en turbandjes nodig. Regel daarnaast een inschrijftafel, printapparatuur, geluidsinstallatie, reddingsboeien, reddingslijnen en antislipmatten.
- Wanneer maak je de startlijsten en baanindeling?
- Controleer alle deelnemersgegevens na het sluiten van de inschrijving. Maak de startlijsten en baanindeling bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd, zodat correcties nog verwerkt kunnen worden.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een zwemwedstrijd?
- Dat hangt af van het aantal banen en onderdelen, maar plan minimaal aparte mensen voor officials, tijdwaarneming, inschrijving, omroepen en veiligheid. Maak het rooster uiterlijk 1 week vooraf en wijs per taak een reserve aan.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!