Checklist pour organiser un festival d'été communal

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Commencez par la date et le lieu, puis vérifiez le permis et l’assurance avant de confirmer les réservations. Ces validations doivent précéder les engagements avec les fournisseurs et les prestations.
• Préparez le plan de sécurité en même temps que les issues de secours, les barrières et les premiers secours. Distribuez ensuite une liste de contacts aux responsables afin que chacun sache qui appeler le jour du festival.
• Ne gardez pas les inscriptions et les besoins alimentaires pour la dernière semaine. Fixez une date limite au moins 7 jours avant l’événement pour pouvoir ajuster les quantités et le service.
• Refroidissez les boissons la veille et installez les stocks non périssables avant l’arrivée du public. Prévoyez aussi les glacières, les prises multiples et les rallonges avant de brancher les machines à café ou la sonorisation.
• Imprimez la signalétique et préparez les bracelets au plus tard 2 jours avant. Le jour même, répartissez les bénévoles par zone et gardez le programme, le plan et les contacts dans un point central.

Questions fréquentes

Quand commencer l'organisation d'un festival d'été communal ?

Commencez dès que possible par la date, le lieu, le permis et l’assurance. Réservez ensuite les prestataires et établissez le programme ; gardez au moins 7 jours pour les inscriptions et les besoins alimentaires.

Combien de temps avant faut-il confirmer les fournisseurs ?

Confirmez les fournisseurs dès que le lieu, la date et le programme sont validés. Pour la logistique finale, faites une dernière confirmation 7 jours avant, puis vérifiez les horaires de livraison la veille.

Quand préparer les boissons et les stocks du festival ?

Mettez les stocks non périssables en place avant le jour de l’événement. Refroidissez les boissons la veille afin qu’elles soient prêtes dès l’ouverture, sans mobiliser les bénévoles au dernier moment.

Quand imprimer la signalétique et préparer les bracelets ?

Préparez-les au plus tard 2 jours avant le festival. Gardez une petite réserve et placez les panneaux avant l’arrivée du public, notamment près des entrées, des sanitaires et des issues de secours.

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