Checklist para organizar una regata de vela

Organizar una regata de vela exige coordinar competición, seguridad y logística en tierra sin dejar decisiones para el último día. Este plan reúne 74 tareas y 80 materiales, desde delimitar el recorrido y reservar las embarcaciones de rescate hasta preparar las carpas, las salidas y las neveras. Empieza definiendo el formato y los permisos, y termina con el cierre del recinto y la recogida. Así sabrás qué debe estar confirmado antes de abrir las inscripciones y qué se revisa el día de la prueba.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el formato de la competición
2 personas
Delimitar la zona de competición
2 personas
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Comprobar permisos
Invitar a los participantes
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Reclutar voluntarios
2 personas
Reservar botes de rescate
Reservar el material de competición
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Dividir los grupos de salida
2 personas
Asignar números de dorsal
2 personas
Enviar información a los participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recopilar contactos de emergencia
Imprimir mapas de ruta
Imprimir las listas de salida
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar los formularios del partido
2 personas
Cerrar el recinto
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Instalar el punto de café
2 personas
Probar el sonido
2 personas
Probar las radios marítimas
2 personas
Comprobar las boyas
3 personas
Marcar la línea de salida y meta
4 personas
Determinar la dirección del viento
2 personas

Evento

Explicar el recorrido de obstáculos
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Comprobar las inscripciones
2 personas
Repartir dorsales
2 personas
Comprobar los números de vela
2 personas
Dar la charla de seguridad
3 personas
Despejar el lado de estribor
2 personas
Anunciar el orden de salida
Realizar el procedimiento de inicio
3 personas
Seguir la competición desde la embarcación de rescate
4 personas
Registrar rondas
2 personas
Registrar los pasos por la meta
3 personas
Recibir a los participantes
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Preparar la barbacoa
3 personas
Atender la barbacoa
3 personas
Calcular el resultado final
2 personas
Preparar los premios
2 personas
Coordinar la entrega de premios
3 personas
Proporcionar la música
Encender la luz
Servir las últimas bebidas
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Recoger los aros y las cuerdas
4 personas
Desmontar botes de rescate
3 personas
Apagar el equipo de sonido
Apagar la iluminación
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Archivar los resultados de la competición
Enviar resultados de los participantes
Limpiar neveras portátiles
2 personas
Limpiar las embarcaciones y los equipos de salvamento
3 personas
Ordenar el stock
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 60
Mesas altascant. 4
Faldones para mesascant. 8
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 80
Cuencoscant. 40
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 60
Cucharonescant. 8
Tablas para servircant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 30
Equipo de sonido móvil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Radios portátilescant. 6
Baterías externascant. 6
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Pilas AAcant. 24
Pilas AAAcant. 24

Material deportivo

Chalecos salvavidascant. 20
Boyas de rescatecant. 6
Boyascant. 8
Anclajescant. 8
Líneas de anclajecant. 8
Línea de salida
Línea de meta
Banderas de salidacant. 6
Cuernos de señalcant. 3
Cronómetroscant. 6
Prismáticoscant. 4
Tableros de puntuación impermeablescant. 2
Mantas térmicascant. 20
Bolsas impermeablescant. 8
Remeroscant. 6
Cuerdas de remolquecant. 6
Cabos de amarrecant. 12
Líneas de reservacant. 6
Dorsalescant. 60
Pegatinas con númeroscant. 120
Copas premiocant. 6
Medallascant. 20
Carteles para el escenariocant. 3
Mapas de ruta impermeablescant. 20
Brújulacant. 2
Linternascant. 8

Decoración

Mangas de vientocant. 4
Guirnaldascant. 8
Banderas de regatacant. 12
Cartel de bienvenida
Señales de orientacióncant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 6

Cocina

Barbacoacant. 2
Quemadores de gascant. 2
Botellas de gascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Espátulas para barbacoacant. 4
Termoscant. 6
Vajilla refrigeradacant. 4
Bandejas de comidacant. 12
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2

Limpieza

Papeleracant. 6
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Rollos de toallacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Define el formato, la zona de competición y el plan de seguridad antes de publicar la inscripción. Deja cerrados también los permisos y el procedimiento para suspender o modificar la prueba por mal tiempo.
Reserva con varias semanas de margen las embarcaciones de rescate y el material de competición. El material náutico y los chalecos salvavidas suelen ser más difíciles de sustituir que las mesas o las sillas.
Envía a cada participante la información de llegada, recorrido, horario y contacto de emergencia al menos 7 días antes. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción para no resolver la comida a última hora.
Comprueba la previsión meteorológica 48 horas antes y otra vez la mañana de la regata. Imprime las listas de salida, los mapas de ruta y los formularios cuando los grupos y dorsales ya estén confirmados.
Calcula el montaje con tiempo suficiente para colocar carpas, mesas y sillas antes de recibir a los participantes. Prueba radios, micrófonos, sonido, baterías y alargadores en tierra; lleva pilas AA y AAA de repuesto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una regata de vela?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para definir el formato, comprobar permisos, reservar rescate y publicar la inscripción. Deja la última semana para cerrar grupos, dorsales, contactos y necesidades dietéticas.
¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de una regata?: Ciérrala entre 5 y 7 días antes si necesitas dividir grupos, asignar dorsales e imprimir listas de salida. Reserva al menos 48 horas para enviar la información definitiva a los participantes.
¿Qué hay que comprobar el día anterior a una regata de vela?: Revisa la previsión meteorológica, la zona de competición, las embarcaciones de rescate, las boyas, los chalecos y las radios. También conviene dejar preparados los mapas, formularios, neveras y materiales de señalización.
¿Cuántas personas voluntarias hacen falta para una regata?: Como referencia, cuenta con 1 voluntario por cada función crítica: salidas, llegadas, registro, tierra y apoyo de seguridad, además de la tripulación de rescate. Para una regata pequeña, confirma al menos 6 personas y añade una reserva para sustituciones.

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Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.