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Sommerfestival der Gemeinde organisieren: die Checkliste

Ein Gemeindesommerfest braucht mehr als ein Programm und ein paar Biertische. Klärt zuerst Datum, Ort, Genehmigungen und Versicherung, bevor ihr Reservierungen und Lieferanten festmacht. Danach folgen Programm, Sicherheitsplan, Helfereinteilung und die Information der Gäste. In den letzten Tagen zählen vor allem Kleinigkeiten wie gekühlte Getränke, Armbänder, Beschilderung, Fluchtwege und eine verteilte Kontaktliste.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Genehmigung prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Reservierungen vornehmen

  • Lieferanten bestätigen

  • Programm zusammenstellen

    3 Personen

  • Auftritte bestätigen

    2 Personen

  • Abläufe dokumentieren

    2 Personen

  • Sicherheitsplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Fluchtwege festlegen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Absprachen treffen

  • Müllentsorgung organisieren

  • Toilettenanlagen organisieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Social-Media-Posts veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Kontaktliste verteilen

  • Lageplan erstellen

  • Beschilderung drucken

  • Armbänder bereitlegen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Gelände kontrollieren

    3 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    3 Personen

  • Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Bühnenbereich markieren

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Aktivitäten aufbauen

    5 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    4 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Tisch einrichten

    2 Personen

  • Ton und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

  • Letzte Sicherheitsrunde gehen

    3 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Programm ankündigen

  • Aktivitäten begleiten

    6 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Auftritte betreuen

    3 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Abschlussprogramm ankündigen

  • Besucher sicher abreisen lassen

    4 Personen

Nachbereitung

  • Catering abschließen

    4 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    5 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    5 Personen

  • Zelte abbauen

    6 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    5 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Geräte reinigen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • KlappischeAnz. 14
  • BiertischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 120
  • StehtischeAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 6
  • Empfangstresen
  • AbsperrgitterAnz. 20

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 300
  • Wiederverwendbare WeingläserAnz. 80
  • TellerAnz. 180
  • SchälchenAnz. 80
  • GabelnAnz. 180
  • MesserAnz. 180
  • LöffelAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 12

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 8
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • MikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • MegafoneAnz. 2
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 6
  • FunkgeräteAnz. 8
  • PowerbanksAnz. 6

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • BallonbögenAnz. 3
  • TischdeckenAnz. 20
  • BlumenkästenAnz. 12
  • PflanzkübelAnz. 8

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 10
  • LED-LampenAnz. 12
  • BatterielaternenAnz. 10

Sportmaterial

  • Boccia-SetsAnz. 3
  • Kubb-SpieleAnz. 3
  • FrisbeesAnz. 20
  • SpringseileAnz. 10
  • FußbälleAnz. 6
  • KegelAnz. 30
  • ReifenAnz. 12
  • Cornhole-SetsAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • MessbecherAnz. 4
  • EislöffelAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 18
  • MüllbeutelhalterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 4
  • MüllgreiferAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 6
  • ReinigungswagenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüft Genehmigungen und Versicherung frühzeitig, bevor ihr Auftritte, Lieferanten oder Zelte verbindlich bucht. So entstehen keine Kosten für ein Programm, das am Ort oder Termin nicht zulässig ist.
  • Plant den Aufbau mit einem Lageplan: Partyzelte, Buffetische, Empfangstresen, Toiletten und Absperrgitter sollten spätestens einige Tage vorher einem festen Platz zugeordnet sein.
  • Erfasst Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gebt die Zahl an Küche oder Caterer weiter. Eine Nachmeldung am Veranstaltungstag lässt sich deutlich schlechter auffangen als eine Änderung 7 Tage vorher.
  • Teilt Freiwillige nicht nur nach Aufgaben, sondern auch nach Zeitfenstern ein. Verteilt Kontaktliste, Sicherheitsplan und Ablaufdokument spätestens am Vortag an alle verantwortlichen Personen.
  • Kühlt Getränke rechtzeitig und stellt haltbare Vorräte getrennt bereit. Wiederverwendbare Becher, Teller und Besteck müssen vor dem Einlass gezählt und an einem klaren Ausgabepunkt bereitliegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Sommerfestival der Gemeinde planen?
Beginnt mindestens 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Versicherung. Programm, Reservierungen und Lieferanten sollten danach möglichst 8 bis 10 Wochen vor dem Fest bestätigt sein.
Was muss am Tag vor dem Gemeindesommerfest erledigt sein?
Am Vortag sollten Lageplan, Beschilderung, Armbänder, Kontaktliste und Helfereinteilung fertig sein. Prüft außerdem Fluchtwege, Erste-Hilfe-Absprachen, Toilettenanlagen und die Lieferung von Mobiliar und Technik.
Wie viele Helfer braucht ein Sommerfestival der Gemeinde?
Legt für jede Schicht eine verantwortliche Person für Empfang, Programm, Sicherheit, Verpflegung und Müll fest. Bei wechselnden Aufgaben plant ihr mindestens zwei Zeitfenster ein, damit niemand den gesamten Veranstaltungstag durchgehend arbeiten muss.
Wann sollte man Getränke für ein Sommerfestival kühlen?
Stellt die Getränke spätestens am Vorabend in Kühlboxen oder andere Kühlmöglichkeiten. Am Veranstaltungstag sollten zusätzlich Wasser, haltbare Vorräte und Nachschub getrennt vom bereits ausgegebenen Bestand bereitstehen.

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