Checklist voor een goed georganiseerde zeilwedstrijd
Een zeilwedstrijd vraagt om meer voorbereiding dan alleen een route en een starttijd. Je legt eerst het wedstrijdformat, reglement en veiligheidsplan vast en reserveert daarna de locatie en benodigde boten. Vervolgens regel je inschrijvingen, startgroepen, deelnemersinformatie en al het materiaal aan wal en op het water. Deze checklist helpt je bepalen wat je wanneer moet doen, zodat een ontbrekende marifoon, onduidelijke startgroep of late weersbeslissing de wedstrijddag niet vertraagt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Wedstrijdlocatie reserveren
Start- en finishgebied bepalen
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Vergunningen controleren
Rescueboot reserveren
Juryboot reserveren
Startschip reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Deelnemers aanmelden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersbevestiging versturen
Startgroepen indelen
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Weersverwachting controleren
Water- en windbericht controleren
Wedstrijd afgelasting bepalen
2 personen
Routekaart afdrukken
Deelnemersinformatie versturen
Wedstrijdmateriaal verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Startlijsten afdrukken
Briefingset klaarleggen
Terrein inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Boeien en ankerlijnen controleren
3 personen
Wedstrijdboeien uitleggen
4 personen
Startschip uitrusten
3 personen
Juryboot uitrusten
2 personen
Rescueboot controleren
2 personen
Veiligheidsmiddelen klaarleggen
2 personen
Vlaggen en signalen ophangen
2 personen
Geluid en portofoons testen
2 personen
Event
Inschrijvingen openen
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Boten en bemanning registreren
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
Deelnemers naar startgebied begeleiden
3 personen
Startprocedure uitleggen
2 personen
Startsein geven
3 personen
Wedstrijd volgen
5 personen
Veiligheidsronde uitvoeren
3 personen
Doorkomsttijden noteren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Finishvolgorde vastleggen
3 personen
Boten veilig laten aanleggen
3 personen
Uitslag controleren
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Prijsuitreiking houden
3 personen
Deelnemers bedanken
Afval direct verzamelen
2 personen
Nazorg
Wedstrijdmateriaal innemen
3 personen
Boeien uit het water halen
4 personen
Startschip leeghalen
2 personen
Juryboot leeghalen
2 personen
Rescueboot leeghalen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afvalcontainers legen
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Wedstrijdmateriaal drogen
2 personen
Wedstrijdmateriaal opbergen
2 personen
Restanten koelen of weggooien
2 personen
Uitslag publiceren
Deelnemers uitslag mailen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 3
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 70
- Statafelsaantal 4
- Inschrijftafel
- Tafelkledenaantal 8
Sportmateriaal
- Wedstrijdboeienaantal 8
- Ankerlijnenaantal 8
- Ankersaantal 8
- Startvlaggenaantal 6
- Finishvlag
- Startnummerhesjesaantal 70
- Reservepeddelsaantal 4
- Lijnhaspelsaantal 4
- Wedstrijdhoornsaantal 2
- Medaillelintenaantal 3
Apparatuur
- Waterdichte portofoonsaantal 6
- Megafon
- Stopwatchaantal 4
- Marifoonaantal 2
- Powerbanksaantal 6
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Luidspreker
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 8
- Waterdichte opbergboxenaantal 6
- Bolderwagensaantal 2
Veiligheid
- Reddingsvestenaantal 20
- Reddingsboeienaantal 4
- Werplijnenaantal 4
- Nooddekensaantal 10
- Zaklampenaantal 6
- EHBO-koffersaantal 2
- Werkhandschoenenaantal 10
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 100
- Koffiebekersaantal 80
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Koffiekopjesaantal 40
- Opscheplepelsaantal 8
- Scharenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Serveerschalenaantal 10
- Schenk kannenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Barbecueaantal 2
- Barbecuetangenaantal 4
- Aluminiumfolieaantal 3
Decoratie
- Start- en finishbordaantal 2
- Pijlbordenaantal 8
- Wedstrijdpostersaantal 4
- Prijzentafelkleed
Verlichting
- Led-lichtslingersaantal 6
- Led-lantaarnsaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdformat, reglement en de route uiterlijk 6 weken vooraf vast. Deelnemers moeten weten hoeveel starts er zijn, hoe de finish werkt en welke regels gelden voordat zij zich inschrijven.
- Reserveer rescueboot, juryboot en startschip zodra de locatie is bevestigd, bij voorkeur minimaal 8 weken voor de wedstrijd. Controleer daarna of de bemanning, marifoons en reddingsvesten beschikbaar zijn.
- Open de inschrijving ongeveer 6 weken vooraf en sluit deze 7 dagen voor de wedstrijd. Gebruik de definitieve aanmeldingen voor startgroepen, startnummerhesjes, dieetwensen en de deelnemersbevestiging.
- Maak uiterlijk 24 uur vooraf een vaste procedure voor wind, waterstand en afgelasting. Leg vast wie het besluit neemt en via welk kanaal deelnemers en vrijwilligers dit bericht ontvangen.
- Test op de wedstrijddag minstens 60 minuten voor de briefing de wedstrijdhoorns, stopwatch, portofoons, marifoon en luidspreker. Leg vlaggen, boeien, ankerlijnen en reservepeddels per functie klaar in waterdichte opbergboxen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een zeilwedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met locatie, vergunningen en het reserveren van de rescueboot, juryboot en het startschip. Open de inschrijving ongeveer 6 weken voor de wedstrijd en verstuur de definitieve deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf.
- Hoe bepaal ik wanneer een zeilwedstrijd wordt afgelast?
- Leg uiterlijk 24 uur vooraf vast welke wind-, water- en veiligheidsgrenzen gelden en wie de beslissing neemt. Controleer de berichten opnieuw op de wedstrijddag, bijvoorbeeld 3 uur voor de eerste start, en communiceer een afgelasting direct aan alle deelnemers.
- Hoeveel boten heb ik nodig voor een zeilwedstrijd?
- Reken voor dit plan op minimaal 3 functies op het water: een rescueboot, een juryboot en een startschip. Controleer daarnaast per boot de bemanning, communicatie, reddingsvesten, brandstof en eventuele reservepeddels minimaal 1 week vooraf.
- Wanneer verstuur ik de deelnemersinformatie voor een zeilwedstrijd?
- Stuur de definitieve informatie uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd, zodra aanmeldingen, startgroepen en startnummers zijn verwerkt. Vermeld daarin de locatie, aanmeldtijd, routekaart, startvolgorde, reglement, veiligheidsinstructies en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!