Sommerlager organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Sommerlager steht und fällt mit guter Vorbereitung. Kläre zuerst Platz, Zeitraum, Teilnehmende und Betreuung, bevor du Transport, Verpflegung und Programm festlegst. Drei bis vier Wochen vorher sollten Anmeldungen, Allergien und Notfallkontakte vollständig vorliegen. In der letzten Woche prüfst du Zelte, Schlafplätze, Kochmaterial und Einkäufe. Am Anreisetag helfen ein vorbereiteter Anmeldetisch und ein klarer Aufbauplan, damit nicht alles gleichzeitig gesucht werden muss.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Campingplatz bestätigen
Teilnehmer einladen
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Kontaktdaten prüfen
2 Personen
Notfallkontakte bündeln
2 Personen
Campregeln verschicken
Transport reservieren
Mahlzeiten planen
2 Personen
Allergien erfassen
2 Personen
Aktivitätenprogramm erstellen
3 Personen
Spielmaterial kontrollieren
2 Personen
Schlafplätze einteilen
2 Personen
Betreuer einteilen
2 Personen
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
Campingausrüstung inventarisieren
2 Personen
Reservierungen bestätigen
Zelte und Material abholen
3 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Schlafplätze einrichten
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Küche einrichten
3 Personen
Speisesaal dekorieren
3 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
4 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Gepäck zu den Zelten bringen
4 Personen
Campregeln erklären
3 Personen
Geländeführung geben
3 Personen
Kennenlernspiel anleiten
4 Personen
Abendessen zubereiten
4 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abendspiel begleiten
5 Personen
Abendruhe begleiten
3 Personen
Frühstück vorbereiten
3 Personen
Frühstück servieren
4 Personen
Tagesablauf erklären
2 Personen
Morgenspiele betreuen
5 Personen
Mittagessen vorbereiten
3 Personen
Mittagessen servieren
4 Personen
Sportaktivitäten betreuen
5 Personen
Obst und Getränke ausgeben
2 Personen
Abendprogramm betreuen
5 Personen
Tagesabschluss begleiten
3 Personen
Frühstück und Mittagessen organisieren
5 Personen
Schnitzeljagd ausstecken
4 Personen
Schnitzeljagd begleiten
6 Personen
Kreativen Workshop begleiten
4 Personen
Schwimmzeit betreuen
6 Personen
Grill vorbereiten
5 Personen
Barbecue servieren
5 Personen
Lagerfeuerabend begleiten
4 Personen
Schlechtwetterprogramm durchführen
4 Personen
Mittagessen und Pausen organisieren
4 Personen
Teamturnier begleiten
6 Personen
Camp-Quiz organisieren
3 Personen
Fotoabend begleiten
3 Personen
Letztes Frühstück servieren
4 Personen
Gepäck sammeln
4 Personen
Abschlussaktivität begleiten
5 Personen
Mittagessen servieren
4 Personen
Teilnehmer auschecken
3 Personen

Nachbereitung

Zelte abbauen
6 Personen
Gelände aufräumen
5 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Materialien sortieren
3 Personen
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Eltern über Fundstücke informieren
Endabrechnung prüfen
Teilnehmerfotos versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

CampingstühleAnz. 12
KlappischeAnz. 6
PicknicktischeAnz. 8
BiertischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 6

Campen

ZelteAnz. 12
LuftmatratzenAnz. 30
SchlafsäckeAnz. 30
SchlafmattenAnz. 30
KissenAnz. 30
BodenplanenAnz. 12
HeringeAnz. 120
ZeltgummihämmerAnz. 6
PlanenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 40
TellerAnz. 40
SuppenschalenAnz. 40
BestecksetsAnz. 40
ServierschalenAnz. 12
KaraffenAnz. 6

Küche

GasbrennerAnz. 4
GasflaschenAnz. 4
Große KochtöpfeAnz. 6
PfannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
SiebAnz. 4
MessbecherAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 5
GrillsAnz. 3
ZangenAnz. 6

Sportmaterial

FußbälleAnz. 6
VolleyballAnz. 3
BasketbälleAnz. 3
FrisbeesAnz. 8
TauziehseileAnz. 2
KegelAnz. 30
StaffelstäbeAnz. 12
SpringseileAnz. 12
WasserpistolenAnz. 20

Spielmaterial

GesellschaftsspieleAnz. 10
Schnitzeljagd-SchilderAnz. 20
TaschenlampenAnz. 20
KartenspieleAnz. 8
Quiz-BuzzerAnz. 4
SchreibtafelnAnz. 6
BuntstifteAnz. 12
StifteAnz. 12
BastelpapierAnz. 10

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
NamensaufkleberAnz. 40
KreidetafelnAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 10

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
PowerbanksAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenpfeifenAnz. 12
WarnwestenAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 6
PutzlappenAnz. 20
SpülbeckenAnz. 4
BesensetsAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Anmeldeschluss und Zahlungsfrist mindestens drei Wochen vor der Abfahrt fest. Prüfe danach Kontaktdaten, Ernährungswünsche, Allergien und Notfallkontakte gemeinsam in einer aktuellen Liste.
Plane für jede Nacht einen konkreten Schlafplatz und ordne Betreuungspersonen mindestens eine Woche vorher den Gruppen zu. So erkennst du rechtzeitig, ob Zelte, Schlafsäcke, Matten und Kissen fehlen.
Erstelle den Speiseplan mindestens sieben Tage vorher und rechne pro Mahlzeit mit einer zusätzlichen Portion pro zehn Teilnehmende. Prüfe dabei besonders Kühlboxen, Gasflaschen, Brenner, große Töpfe und Serviergeschirr.
Bestätige Campingplatz und Transport spätestens eine Woche vor Beginn noch einmal schriftlich. Verschicke die Campregeln zusammen mit Abfahrtszeit, Treffpunkt, Packhinweisen und einer Notfallnummer.
Baue Zelte und Schlafplätze möglichst vor dem Eintreffen der Gruppe auf. Kontrolliere dabei Heringe, Gummihämmer, Bodenplanen und Planen; für den Anmeldetisch sollten Listen, Stifte und die gebündelten Notfallkontakte bereitliegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Sommerlager organisieren?: Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Campingplatz, Zeitraum, Einladungen und Betreuung. Drei Wochen vor dem Start sollten die Anmeldungen laufen und Transport sowie Programm konkret geplant sein.
Wann müssen Anmeldungen und Notfallkontakte vorliegen?: Setze den Anmeldeschluss etwa drei Wochen vor der Abfahrt. Bündele spätestens sieben Tage vorher alle Notfallkontakte, Allergien und Ernährungswünsche und prüfe die Angaben noch einmal.
Wie viel Verpflegung braucht man für ein Sommerlager?: Plane drei Hauptmahlzeiten pro vollem Tag und rechne je Mahlzeit eine Reserve von etwa zehn Prozent ein. Getränke sollten für das erste Lager- oder Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Portionen pro Person kalkuliert und danach regelmäßig nachgefüllt werden.
Wann sollte die Campingausrüstung kontrolliert werden?: Inventarisiere Zelte, Schlafausrüstung und Kochmaterial mindestens sieben Tage vor Beginn. Hole reserviertes Material zwei bis drei Tage vorher ab und fülle die Kühlboxen erst möglichst kurz vor der Abfahrt.

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