Zomerfeest organiseren: complete checklist
Een zomerfeest organiseren lukt het prettigst als je eerst de gasten en locatie vastlegt en daarna pas eten, materiaal en aankleding regelt. Verzamel dieetwensen vóór je het menu en de boodschappen bepaalt. Reserveer barbecues, partytenten en ander materiaal vroeg genoeg en controleer op de dag zelf stroom, verlichting, toilet en handenwasplek. Met deze checklist zie je wat je vooraf, de dag ervoor en vlak voor de start moet doen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Locatiebevestiging regelen
Barbecues reserveren
Menu en aantallen bepalen
2 personen
Boodschappenlijst opstellen
Meubilair en materialen controleren
2 personen
Niet-bederfelijke boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Voorraad en dieetwensen labelen
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Barbecues veilig plaatsen
2 personen
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
Muziekinstallatie testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Salades en hapjes voorbereiden
3 personen
Toilet en handenwasplek controleren
Voorraad en afvalpunten klaarzetten
2 personen
Event
Gasten ontvangen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecuegerechten bereiden
3 personen
Barbecuegerechten serveren
3 personen
Buffet en tafels bijhouden
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Laatste drankronde serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Barbecues doven en afkoelen
2 personen
Eten en dranken veilig opbergen
2 personen
Servies en glazen verzamelen
3 personen
Locatie opruimen
4 personen
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afnemen
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Materialen schoon en droog opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Locatie schoon opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 60
- Biertafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 70
- Herbruikbare glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 50
- Herbruikbaar bestekaantal 70
- Serveerbordenaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveertangenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Aluminium grillschalenaantal 6
- Vleesthermometersaantal 2
Apparatuur
- Barbecuesaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 3
- Koelkrattenaantal 4
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Ballonpompaantal 2
- Plakbandaantal 4
- Tafeldecoratieaantal 8
Sportmateriaal
- Oudhollandse spelletjesaantal 4
- Voetballenaantal 2
- Mikadoaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Emmersaantal 3
- Sponzenaantal 6
- Afwasborstelsaantal 3
- Handvegers en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
Veiligheid
- EHBO-doos
- Brandblusdekenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Stuur de uitnodigingen uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het feest. Zo heb je tijd om aantallen en dieetwensen in het menu te verwerken.
- Verdeel de boodschappen over minstens 2 momenten: niet-bederfelijke producten eerder en gekoelde boodschappen op de dag zelf. Zet dranken enkele uren voor aanvang koud in koelboxen.
- Controleer partytenten, tafels, stoelen, barbecues, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 1 dag vooraf. Test de muziekinstallatie en leg voor verlichting zowel lichtslingers als batterijlantaarns klaar.
- Richt buffet en bar pas in nadat de voorraad en dieetwensen zijn gelabeld. Leg serveertangen, opscheplepels, snijplanken en messen per onderdeel klaar, zodat gasten niet met hetzelfde gerei werken.
- Plan vóór de eerste gast een laatste ronde van 30 minuten: inspecteer de locatie, controleer toilet en handenwasplek en zet afvalpunten, spelmateriaal en de barbecuezone klaar. Plaats barbecues veilig en houd stroomkabels uit looproutes.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een zomerfeest organiseren?
- Begin ongeveer 4 weken vooraf met uitnodigingen en locatiebevestiging. Leg barbecues, partytenten en ander materiaal bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf vast.
- Wanneer moet ik de gastenlijst en dieetwensen definitief maken?
- Vraag aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het zomerfeest op. Gebruik die aantallen daarna voor menu, boodschappen en het labelen van de voorraad.
- Wanneer moet ik drank koud zetten voor een zomerfeest?
- Zet dranken ongeveer 3 tot 4 uur voor aanvang koud, verdeeld over koelboxen. Houd extra ruimte vrij voor drank die tijdens het feest opnieuw gekoeld moet worden.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een zomerfeest op te bouwen?
- Reserveer minimaal 3 uur voor tenten, tafels, stoelen, barbecues, stroom, verlichting, buffet en decoratie. Plan daarna nog 30 minuten voor een veiligheids- en voorraadcontrole.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!