Checklist para organizar Seis días sin olvidar nada
Organizar Seis días exige coordinar participantes, competición, circuito y recepción en el orden correcto. Primero se fijan las fechas y las inscripciones; después se cierra el horario, las reservas y el catering. El montaje necesita tiempo para revisar el suelo, colocar barreras, preparar el escenario y probar el sonido. Esta checklist reúne 60 tareas y 51 elementos para que el evento esté listo antes de abrir la ubicación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Registrar las fechas de la competición
2 personas
Invitar a los participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el horario de la competición
2 personas
Confirmar las reservas
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Imprimir el reglamento de la competición
Preparar los dorsales
2 personas
Ordenar las acreditaciones
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el suelo y las gradas
3 personas
Colocar barreras a lo largo de la pista
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colocar el escenario y la mesa del jurado
4 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Preparar el material de competición
4 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Dar briefing al personal
4 personas
Evento
Recepción de participantes
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Dejar que los corredores calienten
3 personas
Dar la bienvenida al público
4 personas
Coordinar los componentes de la competición
8 personas
Llevar el conteo de rondas
3 personas
Registrar los tiempos parciales
3 personas
Anunciar la información de la competición
2 personas
Abrir el mostrador de catering
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Procesar los resultados
2 personas
Coordinar la entrega de premios
4 personas
Hacer salir al público de forma segura
4 personas
Reponer el catering diario
3 personas
Realizar la revisión diaria de la pista
4 personas
Dirigir la competición diaria
8 personas
Publicar los resultados diarios
2 personas
Dirigir la competición diaria
8 personas
Dirigir la competición diaria
8 personas
Dirigir la competición diaria
8 personas
Dirigir la competición diaria
8 personas
Llevar a cabo la final y la entrega de premios
6 personas
Seguimiento
Guardar los restos de forma segura
3 personas
Limpiar la pista y la zona de público
6 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Retirar las barreras
6 personas
Lavar la vajilla y el material de cocina
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Inventariar el material de competición
2 personas
Archivar resultados
Devolver los materiales
3 personas
Gestionar las compras sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 20
- Sillascant. 120
- Taburetes de barcant. 12
- Mostrador de recepción
- Mesa del juradocant. 2
- Escenario
- Percheroscant. 4
Material deportivo
- Tablones de madera para el circuito
- Dorsalescant. 80
- Bicicletas de repuestocant. 4
- Platos redondoscant. 6
- Cronómetroscant. 8
- Contadores de vueltacant. 4
- Chalecos de competicióncant. 20
- Bombas de bicicletacant. 4
- Maletines de herramientascant. 3
- Cámaras de aire de repuestocant. 30
- Conoscant. 30
- Cintascant. 12
- Barrerascant. 80
Equipo
- Altavocescant. 4
- Micrófonoscant. 3
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 10
- Alfombrillas para cablescant. 20
- Neveras portátilescant. 8
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Máquinas de cafécant. 4
- Teterascant. 3
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 300
- Tazas de cafécant. 120
- Platoscant. 250
- Cubiertoscant. 250
- Jarras para servircant. 20
- Bandejas de serviciocant. 20
Decoración
- Guirnaldascant. 20
- Carteles del eventocant. 12
- Carteles direccionalescant. 20
- Credencialescant. 120
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 16
- Cables de lucescant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 8
- Cuchillos de chefcant. 8
- Pinzas de servircant. 12
- Termoscant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 20
- Fregonascant. 4
- Aspiradorascant. 2
- Cubos de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de publicar el horario. Así puedes confirmar participantes, recoger preferencias dietéticas y calcular las acreditaciones, dorsales, sillas y comida necesarias.
- Haz una revisión técnica el día del montaje: comprueba el suelo y las gradas, coloca las barreras y revisa que cables, regletas y alargadores no queden en zonas de paso.
- Prepara una zona de recepción completa, con el mostrador, acreditaciones y dorsales ordenados por participante. Resolver las entregas en la entrada evita colas justo antes de la competición.
- Agrupa el material deportivo por función y revisa las reparaciones antes de abrir: bicicletas de repuesto, bombas, cámaras de aire, herramientas, cronómetros y contadores de vuelta deben estar accesibles.
- Enfría las bebidas y prepara aperitivos con antelación, pero deja el café y el té para el último tramo del montaje. Haz el briefing del personal cuando el circuito, el jurado y el sonido ya estén colocados.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar Seis días?
- Empieza a registrar las fechas y enviar invitaciones varias semanas antes. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de confirmar el catering y publicar el horario; deja el montaje físico para el día anterior o la mañana del evento.
- ¿Qué hay que preparar el día antes de Seis días?
- Revisa el suelo, las gradas, la iluminación y el circuito, y coloca barreras, mesas, sillas, escenario y recepción. También conviene ordenar dorsales, acreditaciones y material deportivo para no buscarlo durante la competición.
- ¿Cuánta comida y bebida necesito para Seis días?
- Calcula las raciones según el número final de participantes, personal e invitados, usando las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones. Enfría las bebidas antes de abrir y prepara los aperitivos en bandejas para servirlos sin interrumpir el programa.
- ¿Cuándo hay que probar el sonido y dar instrucciones al personal?
- Prueba altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, cables y regletas después de montar el escenario y la mesa del jurado. Haz el briefing del personal justo después de esa prueba y antes de abrir la ubicación, normalmente el mismo día del montaje.
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