Zwemmarathon organiseren: checklist en planning

Een zwemmarathon vraagt meer voorbereiding dan alleen banen reserveren en deelnemers inschrijven. Je regelt tegelijk de zwemlocatie, veiligheid, fondsenwerving, vrijwilligers, startgroepen en praktische voorzieningen voor deelnemers en publiek. Begin met datum, tijden en locatie, en werk daarna toe naar een sluitend programma en veiligheidsplan. Op deze pagina staat de volledige checklist in een logische volgorde, zodat je ziet wat vroeg moet gebeuren en wat pas vlak voor de zwemmarathon aan bod komt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zwemlocatie reserveren
Datum en tijden vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Fondsenwervingsdoel bepalen
2 personen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Inschrijfformulier maken
Betalingswijze instellen
Aanmeldingen openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
Sponsorpakketten versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Toezichthouders bevestigen
Catering bestellen
Medailles bestellen
T-shirts bestellen
Programma publiceren
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
Ontruimingsroutes controleren
2 personen
Baanindeling maken
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Deelnemersinformatie mailen
Vrijwilligersinstructies mailen
Weersverwachting controleren
Boodschappen ophalen
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Bad en kleedkamers controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Cateringruimte inrichten
3 personen
Baanmarkeringen plaatsen
2 personen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Eten en drinken koelen
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Registratielijsten printen
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Startpakketten uitdelen
3 personen
Deelnemers naar banen begeleiden
3 personen
Openingswoord verzorgen
Zwemmarathon starten
2 personen
Banen en veiligheid bewaken
4 personen
Rondes registreren
4 personen
Tussenstanden bijhouden
2 personen
Deelnemers aanmoedigen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Sponsorinformatie toelichten
Donaties registreren
2 personen
Pauzes voor deelnemers bewaken
2 personen
Eindtijd aankondigen
Laatste rondes registreren
4 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Prijzen en medailles uitreiken
3 personen
Eindbedrag bekendmaken

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Bad en tribune schoonmaken
3 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Donaties administratief verwerken
2 personen
Uitslagen publiceren
Bedankmail versturen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Registratietafelsaantal 2
Partytentenaantal 2
Kledingrekkenaantal 2
Garderoberekkenaantal 4
Statafelsaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Luidspreker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Rekenmachinesaantal 3
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Opladersaantal 8
Powerbanksaantal 4
Printer
Portofoonsaantal 8
Rekenmachinesaantal 3
Megafon
Zaklampenaantal 6

Sportmateriaal

Baanlijnenaantal 8
Startblokkenaantal 8
Kickboardsaantal 20
Pullbuoysaantal 20
Wandklokkenaantal 4
Reddingsboeienaantal 4
Reddingsstokkenaantal 2
Nummervestenaantal 120
Medische tassenaantal 2
Nekbandenaantal 2
Startnummersaantal 120
Rondekaartenaantal 150
Medaillesaantal 120
Zwembrillenaantal 20
Badmutsenaantal 120
Handdoekenaantal 20
A4-scorebordenaantal 8
Fluitjesaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Cold packsaantal 12
Reddingsdekensaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Sponsorbannersaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Welkomstbord
Prijzentafelbord
Tafelkleedaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 2
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Koelcontainersaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2

Schoonmaak

Vloertrekkersaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen
Waterdispensersaantal 4
Drankkrattenaantal 8
Broodmandenaantal 8
Thermoboxenaantal 6
Voedselbakken met dekselaantal 12
Schenkkannenaantal 8
Melkkannenaantal 6
Suikerbakjesaantal 6

Tips

Leg de zwemlocatie en tijden eerst vast en controleer daarna meteen vergunningen, verzekering en ontruimingsroutes. Zonder die basis kun je inschrijvingen en promotie niet verantwoord openen.
Open de aanmeldingen pas nadat deelnemersvoorwaarden, betalingswijze en het fondsenwervingsdoel duidelijk zijn. Verzamel dieetwensen direct in het inschrijfformulier, zodat je catering niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Maak de baanindeling en startgroepen uiterlijk één week vooraf. Wijs daarna startnummers toe en controleer of toezichthouders en vrijwilligers per baan en tijdsblok zijn bevestigd.
Plan een aparte registratieruimte met registratietafels, rekenmachines en nummervesten. Leg stopwatches, wandklokken en een draadloze microfoon klaar vóór de eerste deelnemers aankomen.
Test de veiligheidsmiddelen en techniek op locatie voordat het programma begint. Controleer reddingsboeien, reddingsstokken, medische tassen, luidspreker, verlengkabels en stekkerdozen in één gezamenlijke ronde.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zwemmarathon organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de zwemlocatie, datum, vergunningen en verzekering. Gebruik de laatste 2 weken voor startgroepen, startnummers, vrijwilligersbevestiging, materialen en het definitieve programma.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een zwemmarathon?: Tel per toezichtspunt minimaal 1 toezichthouder en plan daarnaast mensen voor registratie, catering, techniek en begeleiding. Maak uiterlijk 2 weken vooraf een dienstrooster met namen, taken en begin- en eindtijden.
Wanneer moet ik de baanindeling en startgroepen maken?: Maak de baanindeling en startgroepen ongeveer 7 dagen voor de zwemmarathon, zodra de meeste aanmeldingen verwerkt zijn. Controleer de indeling nog één keer 24 uur vooraf op afmeldingen en late wijzigingen.
Wat moet ik op de wedstrijddag klaarzetten voor een zwemmarathon?: Zet vóór de opening de registratietafels, startnummers, nummervesten, stopwatches, wandklokken en geluidsapparatuur klaar. Controleer ook reddingsmiddelen, medische tassen, drinkbekers, koelboxen en de catering voordat deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.