Checklist pour organiser un marathon de natation

Un marathon de natation demande plus qu’une réservation de bassin et des nageurs motivés. Il faut cadrer les inscriptions, les autorisations, l’assurance et la collecte de fonds avant de communiquer la date. Ensuite viennent les bénévoles, les superviseurs, la sécurité, le ravitaillement et le matériel de piste. Cette checklist de 75 tâches et 87 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, sans attendre la dernière semaine pour régler les points sensibles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu de baignade
Fixer la date et les horaires
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Définir l’objectif de collecte de fonds
2 personnes
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Configurer le mode de paiement
Ouvrir les inscriptions
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Envoyer les packs sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Confirmer les superviseurs
Commander le catering
Commander des médailles
Commander des T-shirts
Publier le programme
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Vérifier les issues d’évacuation
2 personnes
Établir le plan de la piste
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Envoyer par e-mail les consignes aux bénévoles
Vérifier les prévisions météo
Récupérer les courses
2 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Contrôler les salles de bain et les vestiaires
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
Installer les marquages de piste
2 personnes
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Refroidir la nourriture et les boissons
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Imprimer les listes d’inscription
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les kits de départ
3 personnes
Guider les participants vers les pistes
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Lancer le marathon de natation
2 personnes
Veiller aux pistes et à la sécurité
4 personnes
Enregistrer les tours
4 personnes
Suivre les résultats intermédiaires
2 personnes
Encourager les participants
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Présenter les informations sponsor
Enregistrer les dons
2 personnes
Surveiller les pauses des participants
2 personnes
Annoncer l'heure de fin
Enregistrer les derniers tours
4 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Remettre les prix et les médailles
3 personnes
Annoncer le montant final

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Nettoyer le bain et les tribunes
3 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Traiter administrativement les dons
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un e-mail de remerciement
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables d’inscriptionqté 2
Tentes de réceptionqté 2
Portants à vêtementsqté 2
Portantsqté 4
Tables hautesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Haut-parleur
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Chronomètresqté 6
Calculatricesqté 3
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Chargeursqté 8
Batteries externesqté 4
Imprimante
Talkies-walkiesqté 8
Calculatricesqté 3
Mégaphone
Lampes de pocheqté 6

Matériel de sport

Lignes de pisteqté 8
Blocs de départqté 8
Planches de natationqté 20
Pullbuoysqté 20
Horloges muralesqté 4
Bouées de sauvetageqté 4
Perches de sauvetageqté 2
Dossards numérotésqté 120
Sacs médicauxqté 2
Lanyardsqté 2
Numéros de départqté 120
Cartes rondesqté 150
Médaillesqté 120
Lunettes de natationqté 20
Bonnets de bainqté 120
Serviettesqté 20
Tableaux de score A4qté 8
Siffletsqté 8
Gilets réfléchissantsqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Packs de froidqté 12
Couvertures de survieqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Bannières sponsorsqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneau d’accueil
Panneau de table des prix
Nappeqté 8
Porte-nomsqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes LEDqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2

Nettoyage

Raclettes de solqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Poubellesqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses
Distributeurs d'eauqté 4
Casiers de boissonsqté 8
Corbeilles à painqté 8
Thermoboxesqté 6
Bacs alimentaires avec couvercleqté 12
Carafesqté 8
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6

Conseils

Commencez par le lieu, la date et les horaires, puis vérifiez les autorisations et l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions. Sans ces validations, vous risquez de devoir modifier le formulaire ou la communication déjà diffusée.
Préparez les conditions de participation et le formulaire au moins 3 semaines avant l’ouverture des inscriptions. Ajoutez dès le départ le paiement et les besoins alimentaires afin d’éviter une relance individuelle des participants.
Recrutez les bénévoles et confirmez les superviseurs au moins 2 semaines avant le marathon. Prévoyez des personnes identifiées pour l’accueil, le suivi des groupes, le chronométrage et les situations nécessitant une intervention.
Finalisez le plan de sécurité avant de publier le programme. Vérifiez les issues d’évacuation, positionnez les bouées et perches de sauvetage, puis attribuez les groupes de départ et les numéros avant le jour J.
Passez les commandes de catering, médailles et T-shirts assez tôt pour contrôler les quantités reçues. Le jour du marathon, installez séparément les tables d’inscription, les chronomètres, les horloges et le matériel de secours afin que l’accueil ne bloque pas les départs.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un marathon de natation ?: Ouvrez-les après avoir validé le lieu, les horaires, les autorisations, l’assurance et les conditions de participation. Prévoyez au moins 3 semaines avant l’événement pour traiter les inscriptions et organiser les groupes de départ.
Combien de bénévoles faut-il pour un marathon de natation ?: Le nombre dépend de la taille des groupes et de la configuration du bassin, mais répartissez les bénévoles par fonction plutôt que de compter uniquement les participants. Confirmez les superviseurs au moins 2 semaines à l’avance et attribuez à chacun une zone ou une tâche précise.
Quand préparer le plan de sécurité d’un marathon de natation ?: Préparez-le avant la publication du programme, idéalement 2 à 3 semaines avant l’événement. Il doit couvrir les issues d’évacuation, la surveillance, les bouées et perches de sauvetage, les sacs médicaux et la circulation autour de la piste.
Que faut-il prévoir le jour d’un marathon de natation ?: Prévoyez une zone d’inscription, des tables et chaises, les dossards numérotés, les chronomètres, les horloges, les lignes de piste et les blocs de départ. Installez aussi le ravitaillement, les gobelets réutilisables et le matériel de secours avant l’arrivée des nageurs.

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