Checkliste für dein Segel-Netzwerkevent

Ein Segel-Netzwerkevent braucht zwei Abläufe, die gleichzeitig funktionieren: die Organisation an Land und die Einteilung auf den Booten. Kläre zuerst Hafen, Segelboote, Referenten und Anmeldeformular. Danach sammelst du Ernährungswünsche und Segelerfahrung, teilst die Gruppen ein und verschickst das Programm. Kurz vor dem Termin zählen Wetterprüfung, Sicherheitsausrüstung, gekühlte Getränke und ein belastbarer Plan für schlechtes Wetter.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Segelboote reservieren
Hafenstandort reservieren
Catering bestellen
Referenten bestätigen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Segelerfahrung erfassen
Segelgruppen einteilen
2 Personen
Schiffsführer zusammenbringen
2 Personen
Programm an Gäste senden
Wettervorhersage prüfen
Alternatives Fahrprogramm vorbereiten
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Ablaufplan ausdrucken
Wegbeschreibung ausdrucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Catering abholen
2 Personen
Segelboote prüfen
3 Personen
Sicherheitsausrüstung kontrollieren
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Buffet aufbauen
3 Personen
Präsentationsmaterial bereitlegen
Skipper-Briefing geben
4 Personen
Sicherheitsanweisung vorbereiten
2 Personen

Event

Gäste empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
Sicherheitsanweisung geben
3 Personen
Segelgruppen sammeln
4 Personen
Schwimmwesten austeilen
3 Personen
Gäste zu den Booten begleiten
4 Personen
Netzsegeltocht begleiten
6 Personen
Fotos während der Tour machen
Gäste bei der Rückkehr empfangen
3 Personen
Rettungswesten einsammeln
3 Personen
Aperitif servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Networking-Event betreuen
2 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Netzwerkspiel begleiten
2 Personen
Redner ankündigen
Kurze Präsentation begleiten
2 Personen
Dessert servieren
3 Personen
Verabschiedung und Abreise begleiten
3 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Geschirr sammeln
3 Personen
Reste kühlen
2 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Veranstaltungsort aufräumen
4 Personen
Tische und Stühle zusammenklappen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Hafen reinigen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Segelboote reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Fotos mit Gästen teilen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 8
Lange TischeAnz. 6
StühleAnz. 70
BarhockerAnz. 12
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 3
SonnenschirmAnz. 4
TischdeckeAnz. 12

Geschirr

WeingläserAnz. 80
WassergläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 70
TellerAnz. 80
DesserttellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierlöffelAnz. 8
KaffeelöffelAnz. 70
ServierplattenAnz. 10

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 4

Sportmaterial

SegelbooteAnz. 6
SchwimmwestenAnz. 70
Wasserdichte TaschenAnz. 12
UKW-FunkgeräteAnz. 6
HandkompasseAnz. 6
FestmacherleinenAnz. 12
FenderAnz. 12
SegelhandschuheAnz. 12
Wasserdichte PläneAnz. 6
NotfallpfeifenAnz. 70

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
Nautische TischdekorationAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschilderAnz. 70
NamensschildhalterAnz. 70
WegweiserAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 6
Etiketten für DiätkostAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 2
ReinigungsschwämmeAnz. 8
SpülbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4
HandtuchrollenhalterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Öffne das Anmeldeformular frühzeitig und frage neben Kontaktdaten auch nach Segelerfahrung und Ernährungswünschen. Plane die Gruppeneinteilung erst, wenn die Anmeldungen regelmäßig aktualisiert sind.
Reserviere Hafenstandort und Segelboote nicht erst nach dem Versand der Einladungen. Kläre vorher, wie viele Personen pro Boot mitfahren und wie viele Schiffsführer du tatsächlich brauchst.
Schicke das Programm spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Event an die Gäste. Ergänze eine Wegbeschreibung sowie den Hinweis, wann sie am Registrierungstisch eintreffen sollen.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden und erneut am Veranstaltungstag. Lege ein alternatives Fahrprogramm fest, bevor Wind oder Regen eine spontane Umplanung erzwingen.
Bereite Namensschilder, ausgedruckten Ablaufplan und Gästeliste am Vortag vor. Stelle Getränke, Snacks und den Kaffeebereich mindestens 60 Minuten vor dem ersten Programmpunkt bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Segel-Netzwerkevent planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Hafenstandort, Segelbooten und Referenten. Für beliebte Termine oder größere Gruppen sind 3 bis 6 Monate Vorlauf sinnvoll.
Wie viele Personen passen auf ein Segelboot beim Netzwerkevent?: Das hängt vom Boot und den Sicherheitsvorgaben ab; lege die Gruppengröße erst nach der Bestätigung durch Vercharterer oder Schiffsführer fest. Teile die Gruppen spätestens 3 Tage vor dem Event ein.
Wann sollte man die Wettervorhersage für das Segel-Netzwerkevent prüfen?: Prüfe sie erstmals 48 Stunden vor Beginn und ein zweites Mal am Veranstaltungstag. Entscheide dann, ob das geplante Fahrprogramm sicher ist oder das vorbereitete Alternativprogramm startet.
Wie viel Catering braucht man für ein Segel-Netzwerkevent?: Plane pro Gast mindestens eine Mahlzeit sowie 2 bis 3 alkoholfreie Getränke für die erste Stunde und danach etwa 1 Getränk pro Stunde. Berücksichtige die erfassten Ernährungswünsche bei der Bestellung und hole das Catering so ab, dass es vor dem Check-in bereitsteht.

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