Zwemkamp organiseren: checklist voor 3 dagen

Een zwemkamp van drie dagen vraagt meer voorbereiding dan alleen een zwembad en een programma. Je regelt tegelijk zwemtijden, toezicht, overnachting, maaltijden, vervoer en medische informatie. Begin met datum, locatie en reserveringen; werk daarna toe naar deelnemers, indeling en materialen. Deze checklist helpt je om niets te laat te regelen, van toestemmingen en dieetwensen tot gelabelde zwemtassen en een duidelijke ontvangst op dag één.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Zwembad reserveren
Overnachtingsruimte reserveren
Programma en zwemtijden maken
2 personen
Begeleiding en toezicht indelen
2 personen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Medische informatie verzamelen
2 personen
Toestemmingen controleren
2 personen
Deelnemerslijsten maken
2 personen
Kamerindeling maken
2 personen
Vervoer en route controleren
2 personen
Zwemoefeningen voorbereiden
3 personen
Avondactiviteiten voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Zwemtassen labelen
2 personen
Eten voorbereiden
3 personen

Event

Overnachtingsruimte inrichten
4 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Kamerindeling toelichten
2 personen
Huisregels en veiligheid uitleggen
3 personen
Omkleedruimtes begeleiden
3 personen
Zwemtraining begeleiden
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Diner uitserveren
4 personen
Avondspel begeleiden
3 personen
Avondsnack serveren
2 personen
Avondronde uitvoeren
3 personen
Nachttoezicht starten
2 personen
Ontbijt klaarmaken
3 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Ochtendtraining begeleiden
5 personen
Lunchpakketten klaarmaken
3 personen
Lunch serveren
4 personen
Middagactiviteit begeleiden
4 personen
Middagtraining begeleiden
5 personen
Diner bereiden
4 personen
Diner serveren
4 personen
Teamspel begeleiden
4 personen
Avondronde uitvoeren
3 personen
Laatste training begeleiden
5 personen
Lunch serveren
4 personen
Zwemwedstrijd begeleiden
5 personen
Afsluitende activiteit begeleiden
4 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Laatste diner serveren
4 personen
Bagage verzamelen
3 personen
Deelnemers uitchecken
3 personen
Ouders informeren over vertrek
2 personen
Servies afwassen
3 personen

Nazorg

Keuken schoonmaken
3 personen
Overnachtingsruimte schoonmaken
4 personen
Zwembadmaterialen schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen sorteren
2 personen
Ouders informeren over gevonden spullen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Kapstokkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 12
Wasmandenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Grote pannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Maatbekersaantal 3

Sportmateriaal

Zwemplankjesaantal 20
Pullbuoysaantal 20
Zwembandjesaantal 12
Duikringenaantal 20
Waterpoloballenaantal 4
Fluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Lijfjes voor teamsaantal 30
Badmutsenaantal 35
Reservezwembrillenaantal 10
Nooddekensaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 6
Laminator
Printer

Slapen

Slaapmattenaantal 35
Slaapzakkenaantal 35
Kussensaantal 35
Dekensaantal 10

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 8
Noodcontactmappenaantal 3

Decoratie

Teamvlaggenaantal 6
Naamstickersaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Whiteboardsaantal 3
Whiteboardstiftenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Sponsdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg zwembad én overnachtingsruimte minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer meteen welke zwemtijden beschikbaar zijn en hoeveel begeleiders per groep nodig zijn.
Verzamel uiterlijk 3 weken voor vertrek inschrijvingen, dieetwensen, medische informatie en toestemmingen. Maak daarna de deelnemerslijst en kamerindeling, zodat ontbrekende gegevens nog kunnen worden nagevraagd.
Plan per zwemblok een concreet programma en wijs toezicht toe voordat je oefeningen voorbereidt. Leg stopwatches, fluitjes, zwemplankjes, pullbuoys en reservezwembrillen per onderdeel klaar.
Doe de boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf en bereid houdbare onderdelen eerder voor. Gebruik koelboxen en thermoskannen voor vervoer en zet herbruikbare bekers, borden en bestek per maaltijd klaar.
Richt de ontvangsttafel op de eerste dag minstens 30 minuten voor aankomst in. Registreer aanwezigheid, deel kamerindeling en programma uit en label zwemtassen voordat de eerste groep naar het zwembad gaat.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een zwemkamp van 3 dagen organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, zwembad en overnachtingsruimte. Stuur de uitnodigingen daarna ongeveer 6 weken voor vertrek, zodat je uiterlijk 3 weken vooraf de deelnemersgegevens kunt verwerken.
Wat moet ik verzamelen voor deelnemers aan een zwemkamp?: Vraag per deelnemer een inschrijving, toestemming, dieetwensen en medische informatie op. Controleer alle formulieren uiterlijk 3 weken voor vertrek en maak daarna de definitieve deelnemerslijst en kamerindeling.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig bij een zwemkamp?: Dat hangt af van leeftijd, zwemniveau en de regels van het zwembad. Maak per zwemgroep een toezichtindeling en plan daarnaast minimaal één reservebegeleider voor een kamp van 3 dagen.
Wanneer doe ik de boodschappen voor een zwemkamp?: Doe houdbare boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf en haal gekoelde producten zo laat mogelijk. Controleer de boodschappenlijst nog één keer nadat dieetwensen en het definitieve aantal deelnemers zijn verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.