Zeilregatta organiseren: checklist van voorbereiding tot start

Een zeilregatta vraagt meer voorbereiding dan alleen boten en een startlijn. Je legt het wedstrijdgebied vast, regelt vergunningen en rescueboten, verwerkt inschrijvingen en maakt startgroepen en startnummers. Ook de walorganisatie telt mee: partytenten, tafels, geluidsinstallatie, routekaarten en gekoelde drank moeten op tijd klaarstaan. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, wat je uiterlijk een week vooraf afrondt en wat pas op de wedstrijddag gebeurt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformaat bepalen
2 personen
Wedstrijdgebied vastleggen
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Vergunningen controleren
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Vrijwilligers werven
2 personen
Rescueboten reserveren
Wedstrijdmaterialen reserveren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgroepen indelen
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Noodcontacten verzamelen
Routekaarten afdrukken
Startlijsten afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Wedstrijdformulieren klaarleggen
2 personen
Terrein afzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Koffiepunt installeren
2 personen
Geluid testen
2 personen
Marifoons testen
2 personen
Boeien controleren
3 personen
Start- en finishlijn uitzetten
4 personen
Windrichting vaststellen
2 personen

Event

Boeienbaan uitleggen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Inschrijvingen controleren
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Zeilnummers controleren
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
Stuurboordzijde vrijmaken
2 personen
Startvolgorde omroepen
Startprocedure uitvoeren
3 personen
Wedstrijd vanaf rescueboot volgen
4 personen
Rondingen registreren
2 personen
Finishpassages registreren
3 personen
Deelnemers opvangen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Barbecue voorbereiden
3 personen
Barbecue bedienen
3 personen
Einduitslag berekenen
2 personen
Prijzen klaarzetten
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Muziek verzorgen
Licht inschakelen
Laatste consumpties serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Boeien en lijnen ophalen
4 personen
Rescueboten aftuigen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
Verlichting uitschakelen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wedstrijdresultaten archiveren
Deelnemersresultaten versturen
Koelboxen reinigen
2 personen
Boten en reddingsmiddelen reinigen
3 personen
Voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Tafelrokkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Kommetjesaantal 40
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Serveerplankenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 30
Mobiele geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Marifoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Batterijen AAaantal 24
Batterijen AAAaantal 24

Sportmateriaal

Reddingsvestenaantal 20
Reddingsboeienaantal 6
Boeienaantal 8
Ankersaantal 8
Ankerlijnenaantal 8
Startlijn
Finishlijn
Startvlaggenaantal 6
Signaalhoornsaantal 3
Stopwatchesaantal 6
Verrekijkersaantal 4
Waterdichte scorebordenaantal 2
Reddingsdekensaantal 20
Waterdichte tassenaantal 8
Peddelsaantal 6
Sleeplijnenaantal 6
Landvastenaantal 12
Reserve lijnenaantal 6
Startnummersaantal 60
Nummerstickersaantal 120
Prijsbekersaantal 6
Medaillesaantal 20
Podiumbordjesaantal 3
Waterdichte routekaartenaantal 20
Kompasaantal 2
Zaklampenaantal 8

Decoratie

Windzakkenaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 8
Regattavlaggenaantal 12
Welkomstbord
Wegwijzerbordenaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Keuken

Barbecueaantal 2
Gasbrandersaantal 2
Gasflessenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 6
Barbecuespatelsaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koelserviesaantal 4
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformaat, wedstrijdgebied en veiligheidsplan uiterlijk 8 weken voor de regatta vast. Controleer in dezelfde periode welke vergunningen nodig zijn en reserveer rescueboten en wedstrijdmaterialen.
Open de inschrijving minimaal 6 weken vooraf. Vraag daarbij meteen noodcontacten en dieetwensen uit, zodat je niet in de laatste dagen ontbrekende gegevens hoeft na te bellen.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de start. Vermeld startgroepen, startnummers, routekaarten, meldtijd en veiligheidsinstructies; druk daarnaast een papieren set startlijsten en routekaarten af.
Controleer de weersverwachting 48 en 24 uur vooraf. Gebruik die momenten om vrijwilligers, deelnemers en de bemanning van rescueboten te informeren over eventuele wijzigingen.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: terrein afzetten, partytenten plaatsen, tafels en stoelen neerzetten, communicatie testen en koelboxen vullen. Leg wedstrijdformulieren, batterijen en powerbanks vóór de eerste aanmelding klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zeilregatta organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd voor het wedstrijdformaat, het wedstrijdgebied, vergunningen, rescueboten, vrijwilligers en inschrijvingen.
Wanneer moet de inschrijving voor een zeilregatta open?: Open de inschrijving ongeveer 6 weken voor de regatta en sluit haar uiterlijk 7 dagen voor de start. Gebruik de laatste week om aanmeldingen te controleren, startgroepen in te delen en startnummers toe te wijzen.
Wat moet ik de deelnemers voor een zeilregatta sturen?: Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf de deelnemersinformatie met meldtijd, startgroep, startnummer, routekaart en veiligheidsafspraken. Controleer 24 uur voor de start of wijzigingen door het weer nodig zijn.
Wanneer controleer ik het weer voor een zeilregatta?: Bekijk de verwachting 48 uur en opnieuw 24 uur voor de start. Spreek vooraf af wie de beslissing over aanpassingen neemt en hoe je deelnemers, vrijwilligers en rescueboten informeert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.