Checklist voor een goed voorbereid zeilnetwerkevenement

Een zeilnetwerkevenement vraagt om meer voorbereiding dan alleen boten reserveren. Je regelt tegelijk de haven, gastenregistratie, catering, sprekers, groepsindeling en veiligheid op het water. Begin met de locatie en boten, verzamel daarna informatie over vaarervaring en dieetwensen en stuur het programma tijdig rond. Controleer vlak voor de start het weer, de veiligheidsuitrusting en de definitieve gastenlijst. Zo weet iedereen waar hij moet zijn en wie bij welke schipper aan boord gaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Zeilboten reserveren
Havenlocatie reserveren
Catering bestellen
Sprekers bevestigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vaarervaring inventariseren
Indeling zeilgroepen maken
2 personen
Schippers koppelen
2 personen
Programma naar gasten sturen
Weersverwachting controleren
Alternatief vaarprogramma klaarzetten
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Draaiboek printen
Routebeschrijving printen
Boodschappen doen
2 personen
Catering ophalen
2 personen
Zeilboten controleren
3 personen
Veiligheidsuitrusting controleren
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Versiering ophangen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Presentatiemateriaal klaarleggen
Schippersbriefing geven
4 personen
Veiligheidsinstructie voorbereiden
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
3 personen
Zeilgroepen verzamelen
4 personen
Reddingsvesten uitdelen
3 personen
Gasten naar boten begeleiden
4 personen
Netwerkzeiltocht begeleiden
6 personen
Foto’s tijdens tocht maken
Gasten bij terugkomst ontvangen
3 personen
Reddingsvesten innemen
3 personen
Aperitief serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Netwerkborrel begeleiden
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Netwerkspel begeleiden
2 personen
Spreker aankondigen
Korte presentatie begeleiden
2 personen
Dessert serveren
3 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Restanten koelen
2 personen
Afval scheiden
2 personen
Locatie opruimen
4 personen
Tafels en stoelen inklappen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Haven schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zeilboten schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Foto’s met gasten delen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 8
Lange tafelsaantal 6
Stoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 12
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Parasolaantal 4
Tafelkleedaantal 12

Servies

Wijnglazenaantal 80
Waterglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Koffielepelsaantal 70
Serveerplateausaantal 10

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Bluetoothspeakersaantal 2
Draadloze microfoon
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Zeilbotenaantal 6
Reddingsvestenaantal 70
Waterdichte tassenaantal 12
Marifoonsaantal 6
Handkompassenaantal 6
Landvastenaantal 12
Stootwillenaantal 12
Zeilhandschoenenaantal 12
Waterdichte plattegrondenaantal 6
Noodfluitjesaantal 70

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Nautische tafeldecoratieaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 70
Naamkaartjeshoudersaantal 70
Pijlbordenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlantaarnsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 6
Etiketten voor dieetetenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaaksponzenaantal 8
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer havenlocatie en zeilboten zodra de datum vaststaat. Controleer daarbij hoeveel personen per boot passen en leg schippers direct vast, zodat de groepsindeling niet op het laatste moment verandert.
Open het aanmeldformulier minstens 4 weken vooraf en vraag naast contactgegevens ook naar vaarervaring en dieetwensen. Gebruik die informatie later voor veilige zeilgroepen en de catering.
Stuur het programma, de routebeschrijving en praktische vertrekdetails uiterlijk 7 dagen voor het evenement. Vermeld ook wat gasten aantrekken en waar de registratie- en koffiepunten staan.
Maak de definitieve gastenlijst en naamkaartjes 1 à 2 dagen vooraf. Print daarnaast het draaiboek, zodat de organisatie ook zonder telefoon of internet de planning kan volgen.
Controleer op de ochtend zelf de weersverwachting, reddingsvesten, waterdichte tassen en boten. Zet een alternatief vaarprogramma klaar voordat het weer omslaat; communiceer een wijziging direct naar alle gasten en schippers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zeilnetwerkevenement organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer dan de haven en boten, bevestig sprekers en open de aanmeldingen; houd de laatste 7 dagen vrij voor groepsindeling, catering en weerscontrole.
Hoeveel boten heb ik nodig voor een zeilnetwerkevenement?: Deel het verwachte aantal deelnemers door de toegestane capaciteit per boot en rond naar boven af. Maak de definitieve indeling uiterlijk 2 dagen vooraf, nadat afmeldingen en vaarervaring zijn verwerkt.
Wanneer moet ik de catering voor een zeilnetwerkevenement bestellen?: Bestel de catering ongeveer 2 tot 3 weken vooraf en geef dieetwensen door zodra de aanmeldingen binnen zijn. Controleer 48 uur voor vertrek de aantallen en het ophaal- of bezorgmoment.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een zeilnetwerkevenement?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg minimaal één alternatief vaarprogramma klaar en informeer gasten zodra de beslissing over het programma is genomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.