Zwemtocht organiseren: complete checklist
Een zwemtocht organiseren begint niet bij de startlijn, maar bij de route, toestemming en veiligheid op het water. Leg eerst het parcours, de start- en finishlocatie en noodlocaties vast. Daarna regel je deelnemers, vrijwilligers en communicatie, zodat iedereen weet waar en wanneer hij nodig is. In de laatste week controleer je het weer- en waterbericht, verzamel je al het materiaal en richt je het terrein overzichtelijk in.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Zwemroute vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Vergunning en meldingen regelen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Route op actuele risico's controleren
3 personen
Noodlocaties vastleggen
2 personen
Weer- en waterbericht controleren
Materiaal bestellen
Boodschappenlijst maken
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Startnummers en formulieren printen
2 personen
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Materiaal verzamelen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Deelnemerspakketten samenstellen
3 personen
EHBO- en reddingsmateriaal controleren
2 personen
Event
Start- en finishgebied afzetten
4 personen
Tenten en tafels opstellen
6 personen
Routeboeien en markeringen plaatsen
6 personen
Veiligheidsmateriaal verdelen
3 personen
Verlichting en stroom aansluiten
3 personen
Inschrijftafel inrichten
3 personen
Waterpost en eetpunt inrichten
4 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Zwemveiligheidsbriefing geven
2 personen
Deelnemers gecontroleerd laten starten
4 personen
Zwemroute observeren
8 personen
Tussentijdse waterpost bemannen
3 personen
Finishers registreren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en soep serveren
4 personen
Deelnemers warm houden
3 personen
EHBO-post bemannen
2 personen
Vermiste deelnemers controleren
3 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Deelnemers bedanken
2 personen
Routeboeien en borden verwijderen
5 personen
Materiaal naar opslag brengen
5 personen
Tenten en meubilair afbreken
6 personen
Afval verzamelen
3 personen
Nazorg
Locatie schoon opleveren
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken en reinigen
2 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Gevonden voorwerpen afhandelen
Restvoorraad opruimen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 30
- Afzethekkenaantal 20
Sportmateriaal
- Routeboeienaantal 30
- Reddingsboeienaantal 6
- Werplijnenaantal 4
- Fluitjesaantal 12
- Startnummersaantal 120
- Startnummerbandjesaantal 120
- Stopwatchesaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Thermische dekensaantal 30
- Reflecterende hesjesaantal 20
- Veiligheidsvestenaantal 8
Apparatuur
- Portofoonsaantal 8
- Megafoonsaantal 2
- Digitale klokkenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- Led-bouwlampenaantal 6
- Lichtslingersaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Watercontainersaantal 4
Decoratie
- Routebordenaantal 12
- Pijlbordenaantal 10
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalgrijpersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de zwemroute uiterlijk enkele weken vooraf vast en controleer haar in de laatste week opnieuw op actuele risico’s, toegangen en bereikbaarheid voor hulpdiensten.
- Regel vergunningen en meldingen voordat je uitnodigingen verstuurt. Neem in het veiligheidsplan ook noodlocaties, communicatie via portofoons en de taakverdeling van vrijwilligers op.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de zwemtocht. Vermeld daarin starttijd, locatie, route, benodigdheden, aanmeldgegevens en wat zij bij slecht weer moeten doen.
- Plan de vrijwilligersbriefing vóór de eerste deelnemer arriveert en geef elke post een duidelijke opdracht. Controleer daarbij routeboeien, reddingsboeien, werplijnen, fluitjes en veiligheidsvesten.
- Maak de deelnemerspakketten en startnummers vooraf klaar en houd een aparte controlelijst voor EHBO-koffers, thermische dekens, megafoons, portofoons en verlichting. Zo hoef je ontbrekend materiaal niet pas bij de opbouw te ontdekken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een zwemtocht organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de zwemroute, start- en finishlocatie, vergunningen en het veiligheidsplan. Verstuur uitnodigingen zodra de route en voorwaarden definitief zijn.
- Wanneer moet ik de vergunning voor een zwemtocht regelen?
- Vraag de vergunning en doe benodigde meldingen zo vroeg mogelijk aan, bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de zwemtocht. De benodigde termijn verschilt per gebied, dus controleer dit direct bij de bevoegde instantie.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een zwemtocht?
- Dat hangt af van de route, het aantal deelnemers en het aantal toezichtsposten. Maak uiterlijk 2 weken vooraf een indeling per post en plan daarnaast minstens 1 persoon voor de centrale coördinatie en communicatie.
- Wanneer controleer ik het weer en water voor een zwemtocht?
- Controleer het weer- en waterbericht 24 tot 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg vooraf vast wie beslist over uitstel, aanpassing of annulering en hoe je deelnemers daarvan informeert.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!