Checklist pour organiser une marathon de voile

Une marathon de voile demande une coordination précise entre le parcours, les autorisations, la sécurité sur l’eau et l’accueil à terre. Commencez par fixer la date et l’itinéraire, puis ouvrez rapidement les inscriptions pour connaître le nombre de concurrents. Les éléments souvent oubliés sont le bateau de sauvetage, le plan de bouées, les moyens de communication et la répartition des bénévoles. Cette checklist vous permet d’avancer dans le bon ordre jusqu’au briefing et au jour de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Demander les autorisations
Informer le gestionnaire des eaux
Réserver le bateau de sauvetage
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des participants
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Publier le règlement du concours
Suivre les prévisions météo
Vérifier le plan de sécurité
2 personnes
Élaborer le plan de bouées
2 personnes
Tester les canaux de communication
3 personnes
Commander les prix et médailles
Planifier les bénévoles
Préparer le briefing des bénévoles
Envoyer les informations aux participants
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Trier les prix
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes

Événement

Balisage des zones de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Placer les balises et les panneaux de parcours
5 personnes
Vérifier le matériel de sécurité
3 personnes
Installer le matériel de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Tester le son et l’alimentation électrique
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
Guider les bateaux vers le départ
4 personnes
Donner le signal de départ
3 personnes
Enregistrer le déroulement du match
3 personnes
Faire la ronde de sécurité en bateau
3 personnes
Accueillir les bateaux à l’arrivée
4 personnes
Vérifier les numéros de dossard
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
4 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Organiser la remise des prix
3 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Retirer les bouées et les panneaux de route
5 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
Rassembler la vaisselle et le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Comptoir d'inscription
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Radiosqté 3

Matériel de sport

Gilets de sauvetageqté 12
Bouées de sauvetageqté 4
Bouées de compétitionqté 12
Ancresqté 12
Lignes d’ancrageqté 12
Panneaux de directionqté 12
Drapeaux de départqté 2
Fanions d’arrivéeqté 2
Numéros de départqté 100
Chronomètresqté 4
Couvertures de survieqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 8
Boîtes de rangement étanches à la pluieqté 6
Pagaies de rechangeqté 4

Décoration

Bannièresqté 6
Panneaux de directionqté 10
Nappesqté 8
Panneau de table des prix

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Cuillères à glaceqté 4
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4

Catering

Prixqté 3
Médaillesqté 30
Courses

Conseils

Fixez la date et l’itinéraire avant d’envoyer les invitations : ces informations conditionnent les autorisations, le lieu de départ et d’arrivée ainsi que les cartes de parcours.
Ouvrez le formulaire d’inscription au moins 4 à 6 semaines avant la course. Demandez dès ce moment les besoins alimentaires afin de prévoir les quantités pour l’accueil et la remise des prix.
Réservez le bateau de sauvetage et vérifiez le plan de sécurité au plus tard 2 semaines avant le départ. Prévoyez aussi les gilets, les bouées, les ancres et les lignes d’ancrage nécessaires au parcours.
Testez les talkies-walkies et les radios avant le jour J, puis attribuez un canal et une fonction à chaque équipe. Une vérification de 30 minutes avec les responsables suffit pour repérer les zones sans communication.
Préparez les dossards, les numéros de départ, les cartes d’itinéraire et les prix la veille. Comptez séparément le matériel de course, l’accueil et la restauration pour éviter de chercher une rallonge, un gobelet ou un chronomètre au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une marathon de voile ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour une petite course, et davantage si plusieurs autorisations sont nécessaires. Les inscriptions, le bateau de sauvetage, le lieu de départ et le plan de sécurité doivent être confirmés au moins 2 semaines avant l’événement.
Quand faut-il demander les autorisations pour une marathon de voile ?: Lancez les demandes dès que la date et l’itinéraire sont fixés, idéalement 6 à 8 semaines avant la course. Informez aussi le gestionnaire des eaux avant d’ouvrir largement les inscriptions si son accord peut modifier le parcours.
Quand vérifier la météo avant une marathon de voile ?: Suivez les prévisions chaque jour pendant les 3 derniers jours, puis faites une dernière vérification le matin du départ. Définissez à l’avance qui décide d’un report et comment les participants seront prévenus.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une marathon de voile ?: Répartissez les bénévoles par fonctions : inscriptions, départ, arrivée, sécurité sur l’eau, ravitaillement et remise des prix. Prévoyez au moins un responsable par poste et une personne de réserve pour chaque équipe lorsque la course dure plusieurs heures.

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