LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Zeilwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een zeilwedstrijd vraagt om meer voorbereiding dan alleen een baan uitzetten en een startsein geven. Je regelt vooraf de vergunning, het wedstrijdformat, de deelnemersregistratie en een veiligheidsplan dat ook rekening houdt met veranderend weer. Op de wedstrijddag moeten start- en finishgebied, boeien, communicatie en vrijwilligers tegelijk werken. Deze checklist helpt je om de 71 voorbereidingstaken en 62 benodigde spullen in de juiste volgorde af te handelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie vastleggen

    2 personen

  • Wedstrijdvergunning aanvragen

  • Veiligheidsplan opstellen

    2 personen

  • Wedstrijdformat bepalen

    2 personen

  • Startgroepen indelen

    2 personen

  • Deelnemersformulier maken

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Inschrijvingen openen

  • Wedstrijdregels publiceren

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Contactgegevens controleren

  • Reservering clubhuis maken

  • Start- en finishgebied bepalen

    3 personen

  • Boeienplan uitwerken

    2 personen

  • Veiligheidsboot regelen

  • Weersverwachting controleren

  • Deelnemerslijst afdrukken

  • Startnummers voorbereiden

    2 personen

  • Prijzen en certificaten regelen

  • Vrijwilligers instrueren

    3 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Materialen verzamelen

    3 personen

  • Weer en vaarwater controleren

    2 personen

  • Veiligheidsmateriaal inspecteren

    2 personen

  • Boeien en ankers laden

    3 personen

  • Startschip controleren

    2 personen

  • Tenten opbouwen

    4 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen neerzetten

    2 personen

  • Registratiebalie inrichten

    2 personen

  • Cateringbuffet klaarzetten

    3 personen

  • Versiering ophangen

    2 personen

  • Baan uitzetten

    4 personen

  • Start- en finishlijn plaatsen

    3 personen

  • Wedstrijdklokken synchroniseren

    2 personen

Event

  • Deelnemers ontvangen

    3 personen

  • Deelnemers registreren

    3 personen

  • Startnummers uitdelen

    2 personen

  • Zeiluitrusting controleren

    3 personen

  • Veiligheidsbriefing geven

    2 personen

  • Startvolgorde aankondigen

  • Eerste start begeleiden

    4 personen

  • Tweede start begeleiden

    4 personen

  • Wedstrijddeelnemers volgen

    3 personen

  • Tussentijden registreren

    2 personen

  • Veiligheidsboot paraat houden

    2 personen

  • Finishers registreren

    2 personen

  • Uitslagen controleren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Buffet aanvullen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Prijsuitreiking houden

    3 personen

  • Muziek en omroep verzorgen

  • Deelnemers uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Boeien uit het water halen

    4 personen

  • Startschip leegmaken

    2 personen

  • Catering opruimen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    3 personen

  • Tenten afbreken

    4 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Materialen drogen en opbergen

    3 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Uitslagen publiceren

  • Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Klaptafelsaantal 8
  • Klapstoelenaantal 60
  • Buffettafelsaantal 3
  • Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

  • Wedstrijdboeienaantal 8
  • Ankersaantal 8
  • Ankerlijnenaantal 8
  • Startvlaggenaantal 4
  • Finishvlaggenaantal 2
  • Baanmarkering
  • Fluitjesaantal 6
  • Stopwatchesaantal 4
  • Windmetersaantal 2
  • Waterdichte scorebordenaantal 2

Veiligheid

  • Reddingsvestenaantal 20
  • Reddingsboeienaantal 4
  • Werplijnenaantal 4
  • Waterdichte zaklampenaantal 4
  • EHBO-koffersaantal 2
  • Reddingsdekensaantal 10
  • Veiligheidshelmenaantal 10
  • Veiligheidslintaantal 4

Apparatuur

  • Portofoonsaantal 8
  • Megafonenaantal 2
  • Laptopsaantal 2
  • Printers
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Batterijladersaantal 4
  • Bluetoothspeaker
  • Microfoon

Registratie

  • Startnummersaantal 100
  • Polsbandjesaantal 120
  • Clipboardsaantal 8
  • Balpennenaantal 30
  • Watervaste stiftenaantal 12
  • Printpapier
  • Naamstickersaantal 120
  • Enveloppenaantal 100

Decoratie

  • Vlaggenlijnenaantal 6
  • Ballonnenaantal 100
  • Tafelkledenaantal 8
  • Prijzendisplay

Catering

  • Koelboxenaantal 6
  • Thermoskannenaantal 6
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkannenaantal 6
  • Boodschappen

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 150
  • Herbruikbare bordenaantal 120
  • Herbruikbaar bestekaantal 150
  • Opscheplepelsaantal 8
  • Schaaltjesaantal 12

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Afwasteilenaantal 4
  • Afwasborstelsaantal 4
  • Sponzenaantal 12
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 8
  • Bezem en blikaantal 2
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 4

Tips

  • Leg de wedstrijdindeling vast voordat de inschrijvingen openen. Noteer het format, de startgroepen en de gepubliceerde wedstrijdregels, zodat deelnemers vooraf weten waar ze aan toe zijn.
  • Regel veiligheid niet pas in de laatste week. Leg de veiligheidsboot, reddingsvesten, reddingsboeien, werplijnen, portofoons en EHBO-koffers vast zodra het veiligheidsplan klaar is.
  • Controleer de praktische opstelling minimaal één dag vooraf. Test start- en finishvlaggen, stopwatches, windmeters, waterdichte scoreborden, megafonen en de printer voordat deelnemers arriveren.
  • Plan een aparte controle voor deelnemersgegevens. Verwerk aanmeldingen, controleer contactgegevens en dieetwensen en druk de definitieve deelnemerslijst pas af nadat de inschrijving is gesloten.
  • Maak vrijwilligers wegwijs in hun eigen moment en positie. Bespreek wie bij de start, finish, boeien, ontvangst en catering staat en geef portofoons en batterijladers vóór de briefing uit.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zeilwedstrijd organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, wedstrijdvergunning en veiligheidsplan. Open de inschrijvingen pas wanneer format, regels en deelnemersformulier klaar zijn.
Wanneer moet ik een vergunning voor een zeilwedstrijd aanvragen?
Vraag de wedstrijdvergunning minimaal 6 tot 8 weken voor de wedstrijddatum aan. Controleer daarna of de vergunningvoorwaarden gevolgen hebben voor het veiligheidsplan, de baan of de veiligheidsboot.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een zeilwedstrijd?
Voor een kleine wedstrijd met één startgroep reken je praktisch op minimaal 6 tot 8 vrijwilligers: voor start, finish, boeien, veiligheid, ontvangst en catering. Bij meerdere startgroepen heb je extra mensen nodig voor tijdwaarneming en communicatie.
Wanneer controleer ik het weer voor een zeilwedstrijd?
Controleer de weersverwachting de avond ervoor en opnieuw 2 tot 3 uur voor de start. Leg vooraf vast wie bij harde wind of onweer beslist over uitstel, aanpassing of afgelasting.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!