Schwimmmarathon organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere den Schwimmort möglichst mehrere Monate vor dem Termin und bestätige schriftlich, wie viele Bahnen, Startblöcke und Umkleidebereiche verfügbar sind. Kläre dabei auch Einlass, Reinigung und die genaue Nutzungszeit.
• Öffne die Anmeldung erst, wenn Teilnahmebedingungen, Zahlungsart und Anmeldeformular fertig sind. Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Schwimmmarathon, damit das Catering darauf reagieren kann.
• Teile die Bahnen und Startgruppen vorab ein und weise die Startnummern zu. Veröffentliche das Programm mindestens 7 Tage vorher, damit Teilnehmende Ankunft, Registrierung und Startzeit kennen.
• Rekrutiere Freiwillige nicht nur für die Bahnen, sondern auch für Registrierung, Betreuung, Catering und Sicherheit. Bestätige Betreuer und Schichten spätestens 10 Tage vor dem Termin und verschicke einen gemeinsamen Einsatzplan.
• Kontrolliere die Sicherheitsausrüstung und die Evakuierungswege am Veranstaltungstag vor dem Einlass. Lege Stoppuhren, Wanduhren, Rettungsringe, Rettungsstöcke und Medizintaschen an festen, für das Team bekannten Punkten bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Schwimmmarathon organisieren?

Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Schwimmbadreservierung, Genehmigungen, Versicherung und Fundraising-Ziel. Die Anmeldung sollte erst starten, wenn Teilnahmebedingungen, Zahlungsart und Formular bereitstehen.

Wie viele Helfer braucht ein Schwimmmarathon?

Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Aufgabenbereich ein: Registrierung, Bahnbetreuung, Sicherheit, Catering und Technik. Ergänze die Besetzung so, dass Pausen möglich sind und jede Schicht mindestens 2 Personen hat.

Wann müssen Bahneinteilung und Startgruppen feststehen?

Erstelle die Bahneinteilung und Startgruppen spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Weise die Startnummern danach zu und gib Programm, Startzeiten und organisatorische Hinweise mindestens 7 Tage vorher bekannt.

Was muss am Veranstaltungstag zuerst aufgebaut werden?

Richte zuerst Registrierungstische, Beschilderung, Technik und Sicherheitsausrüstung ein, bevor die Teilnehmenden eintreffen. Plane dafür mindestens 2 Stunden Vorlauf ein und führe vor dem Einlass eine kurze Kontrolle der Evakuierungswege durch.

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