Sommerfest organisieren: die praktische Checkliste

Ein Sommerfest wirkt locker, braucht aber früh klare Absprachen. Bestätige zuerst Datum und Ort, verschicke die Einladungen und erfasse Anmeldungen, Ernährungswünsche und Kontaktdaten. Reservierungen für Partyzelte, Tonanlage und Spiele solltest du nicht bis zur letzten Woche aufschieben. In den letzten Tagen folgen Einkauf, Kühlung und Essensvorbereitung; am Veranstaltungstag zählen kurze Aufbau- und Zuständigkeitspläne.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Kontaktdaten der Teilnehmenden prüfen
Wettervorhersage prüfen
Reservierung für Partyzelte machen
Reservierung für die Tonanlage machen
Spielmaterial reservieren
Lieferungen überprüfen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
Obst und Gemüse waschen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Marinaden und Saucen zubereiten
2 Personen
Fleisch und vegetarische Produkte marinieren
2 Personen
Desserts portionieren
2 Personen
Allergene separat verpacken
Namensschilder vorbereiten
Programm drucken
Spielregeln ausdrucken
Musik-Playlist zusammenstellen
Kinderaktivitäten einteilen
2 Personen
Freiwillige für Spiele einteilen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Gelände inspizieren
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Getränkepunkt einrichten
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Spielstationen aufbauen
4 Personen
Wasseraktivitäten bereitstellen
3 Personen
Soundsystem anschließen
2 Personen
Musik testen
2 Personen
Buffet und Allergene beschriften
2 Personen
Snacks auslegen
3 Personen
Willkommenstisch vorbereiten
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Gäste empfangen
3 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Namensschilder verteilen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Kinder-Basteltisch betreuen
2 Personen
Schnitzeljagd begleiten
3 Personen
Staffelspiele betreuen
3 Personen
Wasseraktivitäten begleiten
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Grill vorbereiten
4 Personen
Barbecue servieren
4 Personen
Vegetarische Gerichte servieren
2 Personen
Allergene Mahlzeiten separat servieren
2 Personen
Kindertanz begleiten
2 Personen
Musik und Tanz organisieren
2 Personen
Dessert servieren
3 Personen
Licht prüfen
Abfallstationen leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Lebensmittel sicher verpacken
3 Personen
Soundsystem ausschalten
2 Personen
Spielmaterial sammeln
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
Gelände sauber übergeben
4 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Geschirr spülen und trocknen
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 12
BiertischeAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 90
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
Wiederverwendbare BecherAnz. 120
WeingläserAnz. 50
KaffeetassenAnz. 50
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierplattenAnz. 8

Ausstattung

GrillsAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Mikrofon
ThermoskannenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ZangenAnz. 6
GrillpinselAnz. 3
AluminiumschalenAnz. 12
KühlelementeAnz. 24

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
NamensschilderAnz. 100
TischdekorationAnz. 12
SpeisekartenAnz. 12
WegweiserAnz. 8

Beleuchtung

LichtergirlandeAnz. 6
LED-LampenAnz. 12
BatterienAnz. 24

Sportmaterial

FußbälleAnz. 4
SoftbälleAnz. 8
ReifenAnz. 8
KegelAnz. 24
SpringseileAnz. 10
WasserpistolenAnz. 20
WasserschwämmeAnz. 30
SchatzkistchenAnz. 6
KreideAnz. 12
BastelsetsAnz. 30
PreisbänderAnz. 40
KörbeAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungsspraysAnz. 4
SpülbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe die Wettervorhersage spätestens 3 Tage vorher und entscheide dann, ob zusätzliche Partyzelte oder mehr Sitzplätze nötig sind. So bleibt Zeit, eine Reservierung anzupassen.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und verpacke Speisen mit Allergenen separat. Beschrifte die Portionen, bevor alles auf dem Buffet steht.
Kühle Getränke mindestens 4 Stunden vor Beginn und verteile sie auf mehrere Kühlboxen. Eine Getränkestation nahe dem Eingang verhindert, dass sich alles am Buffet staut.
Bereite Marinaden, Saucen, Snacks und portionierte Desserts am Vortag vor. Obst und Gemüse kannst du waschen, aber empfindliche Zutaten erst kurz vor dem Servieren schneiden.
Plane Kinderaktivitäten und freiwillige Helfer in festen Zeitblöcken ein, zum Beispiel zwei Personen pro Spielrunde. Drucke Programm und Spielregeln spätestens am Vorabend aus und stelle Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel beim Aufbau bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Sommerfest planen?: Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen. Partyzelte, Tonanlage und Spielmaterial solltest du direkt nach der Terminbestätigung reservieren.
Was muss ich für ein Sommerfest am Vortag vorbereiten?: Wasche Obst und Gemüse, bereite Snacks, Marinaden und Saucen vor und portioniere die Desserts. Prüfe außerdem Lieferungen, Einkaufsliste, Namensschilder, Programm und Spielregeln.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Sommerfest?: Rechne im ersten Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser für alle Anwesenden und kühle die Getränke mindestens 4 Stunden vorher.
Wann sollte ich die Wettervorhersage für das Sommerfest prüfen?: Prüfe sie erstmals eine Woche vorher und verbindlich 3 Tage vor Beginn. Dann kannst du Zelte, Sitzplätze und den Aufbau noch rechtzeitig anpassen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.