Zomerkamp organiseren: checklist van voorbereiding tot vertrek

Een zomerkamp organiseren lukt beter als je vroeg begint met deelnemers, terrein en begeleiding. Werk daarna toe naar vervoer, maaltijden, slaapindeling en activiteiten. Verzamel dieetwensen, allergieën en noodcontacten voordat je het programma definitief maakt. In de laatste week controleer je tenten, slaapmateriaal, kookspullen en reserveringen. Op de kampdag zelf richt je eerst de inschrijftafel, tenten en slaapplaatsen in, zodat deelnemers direct weten waar ze terechtkunnen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Kampterrein bevestigen
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
2 personen
Noodcontacten bundelen
2 personen
Kampregels versturen
Vervoer reserveren
Maaltijden plannen
2 personen
Allergieën verwerken
2 personen
Activiteitenprogramma maken
3 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Slaapindeling maken
2 personen
Begeleiders indelen
2 personen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Kampeermateriaal inventariseren
2 personen
Reserveringen bevestigen
Tenten en materiaal ophalen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Slaapplaatsen inrichten
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Keuken inrichten
3 personen
Eetzaal versieren
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Bagage naar tenten brengen
4 personen
Kampregels uitleggen
3 personen
Terreinrondleiding geven
3 personen
Kennismakingsspel begeleiden
4 personen
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondspel begeleiden
5 personen
Avondrust begeleiden
3 personen
Ontbijt voorbereiden
3 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Dagindeling uitleggen
2 personen
Ochtendspellen begeleiden
5 personen
Lunch voorbereiden
3 personen
Lunch serveren
4 personen
Sportactiviteiten begeleiden
5 personen
Fruit en drinken uitdelen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
5 personen
Dagafsluiting begeleiden
3 personen
Ontbijt en lunch verzorgen
5 personen
Speurtocht uitzetten
4 personen
Speurtocht begeleiden
6 personen
Creatieve workshop begeleiden
4 personen
Zwemmoment begeleiden
6 personen
Barbecue voorbereiden
5 personen
Barbecue serveren
5 personen
Kampvuuravond begeleiden
4 personen
Regenprogramma uitvoeren
4 personen
Lunch en pauzes verzorgen
4 personen
Teamtoernooi begeleiden
6 personen
Kampquiz organiseren
3 personen
Fotoavond begeleiden
3 personen
Laatste ontbijt serveren
4 personen
Bagage verzamelen
4 personen
Slotactiviteit begeleiden
5 personen
Lunch serveren
4 personen
Deelnemers uitchecken
3 personen

Nazorg

Tenten afbreken
6 personen
Terrein opruimen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval scheiden
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Materialen sorteren
3 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Ouders informeren over vondsten
Eindafrekening controleren
Deelnemersfoto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Kampeerstoelenaantal 12
Klaptafelsaantal 6
Picknicktafelsaantal 8
Biertafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Kamperen

Tentenaantal 12
Luchtbeddenaantal 30
Slaapzakkenaantal 30
Slaapmattenaantal 30
Kussensaantal 30
Grondzeilenaantal 12
Haringenaantal 120
Tenthamersaantal 6
Tarpdoekenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Soepkommenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Gasbrandersaantal 4
Gasflessenaantal 4
Grote kookpannenaantal 6
Koekenpannenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Vergietenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 5
Barbecuesaantal 3
Tangenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Volleybalaantal 3
Basketballenaantal 3
Frisbeesaantal 8
Touwtrektouwenaantal 2
Pionnenaantal 30
Estafettestokjesaantal 12
Springtouwenaantal 12
Waterpistolenaantal 20

Spelmateriaal

Gezelschapsspellenaantal 10
Speurtochtbordjesaantal 20
Zaklampenaantal 20
Kaartspellenaantal 8
Quizbellenaantal 4
Schrijfbordenaantal 6
Kleurpotlodenaantal 12
Stiftenaantal 12
Knutselpapieraantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Naamstickersaantal 40
Krijtbordenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 10

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zakfluitjesaantal 12
Reflectiehesjesaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier uiterlijk 4 weken voor vertrek. Vraag meteen om contactgegevens, dieetwensen, allergieën en een noodcontact, zodat je later geen losse berichten hoeft na te lopen.
Maak de slaapindeling zodra de aanmeldingen sluiten, bij voorkeur 7 dagen voor vertrek. Houd daarbij rekening met begeleiders, leeftijd en wie samen in een tent kan slapen.
Controleer kampeermateriaal niet alleen op aanwezigheid, maar ook op aantallen: tel tenten, slaapzakken, slaapmatten, luchtbedden, kussens, grondzeilen, haringen en tenthamers afzonderlijk.
Plan maaltijden en boodschappen minimaal 5 dagen vooraf. Stem porties en kookmateriaal af op het deelnemersaantal en vul koelboxen pas zo laat mogelijk, zodat eten en drinken koud blijven.
Leg kampregels, vertrektijd, paklijst en contactinformatie uiterlijk 3 dagen voor vertrek bij alle deelnemers en begeleiders. Reserveer op de kampdag tijd voor een extra controle van vervoer, gasflessen en noodcontacten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zomerkamp organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met het kampterrein, deelnemers en begeleiding. Plan de maaltijden, slaapindeling en materiaalcontrole in de laatste 2 weken.
Wanneer moet ik deelnemers uitnodigen voor een zomerkamp?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 6 tot 8 weken voor vertrek. Sluit de aanmeldingen ongeveer 3 weken vooraf, zodat je vervoer, slaapplaatsen en boodschappen kunt vastleggen.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig op zomerkamp?: Dat hangt af van leeftijd, groepsgrootte en de afspraken van je organisatie. Maak de begeleidersindeling uiterlijk 2 weken vooraf en wijs per activiteit en slaapgedeelte verantwoordelijken aan.
Wanneer moet ik de kampeerspullen controleren?: Doe een volledige inventarisatie 7 dagen voor vertrek en controleer ontbrekende spullen opnieuw bij het ophalen. Kijk op de kampdag zelf nog naar tenten, haringen, tenthamers, kookmateriaal en koelboxen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.