Organiser un événement de réseautage à la voile

Un événement de réseautage à la voile se prépare à la fois comme une rencontre professionnelle et comme une sortie en mer. Il faut coordonner les inscriptions, l’expérience nautique des participants, les voiliers, les skippers et le lieu du port. La météo peut aussi modifier le programme jusqu’au dernier moment. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les badges, les besoins alimentaires, la sécurité ou le plan B à terre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Réserver des voiliers
Réserver le lieu du port
Commander le catering
Confirmer les intervenants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Inventorier l'expérience en navigation
Créer la répartition des groupes de voile
2 personnes
Mettre en relation les skippers
2 personnes
Envoyer le programme aux invités
Vérifier les prévisions météo
Préparer un programme nautique alternatif
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer le plan d’accès
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le catering
2 personnes
Contrôler les voiliers
3 personnes
Vérifier l’équipement de sécurité
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Préparer le matériel de présentation
Faire le briefing des skippers
4 personnes
Préparer les consignes de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
3 personnes
Rassembler les groupes de voile
4 personnes
Distribuer les gilets de sauvetage
3 personnes
Accompagner les invités jusqu’aux bateaux
4 personnes
Encadrer la sortie en voilier sur le réseau
6 personnes
Prendre des photos pendant la sortie
Accueillir les invités à leur retour
3 personnes
Récupérer les gilets de sauvetage
3 personnes
Servir l'apéritif
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le cocktail networking
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Animer le jeu de réseau
2 personnes
Annoncer l’orateur
Accompagner la courte présentation
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Accompagner les départs
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger le lieu
4 personnes
Replier les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer le port
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les voiliers
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Partager des photos avec les invités
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 8
Longues tablesqté 6
Chaisesqté 70
Tabourets de barqté 12
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Parasolqté 4
Nappeqté 12

Vaisselle

Verres à vinqté 80
Verres à eauqté 80
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Couvertsqté 80
Louchesqté 8
Cuillères à caféqté 70
Plateaux de serviceqté 10

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4

Matériel de sport

Voiliersqté 6
Gilets de sauvetageqté 70
Sacs étanchesqté 12
Radiosqté 6
Boussoles manuellesqté 6
Aussièresqté 12
Boudins de pare-battageqté 12
Gants de voileqté 12
Plans étanchesqté 6
Sifflets de secoursqté 70

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Décoration de table nautiqueqté 12
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 70
Porte-nomsqté 70
Panneaux indicateursqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Étiquettes pour repas diététiquesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 2
Éponges de nettoyageqté 8
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-rouleaux de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez le formulaire d’inscription assez tôt pour recueillir l’expérience en navigation et les besoins alimentaires. Ces informations servent ensuite à composer des groupes de voile équilibrés et à éviter de découvrir une contrainte le jour même.
Réservez les voiliers et le lieu du port avant d’envoyer le programme définitif. Prévoyez une confirmation finale des disponibilités au plus tard quelques jours avant l’événement.
Envoyez aux invités les horaires, le plan d’accès, la répartition des groupes et les consignes vestimentaires plusieurs jours à l’avance. Le jour J, imprimez aussi le déroulé et gardez une version accessible sur place.
Contrôlez les voiliers et l’équipement de sécurité avant l’arrivée des participants. Vérifiez notamment les gilets de sauvetage et prévoyez des sacs étanches pour les objets qui ne doivent pas être mouillés.
Ne laissez pas le catering, les boissons et le point café à la dernière minute. Récupérez le catering, mettez les boissons au frais et préparez les encas avant l’accueil afin de pouvoir vous concentrer sur les invités.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un événement de réseautage voile ?: Envoyez les invitations au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Laissez ensuite 7 à 10 jours pour traiter les inscriptions, relancer les personnes intéressées et recueillir les informations nautiques et alimentaires.
Combien de temps avant faut-il réserver les voiliers ?: Réservez les voiliers dès que la date et le lieu du port sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance. Une confirmation finale des bateaux, des skippers et des horaires doit être faite quelques jours avant l’événement.
Quand vérifier la météo pour une sortie de réseautage à la voile ?: Consultez les prévisions une première fois environ 7 jours avant, puis de nouveau 48 heures et 24 heures avant le départ. Préparez le programme nautique alternatif avant cette dernière vérification, plutôt que d’improviser le jour même.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des participants ?: Installez la table d’inscription avant l’arrivée des invités, avec les badges nominatifs, le plan d’accès et le programme imprimé. Prévoyez aussi le point café, les boissons fraîches et les encas pour les premières heures.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.