Checklist pour organiser une course de six jours

Une course de six jours demande une préparation suivie, car le parcours, le classement et l’accueil doivent rester opérationnels pendant toute la compétition. Commence par enregistrer les informations de l’épreuve, inviter les participants et traiter les inscriptions. Ensuite, verrouille les réservations, le programme des matchs, la restauration et le matériel de compétition. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au briefing des collaborateurs et à l’ouverture du lieu.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Enregistrer les données de la compétition
2 personnes
Inviter les participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme des matchs
2 personnes
Confirmer les réservations
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Imprimer le règlement du concours
Préparer les dossards
2 personnes
Trier les accréditations
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol et les tribunes
3 personnes
Installer des barrières le long du parcours
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer la scène et la table du jury
4 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Installer le matériel de compétition
4 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Donner le briefing aux collaborateurs
4 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Faire l'échauffement des coureurs
3 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Accompagner les épreuves
8 personnes
Tenir le décompte des tours
3 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Annoncer les informations de la compétition
2 personnes
Ouvrir le comptoir traiteur
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Animer la remise des prix
4 personnes
Faire quitter le public en toute sécurité
4 personnes
Réapprovisionner le catering quotidien
3 personnes
Effectuer le contrôle quotidien du parcours
4 personnes
Animer le concours quotidien
8 personnes
Publier les résultats quotidiens
2 personnes
Animer le concours quotidien
8 personnes
Animer le concours quotidien
8 personnes
Animer le concours quotidien
8 personnes
Animer le concours quotidien
8 personnes
Réaliser la finale et la remise des prix
6 personnes

Suivi

Stocker les restes en toute sécurité
3 personnes
Ranger la piste et la zone du public
6 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Retirer les barrières
6 personnes
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel de compétition
2 personnes
Archiver les résultats
Retourner les matériels
3 personnes
Traiter les courses restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 20
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 12
Accueil
Table du juryqté 2
Scène
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Planches de parcours en bois
Numéros de départqté 80
Vélos de réserveqté 4
Assiettes rondesqté 6
Chronomètresqté 8
Compteurs de tableqté 4
Maillots de compétitionqté 20
Pompes à véloqté 4
Boîtes à outilsqté 3
Chambres à air de rechangeqté 30
Cônesqté 30
Rubansqté 12
Barrièresqté 80

Équipement

Haut-parleursqté 4
Microphonesqté 3
Table de mixage
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 20
Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Pichets de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 20
Affiches de l’événementqté 12
Panneaux indicateursqté 20
Badges nominatifsqté 120

Éclairage

Lampes LEDqté 16
Guirlandes lumineusesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 8
Pinces de serviceqté 12
Thermosqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 20
Sets de serpillièreqté 4
Aspirateursqté 2
Seaux de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe les besoins des participants dès l’inscription : recueille les informations alimentaires avant de commander le catering, puis prévois les boissons et les encas pour six jours.
Publie le programme des matchs avant l’arrivée des participants et imprime le règlement du concours en plusieurs exemplaires pour l’accueil et la table du jury.
Prépare les dossards, les accréditations et les numéros de départ avant le premier jour. Un tri par participant ou par catégorie évite de bloquer l’accueil.
Contrôle le parcours et les tribunes avant l’ouverture : vérifie le sol, installe les planches en bois, les cônes, les rubans et les barrières, puis sécurise les câbles avec des passe-câbles.
Teste le son et l’éclairage avant le briefing. Branche les haut-parleurs, les microphones et la table de mixage, puis vérifie aussi les rallonges et les multiprises sur place.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une course de six jours ?: Commence plusieurs semaines avant le premier jour de compétition. Les inscriptions, les réservations, le programme des matchs et la commande du catering doivent être finalisés avant l’installation sur place.
Que faut-il prévoir pour le parcours d’une course de six jours ?: Prévois les planches de parcours en bois, les numéros de départ, les chronomètres, les compteurs de table, les cônes, les rubans et les barrières. Vérifie le sol et installe la signalisation avant l’ouverture du lieu.
Comment organiser l’accueil des participants ?: Aménage un comptoir d’accueil avec les accréditations, les dossards et le règlement imprimé. Termine le tri avant l’arrivée des participants afin de limiter l’attente le premier jour.
Quand tester le matériel sonore et l’éclairage ?: Effectue un premier test pendant l’installation, puis un second juste avant le briefing des collaborateurs. Vérifie les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage, les câbles et les prises avant chaque journée de compétition.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.