Zeilmarathon organiseren: checklist en planning

Een zeilmarathon vraagt meer voorbereiding dan alleen een datum en route. Je regelt tegelijk de inschrijving, vergunningen, waterveiligheid, locaties, communicatie en het materiaal langs de wal. Begin met route, start- en finishlocatie en meldingen aan de waterbeheerder; werk daarna toe naar deelnemersinformatie en een gecontroleerde wedstrijddag. Deze checklist helpt je de 63 taken en 53 spullen in een logische volgorde af te werken, zodat cruciale zaken zoals rescueboot, portofoons en boeien niet op het laatste moment ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Vergunningen aanvragen
Waterbeheerder informeren
Rescueboot reserveren
Start- en finishlocatie reserveren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst opstellen
Startnummers toewijzen
2 personen
Wedstrijdregels publiceren
Weersverwachting volgen
Veiligheidsplan controleren
2 personen
Boeienplan uitwerken
2 personen
Communicatiekanalen testen
3 personen
Prijzen en medailles bestellen
Vrijwilligers inplannen
Briefing voor vrijwilligers maken
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers voorbereiden
2 personen
Routekaarten afdrukken
2 personen
Prijzen sorteren
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen

Event

Start- en finishzone afzetten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Boeien en routeborden plaatsen
5 personen
Veiligheidsmiddelen controleren
3 personen
Start- en finishmateriaal plaatsen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Geluid en stroom testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
Boten naar de start begeleiden
4 personen
Startsein geven
3 personen
Wedstrijdverloop registreren
3 personen
Veiligheidsronde varen
3 personen
Finishende boten ontvangen
4 personen
Finishnummers controleren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
4 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Boeien en routeborden verwijderen
5 personen
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
Servies en materiaal verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Registratiebalie
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Mobiele speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Portofoonsaantal 8
Marifoonsaantal 3

Sportmateriaal

Reddingsvestenaantal 12
Reddingsboeienaantal 4
Wedstrijdboeienaantal 12
Ankersaantal 12
Ankerlijnenaantal 12
Routebordenaantal 12
Startvlaggenaantal 2
Finishvlaggenaantal 2
Startnummersaantal 100
Stopwatchesaantal 4
Reddingsdekensaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 8
Regendichte opbergboxenaantal 6
Reservepeddelsaantal 4

Decoratie

Baniersaantal 6
Pijlenbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 8
Prijzentafelbord

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtsnoerenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
IJslepelsaantal 4
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4

Catering

Prijzenaantal 3
Medaillesaantal 30
Boodschappen

Tips

Leg datum, route, start- en finishlocatie vroeg vast en vraag vergunningen tijdig aan. Informeer ook de waterbeheerder; die stap wordt bij een wedstrijd op open water gemakkelijk vergeten.
Open de inschrijving voordat je deelnemersinformatie definitief maakt. Verzamel dieetwensen, verwerk aanmeldingen en wijs startnummers pas toe wanneer je deelnemerslijst gecontroleerd is.
Plan veiligheid als afzonderlijk werkpakket. Controleer het veiligheidsplan, werk het boeienplan uit en test portofoons en marifoons vóór de wedstrijddag; reserveer de rescueboot niet pas in de laatste week.
Maak voor vrijwilligers een briefing met hun positie, tijdstip, communicatiekanaal en verantwoordelijkheden. Leg routekaarten, startnummers, start- en finishvlaggen en stopwatches per post klaar.
Controleer de walorganisatie minimaal één keer volledig: partytenten, registratiebalie, tafels, stoelen, afvalbakken, koelboxen, koffieapparaten, verlengkabels en stekkerdozen. Sorteer prijzen en medailles vooraf en houd rekening met stroom en beschutting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zeilmarathon organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 6 maanden vooraf met datum, route, locaties, vergunningen en de melding aan de waterbeheerder. Reserveer in dezelfde periode de rescueboot en plan de vrijwilligersorganisatie.
Wat moet ik regelen voor de veiligheid van een zeilmarathon?: Leg een veiligheidsplan en boeienplan vast, regel een rescueboot en controleer reddingsvesten, reddingsboeien, ankers en ankerlijnen. Test portofoons en marifoons uiterlijk enkele dagen voor de start en volg de weersverwachting tot op de wedstrijddag.
Wanneer verstuur ik de deelnemersinformatie?: Stuur de definitieve informatie ongeveer 1 tot 2 weken voor de zeilmarathon. Vermeld route, wedstrijdregels, startnummer, locatie, tijden, communicatie en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een zeilmarathon?: Dat hangt af van het aantal posten op het water en aan de wal, maar plan per taak minimaal één verantwoordelijke en een reserve. Maak de briefing 1 week vooraf en bevestig de bezetting nogmaals 24 tot 48 uur voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.