Zomerfeest organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een zomerfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen eten en muziek regelen. Je moet ook rekening houden met het weer, gekoelde dranken, dieetwensen, tenten, stroom en een programma voor kinderen en volwassenen. Begin enkele weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Controleer in de laatste week alle reserveringen en leveringen. Op de dag zelf werk je het prettigst met een vaste volgorde: opbouwen, koelen en voorbereiden, programma klaarzetten en pas daarna de gasten ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens deelnemers controleren
Weersverwachting controleren
Reservering partytenten maken
Reservering geluidsset maken
Spelmateriaal reserveren
Leveringen controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Fruit en groenten wassen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Marinades en sauzen maken
2 personen
Vlees en vegetarische producten marineren
2 personen
Desserts portioneren
2 personen
Allergenen apart verpakken
Naamkaartjes voorbereiden
Programma afdrukken
Spelregels afdrukken
Muziek afspeellijst samenstellen
Kinderactiviteiten indelen
2 personen
Vrijwilligers voor spellen indelen
Toiletten controleren
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Drankpunt inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Spelstations opbouwen
4 personen
Wateractiviteiten klaarzetten
3 personen
Geluidsset aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Buffet en allergenen labelen
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Kinderknutseltafel begeleiden
2 personen
Speurtocht begeleiden
3 personen
Estafettespellen begeleiden
3 personen
Wateractiviteiten begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Barbecue bereiden
4 personen
Barbecue serveren
4 personen
Vegetarische gerechten serveren
2 personen
Allergene maaltijden apart serveren
2 personen
Kinderdans begeleiden
2 personen
Muziek en dans verzorgen
2 personen
Dessert serveren
3 personen
Licht controleren
Afvalpunten legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Voedsel veilig verpakken
3 personen
Geluidsset uitschakelen
2 personen
Spelmateriaal verzamelen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
Terrein schoon opleveren
4 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Servies afwassen en drogen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Biertafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 90
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 120
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerplateausaantal 8

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Microfoon
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Tangenaantal 6
Barbecuekwastenaantal 3
Aluminium schalenaantal 12
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Naamkaartjesaantal 100
Tafeldecoratieaantal 12
Menukaartenaantal 12
Pijlbordjesaantal 8

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 6
Ledlampenaantal 12
Batterijenaantal 24

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Zachte ballenaantal 8
Hoepelsaantal 8
Pionnenaantal 24
Springtouwenaantal 10
Waterpistolenaantal 20
Watersponsenaantal 30
Schatkistjesaantal 6
Stoepkrijtaantal 12
Knutselsetsaantal 30
Prijslintjesaantal 40
Mandenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakspraysaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de weersverwachting 5 tot 7 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Regel partytenten voordat slecht weer wordt voorspeld; in de zomer zijn reserveringen snel vol.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het feest en houd allergenen apart van de gewone hapjes. Label aparte porties voordat alles op het buffet komt.
Plan gekoelde dranken niet pas bij aankomst. Zet koelboxen en dranken minimaal 3 uur voor de start klaar, zodat er bij ontvangst direct iets kouds te drinken is.
Maak het programma uiterlijk 2 dagen vooraf definitief. Print spelregels en programma’s en deel kinderactiviteiten en spelbegeleiders vooraf in, zodat niemand tijdens het feest hoeft te zoeken.
Controleer 1 dag vooraf of geluidsset, speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen compleet zijn. Test de muziek en stroom op de plek waar je ze gebruikt, niet alleen thuis.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een zomerfeest versturen?: Verstuur uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om aanmelding uiterlijk 7 dagen voor het feest, zodat je aantallen, dieetwensen en boodschappen kunt vastleggen.
Hoeveel dagen van tevoren moet ik een partytent reserveren?: Reserveer een partytent zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur minimaal 3 weken vooraf. Controleer de weersverwachting opnieuw 5 tot 7 dagen voor het feest, maar wacht niet met reserveren tot die week.
Wanneer moet ik eten voorbereiden voor een zomerfeest?: Was fruit en groenten en maak marinades en sauzen 1 dag vooraf. Bereid hapjes, marineer vlees en vegetarische producten en portioneer desserts op de dag zelf volgens een planning van 3 tot 5 uur voor aanvang.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een zomerfeest op te bouwen?: Plan minimaal 3 uur voor opbouw en voorbereiding. Zet eerst tenten, tafels en stoelen neer, sluit daarna stroom en geluid aan en maak als laatste buffet, dranken en spelmateriaal klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.