Fête d’été : la checklist pour tout préparer à temps

Une fête d’été réussie se prépare bien avant le jour J : confirmez la date et le lieu, suivez les inscriptions et anticipez la météo. Cette checklist vous aide à coordonner les tentes, le son, les jeux, les repas et les boissons sans oublier les détails qui prennent du temps. Prévoyez aussi une organisation claire pour les enfants, les bénévoles et les besoins alimentaires particuliers.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées des participants
Vérifier les prévisions météo
Réserver des chapiteaux
Faire la réservation de l’installation audio
Réserver le matériel de jeu
Vérifier les livraisons
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les boissons au frais
2 personnes
Laver les fruits et les légumes
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les marinades et les sauces
2 personnes
Mariner la viande et les produits végétariens
2 personnes
Portionner les desserts
2 personnes
Emballer séparément les allergènes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer le programme
Imprimer les règles du jeu
Composer la playlist musicale
Répartir les activités pour enfants
2 personnes
Répartir les bénévoles pour les jeux
Vérifier les toilettes
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Installer le point boissons
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Monter les stations de jeux
4 personnes
Préparer les activités aquatiques
3 personnes
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Étiqueter le buffet et les allergènes
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Préparer la table d’accueil
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les badges
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Encadrer la table de bricolage pour enfants
2 personnes
Encadrer la chasse au trésor
3 personnes
Encadrer les relais
3 personnes
Encadrer les activités nautiques
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Préparer le barbecue
4 personnes
Servir le barbecue
4 personnes
Servir des plats végétariens
2 personnes
Servir séparément les repas allergènes
2 personnes
Encadrer la danse pour enfants
2 personnes
Assurer la musique et la danse
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Vérifier l'éclairage
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Emballer les aliments en toute sécurité
3 personnes
Éteindre le système de sonorisation
2 personnes
Rassembler le matériel de jeu
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
Rendre le terrain propre
4 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Laver et sécher la vaisselle
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 4
Nappesqté 12
Tables de bièreqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 90
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 120
Verres à vinqté 50
Tasses à caféqté 50
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Barbecuesqté 2
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Enceintes portablesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Pincesqté 6
Pinceaux à barbecueqté 3
Plateaux en aluminiumqté 12
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Badges nominatifsqté 100
Décoration de tableqté 12
Cartes de menuqté 12
Panneaux de directionqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 24

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Balles souplesqté 8
Cerceauxqté 8
Cônesqté 24
Cordes à sauterqté 10
Pistolets à eauqté 20
Éponges à eauqté 30
Petits coffres au trésorqté 6
Craie de trottoirqté 12
Kits de bricolageqté 30
Étiquettes de prixqté 40
Paniersqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Sprays nettoyantsqté 4
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Vérifiez les prévisions météo 5 à 7 jours avant la fête, puis de nouveau la veille. Si une solution couverte est nécessaire, réservez les chapiteaux avant cette échéance.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 7 jours avant l’événement. Emballez séparément les aliments contenant des allergènes et prévoyez les portions adaptées.
Contrôlez les livraisons et la liste des courses 48 heures avant. Mettez les boissons au frais dès leur arrivée et gardez des glacières disponibles pour le service extérieur.
Préparez les marinades, sauces et en-cas la veille, puis lavez et découpez les fruits et légumes à l’avance. Portionnez aussi les desserts pour éviter une préparation précipitée pendant la fête.
Imprimez le programme et les règles des jeux avant le jour J. Répartissez les activités des enfants et les bénévoles par créneau afin qu’aucun jeu ne reste sans responsable.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête d’été ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant afin de finaliser les quantités, les besoins alimentaires et le matériel.
Combien de temps faut-il pour préparer une fête d’été ?: Commencez au moins 4 semaines à l’avance pour confirmer le lieu, envoyer les invitations et réserver les chapiteaux, le son et le matériel de jeu. Gardez les 48 dernières heures pour les courses et la préparation alimentaire.
Quand réserver un chapiteau pour une fête d’été ?: Réservez-le dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant. Attendre les prévisions météo peut laisser trop peu de choix ou de temps pour organiser la livraison.
Que préparer la veille d’une fête d’été ?: Préparez les en-cas, les marinades, les sauces et les desserts la veille, puis stockez les boissons au frais. Imprimez également le programme, les règles des jeux et les badges nominatifs avant le matin de l’événement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.