Checklist pour organiser une compétition de natation

Une compétition de natation demande une coordination précise entre la piscine, les nageurs, les officiels et les bénévoles. Cette checklist réunit les 69 tâches et 65 éléments à prévoir, dans un ordre pratique, de la réservation du bassin jusqu’aux résultats. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : règlement, besoins alimentaires, listes de départ, premiers secours et matériel de chronométrage. Commencez plusieurs semaines à l’avance pour laisser le temps de confirmer les inscriptions et les fournisseurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la piscine
Définir le format de la compétition
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Contacter les officiels
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Recruter des bénévoles
2 personnes
Évaluer les besoins en catering
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions
2 personnes
Collecter les frais d’inscription
2 personnes
Créer les listes de départ
2 personnes
Établir le plan de la piste
2 personnes
Publier le programme
Confirmer la réservation
Commander les prix et médailles
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Consigner le contact de premiers secours
Confirmer les fournisseurs
Vérifier les données des participants
2 personnes
Imprimer les dossards
Imprimer les certificats
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les médailles
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Préparer les documents
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer la ronde de sécurité
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les lignes de course
4 personnes
Tester le chronométrage
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer les kits de départ
2 personnes
Instruire les officiels
2 personnes
Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Encadrer l’échauffement à la piscine
4 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Accompagner les épreuves
8 personnes
Enregistrement des horaires
4 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Appeler les participants au départ
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Assurer la remise des prix
4 personnes
Remettre les certificats
3 personnes
Faire les annonces de clôture
Saluer le public au revoir
3 personnes

Suivi

Retirer le matériel de compétition
4 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Nettoyer l'espace piscine
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Archiver les résultats
Informer les participants
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Tabourets de barqté 6
Table d'inscription
Tentes de réceptionqté 2
Portants à vêtementsqté 4
Bacs de rangementqté 10
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Couloirs de nage de compétitionqté 8
Blocs de départqté 8
Serre-têtes turbanqté 120
Planches de natationqté 20
Pullbuoysqté 20
Anneaux de plongéeqté 20
Siffletsqté 10
Bouées de sauvetageqté 2
Cordes de sauvetageqté 2
Tapis antidérapantsqté 10
Dossardsqté 120
Blocs de podiumqté 3
Médaillesqté 36
Trophéesqté 12
Tapis de départqté 8

Équipement

Chronomètresqté 12
Tablettesqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Mégaphonesqté 2
Microphone
Haut-parleursqté 2
Batteries externesqté 6
Plastifieuse
Calculatricesqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 80
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Affiches du matchqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Nappesqté 8

Nettoyage

Serpillièresqté 6
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Paniers à lingeqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Bouteilles isothermesqté 4
Pains de glaceqté 24

Catering

Courses

Conseils

Réservez la piscine avant d’ouvrir les inscriptions : le format des courses dépend du nombre de couloirs disponibles et des horaires accordés. Confirmez ensuite la réservation par écrit.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la compétition. Il vous restera ainsi le temps de vérifier les données des participants, de créer les listes de départ et d’imprimer les dossards.
Prévoyez les officiels et les bénévoles séparément. Répartissez les postes dans un planning précis, notamment pour l’accueil, les départs, le chronométrage, la remise des prix et les pauses.
Testez le chronométrage et les appareils avant l’ouverture des portes. Vérifiez les chronomètres, tablettes, ordinateurs, imprimantes, rallonges et multiprises, puis gardez des batteries externes chargées.
Ne laissez pas la sécurité au dernier moment : consignez le contact des premiers secours et vérifiez les bouées, cordes de sauvetage, tapis antidérapants et mégaphones avant la première course.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une compétition de natation ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la piscine, définir le règlement, contacter les officiels, recruter les bénévoles et commander les médailles.
Quand fermer les inscriptions pour une compétition de natation ?: Fermez-les au moins 7 jours avant l’événement. Utilisez ensuite ce délai pour traiter les frais, vérifier les informations et publier le programme.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition de natation ?: Le nombre dépend du nombre de couloirs et de courses, mais répartissez les rôles avant le jour J et prévoyez une relève pour chaque poste durant les pauses. Le planning doit couvrir l’accueil, les départs, le chronométrage et la remise des prix.
Quand préparer le matériel et les listes de départ ?: Rassemblez le matériel de compétition 2 à 3 jours avant, puis contrôlez-le la veille. Imprimez les listes de départ, les dossards et les certificats après la dernière vérification des données.

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