Zomerpicknick organiseren: complete checklist

Een zomerpicknick loopt soepel als je niet pas op de dag zelf aan locatie, koeling en regen denkt. Regel eerst de plek en het aantal gasten, en werk daarna het menu, materiaal en de opbouw uit. Verzamel dieetwensen voordat je boodschappen doet en controleer de weersverwachting minstens twee keer. Met partytenten, koelboxen en een duidelijk slechtweerplan voorkom je dat een bui meteen het einde van de middag betekent.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Picknicklocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Menu en porties bepalen
2 personen
Weersverwachting controleren
Slechtweerplan bevestigen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
Desserts voorbereiden
2 personen
Spelmateriaal verzamelen
Muziek afspeellijst maken
Koelboxen vullen
2 personen
Picknickmateriaal laden
3 personen
Locatie en route controleren
Locatie schoon controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Picknickkleden neerleggen
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Muziek klaarzetten

Event

Dranken en ijs klaarzetten
2 personen
Gasten ontvangen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Spelactiviteiten begeleiden
2 personen
Buffet openen
2 personen
Hapjes en salades serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Dessert en fruit serveren
2 personen
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

Eten en servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afnemen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Versiering en verlichting verwijderen
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoon achterlaten
3 personen
Materiaal terugbrengen
2 personen
Koelboxen en materialen reinigen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Picknickkledenaantal 8
Buffettafelsaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Wijnglazenaantal 50
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Scharenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 2
Powerbanksaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Menukaartenaantal 6

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 4
Badmintonsetsaantal 2
Badmintonshuttlesaantal 12
Bocciasetsaantal 2
Picknickspellenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handwasstation
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Eerstehulpset

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de picknicklocatie en controleer vooraf de route, toegangsregels en beschikbare ruimte voor tafels, stoelen en partytenten. Doe dit zodra de datum vaststaat; populaire plekken zijn snel bezet.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk één week vooraf in je menu. Reken per persoon op ongeveer twee tot drie drankjes voor het eerste uur en plan extra water bij warm weer.
Bereid salades, gewassen groenten, fruit en desserts zoveel mogelijk op de dag ervoor voor. Zet dranken enkele uren voor vertrek in koelboxen met koelelementen, zodat ze bij aankomst koud zijn.
Controleer de weersverwachting 48 en 24 uur vooraf en bevestig dan je slechtweerplan. Neem bij kans op felle zon of regen niet alleen partytenten mee, maar ook voldoende gewichten en een droge plek voor eten en servies.
Laad picknickmateriaal, spelmateriaal, muziek en stroomvoorziening in een vaste volgorde. Bouw op locatie eerst partytenten en tafels op, daarna kleden en stoelen, en richt als laatste het buffet in.

Veelgestelde vragen

Hoeveel eten heb ik nodig voor een zomerpicknick?: Maak per persoon een volledige maaltijdportie en voeg ongeveer 10% extra toe voor onverwachte gasten of grotere eters. Verdeel het menu over brood en beleg, salades, groenten, fruit en desserts, zodat niet alles tegelijk gekoeld hoeft te worden.
Wanneer moet ik een zomerpicknick organiseren?: Leg de locatie en datum bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken van tevoren en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de picknick, zodat je porties en dieetwensen kunt verwerken.
Hoe houd ik eten en drinken koud tijdens een zomerpicknick?: Koel dranken en gekoelde gerechten minimaal 4 uur vooraf en gebruik per koelbox meerdere koelelementen. Houd de koelboxen dicht tot het eten wordt geserveerd en zet ze uit direct zonlicht, bij voorkeur onder een partytent.
Wat doe ik bij regen tijdens een zomerpicknick?: Neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit op basis van de weersverwachting en bevestig één alternatief plan. Zorg voor voldoende partytenten, gewichten en een droge plek voor buffet en servies; zo kun je de picknick bij een korte bui laten doorgaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.