Schwimmwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schwimmwettbewerb braucht mehr als ein reserviertes Becken und einen Zeitplan. Du musst früh festlegen, wie die Wettkämpfe ablaufen, wer welche Aufgabe übernimmt und wie Meldungen, Startgelder und Teilnehmerdaten verarbeitet werden. Besonders häufig werden Bahneinteilung, Erste-Hilfe-Kontakt und funktionierende Technik zu spät geprüft. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung des Schwimmbads bis zur Ausgabe von Startnummern, Zertifikaten und Medaillen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Schwimmbad reservieren
Wettkampfformat festlegen
2 Personen
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
Offizielle ansprechen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Cateringbedarf kalkulieren
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Startgelder kassieren
2 Personen
Startlisten erstellen
2 Personen
Bahneinteilung erstellen
2 Personen
Programm veröffentlichen
Reservierung bestätigen
Preise und Medaillen bestellen
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Erste-Hilfe-Kontakt festhalten
Lieferanten bestätigen
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
Startnummern drucken
Zertifikate drucken
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Spielmaterial zusammenstellen
3 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Medaillen sortieren
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Dokumente bereitlegen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Sicherheitsrunde durchführen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Anmeldetheke aufbauen
2 Personen
Wettkampflinien anbringen
4 Personen
Zeitnahme testen
3 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Startpakete bereitlegen
2 Personen
Offizielle instruieren
2 Personen
Teilnehmer anmelden
4 Personen
Startnummern ausgeben
2 Personen
Publikum empfangen
3 Personen
Einschwimmen begleiten
4 Personen
Eröffnungsbriefing geben
2 Personen
Wettkampfteile betreuen
8 Personen
Zeiten erfassen
4 Personen
Ergebnisse prüfen
2 Personen
Teilnehmende zum Start rufen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Obst und Snacks auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
Preisverleihung durchführen
4 Personen
Zertifikate verteilen
3 Personen
Abschlussansagen machen
Publikum verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Wettkampfmaterial entfernen
4 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Umkleideräume kontrollieren
2 Personen
Poolbereich reinigen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Ergebnisse archivieren
Teilnehmer informieren
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 30
BarhockerAnz. 6
Anmeldetisch
PartyzelteAnz. 2
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 10
AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

WettkampfschwimmbahnenAnz. 8
StartblöckeAnz. 8
TurbanbänderAnz. 120
SchwimmbretterAnz. 20
PullbuoysAnz. 20
TauchringeAnz. 20
PfeifenAnz. 10
RettungsringeAnz. 2
RettungsleinenAnz. 2
Rutschfeste MattenAnz. 10
StartnummerwestenAnz. 120
BühnenblöckeAnz. 3
MedaillenAnz. 36
TrophäenAnz. 12
StartblockmattenAnz. 8

Ausstattung

StoppuhrenAnz. 12
TabletsAnz. 4
LaptopsAnz. 2
DruckerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
MegafoneAnz. 2
Mikrofon
LautsprecherAnz. 2
PowerbanksAnz. 6
Laminiergerät
TaschenrechnerAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
ThermoskannenAnz. 6
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12
WasserkannenAnz. 10

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 150
WettkampfplakateAnz. 12
WegweiserAnz. 10
TischdeckenAnz. 8

Reinigung

WischmopsAnz. 6
EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
HandfegerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WäschekörbeAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenzangenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermosflaschenAnz. 4
KühlelementeAnz. 24

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere das Schwimmbad zuerst und bestätige die Buchung später noch einmal schriftlich. Kläre dabei, wie viele Bahnen, Startblöcke und Helferbereiche tatsächlich zur Verfügung stehen.
Lege Wettkampfformat und Reglement fest, bevor du Einladungen verschickst. Sonst musst du Startlisten, Bahneinteilung und das veröffentlichte Programm nachträglich ändern.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Wettkampftag ab. Prüfe Teilnehmerdaten, Ernährungswünsche und Startgelder spätestens einige Tage vorher und drucke Startnummern sowie Zertifikate danach gesammelt.
Plane Helfer nicht nur für den Beckenrand ein: Anmeldung, Zeitnahme, Lautsprecherdurchsagen, Catering und Ausgabe der Preise brauchen eigene Zuständigkeiten. Ein schriftlicher Freiwilligenplan verhindert Lücken während laufender Läufe.
Teste Tablets, Laptops, Drucker, Stoppuhren, Mikrofon und Lautsprecher vor dem Einlass. Lege Verlängerungskabel und Powerbanks bereit und halte Rettungsringe, Rettungsleinen sowie rutschfeste Matten direkt am Becken bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Schwimmbad für einen Schwimmwettbewerb reservieren?: Plane die Reservierung mehrere Monate vor dem Termin ein, besonders wenn du mehrere Bahnen und feste Trainings- oder Wettkampfzeiten brauchst. Bestätige die Reservierung spätestens 7 Tage vorher erneut und kläre Aufbau- sowie Abbauzeiten.
Wann sollte die Anmeldung für einen Schwimmwettbewerb geschlossen werden?: Schließe die Anmeldung mindestens 7 Tage vor dem Wettbewerb. So bleiben dir genug Tage, um Teilnehmerdaten zu prüfen, Startgelder zuzuordnen, Startlisten und Bahneinteilung zu erstellen und das Programm zu veröffentlichen.
Wie viele Helfer braucht ein Schwimmwettbewerb?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein: Anmeldung, Zeitnahme, Beckenaufsicht, Sprecher, Catering und Erste Hilfe. Bei mehreren Bahnen brauchst du zusätzlich mehrere Zeitnehmer und eine Person, die Ergebnisse und Startlisten koordiniert.
Was muss am Tag vor dem Schwimmwettbewerb geprüft werden?: Prüfe am Vortag die bestätigten Lieferungen, Einkaufsliste, Technik, Startnummern, Zertifikate, Preise und Medaillen. Kontrolliere außerdem, ob Rettungsmaterial, rutschfeste Matten, Spielmaterial und alle Unterlagen am richtigen Ort liegen.

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