Zomerfestival van de gemeente organiseren: checklist

Een zomerfestival van de gemeente vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een paar partytenten. Je regelt vergunningen, verzekering, veiligheid, leveranciers, vrijwilligers, publieksstromen en voorzieningen in een vaste volgorde. Begin met datum en locatie, werk daarna het programma en veiligheidsplan uit en leg pas vervolgens de laatste bestellingen vast. Deze checklist helpt je om 64 taken en 61 spullen op tijd te controleren, zodat je op de festivaldag niet nog achter polsbandjes, koeling of verlengsnoeren aan hoeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunning controleren
Verzekering controleren
Reserveringen maken
Leveranciers bevestigen
Programma samenstellen
3 personen
Optredens bevestigen
2 personen
Activiteiten vastleggen
2 personen
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
Vluchtroutes bepalen
2 personen
EHBO-afspraken maken
Afvalinzameling regelen
Toiletvoorzieningen regelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale berichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Contactlijst verspreiden
Plattegrond maken
bewegwijzering printen
Polsbandjes klaarleggen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Terrein controleren
3 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Podiumzone markeren
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Activiteiten opbouwen
5 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Laatste veiligheidsronde lopen
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma aankondigen
Activiteiten begeleiden
6 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Informatiebalie bemannen
2 personen
Optredens begeleiden
3 personen
Verloren voorwerpen registreren
Eindprogramma aankondigen
Bezoekers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

Catering afsluiten
4 personen
Materialen verzamelen
5 personen
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
Tenten afbreken
6 personen
Afval scheiden en afvoeren
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur reinigen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 14
Biertafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 120
Statafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 6
Balie
Afzethekkenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Herbruikbare wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 180
Kommetjesaantal 80
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Megafonenaantal 2
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 3
Tafelkledenaantal 20
Bloembakkenaantal 12
Plantenbakkenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 10
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 10

Sportmateriaal

Bocciasetsaantal 3
Kubbspellenaantal 3
Frisbeesaantal 20
Springtouwenaantal 10
Voetballenaantal 6
Pionnenaantal 30
Hoepelsaantal 12
Cornholetsetsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
KoksMessenaantal 6
Maatbekersaantal 4
IJslepelsaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 18
Afvalzakhoudersaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de vergunning en verzekering direct nadat datum en locatie zijn vastgelegd. Plan hiervoor minstens 8 weken voorbereiding, zodat veiligheidsafspraken, vluchtroutes en afval- en toiletvoorzieningen nog kunnen worden aangepast.
Bevestig optredens, activiteiten en leveranciers uiterlijk 4 weken vooraf schriftelijk. Zet tijden, contactpersonen, stroombehoefte, opbouw en eventuele dieetwensen in één gedeelde contactlijst.
Maak de plattegrond niet pas op de opbouwdag. Teken partytenten, buffettafels, toiletten, EHBO, afzethekken, vluchtroutes en bewegwijzering vooraf in en print de definitieve versie minimaal 1 week van tevoren.
Verdeel vrijwilligers in diensten van 3 tot 4 uur en geef elke ploeg een contactpersoon. Leg polsbandjes, megafonen, microfoons en de contactlijst klaar op een vaste balie, zodat niemand tijdens het festival hoeft te zoeken.
Koel dranken pas op het laatste moment, maar controleer houdbare voorraad, herbruikbare bekers, servies, serveerschalen en warmhoudbakken al 2 dagen eerder. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en houd extra koelboxen achter de hand bij warm weer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zomerfestival van de gemeente organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunning en verzekering. Vier weken voor de datum moeten programma, optredens, activiteiten en leveranciers bevestigd zijn. De laatste week gebruik je voor plattegrond, vrijwilligersindeling, boodschappen en materiaalcontrole.
Wat moet er in een veiligheidsplan voor een zomerfestival staan?: Neem minimaal vluchtroutes, afzethekken, EHBO-afspraken, contactpersonen, publieksstromen en de locatie van voorzieningen op. Werk het plan uiterlijk 4 weken vooraf uit en deel de definitieve versie minstens 1 week voor de opbouw met de betrokken vrijwilligers en leveranciers.
Hoeveel drinken heb je nodig voor een zomerfestival?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de verwachte duur en temperatuur. Koel de eerste voorraad vooraf in koelboxen en zet extra herbruikbare bekers klaar, zodat de uitgifte niet stilvalt.
Wanneer moet je vrijwilligers indelen voor een zomerfestival?: Maak de eerste indeling uiterlijk 3 weken vooraf en bevestig alle diensten 1 week voor het festival. Werk met diensten van 3 tot 4 uur en geef iedere ploeg een contactpersoon, duidelijke taak en actuele contactlijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.