Zesdaagse organiseren: checklist van voorbereiding tot start

Een zesdaagse vraagt meer dan alleen een wedstrijdschema. Je regelt deelnemers, accreditaties, baanmaterialen, ontvangst, catering en techniek in een vaste volgorde. Begin met de wedstrijddata en reserveringen, verwerk daarna de aanmeldingen en publiceer het schema. In de laatste dagen controleer je de houten baanplanken, barrières, startnummers, reservefietsen en geluidsapparatuur. Deze checklist helpt je om op tijd te zien wat nog ontbreekt, zodat de locatie op de wedstrijddag direct open kan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijddata vastleggen
2 personen
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Wedstrijdschema publiceren
2 personen
Reserveringen bevestigen
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Wedstrijdreglement printen
Startnummers voorbereiden
2 personen
Accreditaties sorteren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Vloer en tribunes controleren
3 personen
Barrières langs baan plaatsen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Podium en jurytafel plaatsen
4 personen
Verlichting controleren
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Wedstrijdmaterialen klaarzetten
4 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Briefing voor medewerkers geven
4 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Renners laten inrijden
3 personen
Publiek verwelkomen
4 personen
Wedstrijdonderdelen begeleiden
8 personen
Rondetelling bijhouden
3 personen
Tussentijden registreren
3 personen
Omroepen van wedstrijdinformatie
2 personen
Cateringbalie openen
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
Publiek veilig laten vertrekken
4 personen
Dagelijkse catering aanvullen
3 personen
Dagelijkse baancontrole uitvoeren
4 personen
Dagelijkse wedstrijd begeleiden
8 personen
Dagelijkse uitslagen publiceren
2 personen
Dagelijkse wedstrijd begeleiden
8 personen
Dagelijkse wedstrijd begeleiden
8 personen
Dagelijkse wedstrijd begeleiden
8 personen
Dagelijkse wedstrijd begeleiden
8 personen
Finale en prijsuitreiking uitvoeren
6 personen

Nazorg

Restanten veilig opslaan
3 personen
Baan en publieksruimte opruimen
6 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Barrières verwijderen
6 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Wedstrijdmaterialen inventariseren
2 personen
Uitslagen archiveren
Materialen retourneren
3 personen
Overgebleven boodschappen verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 20
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Ontvangstbalie
Jurytafelaantal 2
Podium
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Houten baanplanken
Startnummersaantal 80
Reservefietsenaantal 4
Rondebordenaantal 6
Stopwatchesaantal 8
Rondetellersaantal 4
Wedstrijdhesjesaantal 20
Fietspompenaantal 4
Gereedschapskoffersaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 30
Kegelsaantal 30
Lintenaantal 12
Barrièresaantal 80

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelmattenaantal 20
Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3

Servies

Herbruikbare glazenaantal 300
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Schenk kannenaantal 20
Serveerbladenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 20
Eventpostersaantal 12
Pijlbordenaantal 20
Naambadgesaantal 120

Verlichting

Ledlampenaantal 16
Lichtslangenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks¬messenaantal 8
Serveertangenaantal 12
Thermoskannenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Dweilsetsaantal 4
Stofzuigersaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg wedstrijddata, locatie en reserveringen eerst vast. Verstuur daarna de uitnodigingen, zodat je dieetwensen en aanmeldingen tijdig kunt verwerken voordat je catering bestelt.
Publiceer het wedstrijdschema zodra de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Print daarnaast het wedstrijdreglement en leg startnummers, wedstrijdhesjes, rondeborden en rondetellers per onderdeel klaar.
Plan de baanopbouw ruim vóór de eerste start. Controleer de houten baanplanken, plaats barrières en houd gereedschapskoffers, fietspompen en reservebinnenbanden bij de baan voor snelle reparaties.
Test luidsprekers, microfoons en mengpaneel vóór de ontvangst. Leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten meteen veilig; een ontbrekende kabel of losse kabel op de looproute kost op de dag zelf veel tijd.
Geef medewerkers een briefing nadat ontvangstbalie, jurytafel, podium, catering en dranken zijn ingericht. Neem daarin de volgorde van de onderdelen, het gebruik van stopwatches en rondetellers en de procedure bij materiaalproblemen door.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zesdaagse organiseren?: Leg de wedstrijddata en reserveringen zo vroeg mogelijk vast en start daarna direct met uitnodigingen en aanmeldingen. Plan de definitieve materiaal-, catering- en techniekcontrole uiterlijk in de laatste week voor de eerste wedstrijddag.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema van een zesdaagse publiceren?: Publiceer het schema zodra de aanmeldingen zijn verwerkt en gecontroleerd. Doe dat bij voorkeur minimaal 7 dagen voor de start, zodat deelnemers en medewerkers hun onderdelen kunnen nalopen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie op te bouwen?: Reserveer minstens een halve dag voor de opbouw van baan, barrières, tafels, stoelen, ontvangstbalie, podium en jurytafel. Plan daarna extra tijd voor de geluids- en verlichtingscontrole en een korte proef met de wedstrijdmaterialen.
Wanneer moet ik catering en drank voor een zesdaagse regelen?: Bestel de catering nadat het aantal deelnemers en dieetwensen zijn verwerkt, bij voorkeur minimaal 7 dagen vooraf. Zet dranken op de laatste opbouwdag koud en bereid hapjes zo kort mogelijk voor de ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.