Zeilkamp organiseren: checklist van voorbereiding tot ontvangst

Een zeilkamp vraagt om meer voorbereiding dan alleen boten en tenten reserveren. Je moet deelnemersgegevens, toestemmingsformulieren en noodcontacten op tijd compleet hebben, terwijl vervoer, kampeerterrein en instructeurs op elkaar aansluiten. Controleer vlak voor vertrek het weer, het vaargebied en alle veiligheidsmaterialen. Met deze checklist werk je van inschrijving en reserveringen naar boodschappen, laden en een georganiseerde ontvangst op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemers uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
Noodcontacten controleren
2 personen
Verzekeringsgegevens controleren
Botentaal reserveren
Kampeerterrein reserveren
Instructeurs bevestigen
Vervoer reserveren
Deelnemerslijst afdrukken
Groepsindeling maken
2 personen
Dagprogramma afdrukken
Weersverwachting controleren
Route en vaargebied controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Kampeermateriaal verzamelen
3 personen
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
Zeiluitrusting controleren
3 personen
Vervoer inladen
4 personen

Event

Ontvangsttafel opbouwen
2 personen
Inschrijving klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Bagage labelen
2 personen
Kennismakingsspel begeleiden
3 personen
Kampregels uitleggen
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
3 personen
Reddingsvesten uitdelen
3 personen
Zeilboten optuigen
6 personen
Proefvaart begeleiden
5 personen
Diner serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondspel begeleiden
3 personen
Avondrust begeleiden
3 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Ochtendbriefing geven
3 personen
Botentraining begeleiden
6 personen
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
Middagtocht begeleiden
6 personen
Zeilboten aftuigen
6 personen
Diner serveren
4 personen
Avondactiviteit begeleiden
3 personen
Nachtwacht inroosteren
2 personen
Zeilwedstrijd begeleiden
6 personen
Lunch serveren
4 personen
Wedstrijdresultaten bijhouden
2 personen
Vrij zeilen begeleiden
5 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Kampvuuravond begeleiden
4 personen
Laatste zeilles begeleiden
6 personen
Kampafsluiting verzorgen
3 personen
Bagage verzamelen
3 personen
Deelnemers uitchecken
3 personen

Nazorg

Vervoer uitladen
4 personen
Tenten afbreken
5 personen
Zeilmateriaal reinigen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Kampeerterrein schoonmaken
4 personen
Materiaal inventariseren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Restmateriaal opbergen
2 personen
Verloren voorwerpen terugsturen
Ouders nabellen over incidenten
2 personen
Deelnemersfoto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Kampeertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Picknickbankenaantal 4
Opbergrekkenaantal 4

Kamperen

Tentenaantal 15
Slaapzakkenaantal 30
Kussensaantal 30
Zaklampenaantal 20

Kampermatten

Slaapmattenaantal 30

Zeilmateriaal

Zeilbotenaantal 6
Reddingsvestenaantal 35
Peddelsaantal 12
Landvastenaantal 12
Stootwillenaantal 12
Zeilmessenaantal 8
Waterkaartenaantal 6
Kompasaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsboeienaantal 4
Fluitjesaantal 35
Zakradioaantal 2

Apparatuur

Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 6
Verlenghaspelsaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Gasbrandersaantal 3
Gasflessenaantal 4
Kookpannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Waterjerrycansaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6

Sportmateriaal

Balaantal 2
Frisbeesaantal 3
Touwaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de administratie vroeg: verzamel uiterlijk twee weken voor vertrek dieetwensen, toestemmingsformulieren, noodcontacten en verzekeringsgegevens. Controleer de gegevens daarna nog één keer aan de hand van de definitieve deelnemerslijst.
Leg de vaarindeling niet pas op de eerste ochtend vast. Maak vooraf groepen en koppel die aan boten en instructeurs; druk de deelnemerslijst en het dagprogramma af voor de ontvangsttafel.
Controleer veiligheidsmateriaal per boot en per groep. Reddingsvesten, fluitjes, landvasten, stootwillen, zeilmessen, waterkaarten en een kompas moeten vóór het inladen aanwezig en bruikbaar zijn.
Begin minstens één dag voor vertrek met verzamelen en inpakken. Vul koelboxen, laad kampeermateriaal en zeiluitrusting in een vaste volgorde en houd EHBO-koffers, reddingsboeien en communicatiemiddelen direct bereikbaar.
Maak naast het vaarprogramma ook een kampeerplan. Controleer of tenten, slaapmatten, slaapzakken, kussens en zaklampen compleet zijn en richt bij aankomst eerst de inschrijving en ontvangsttafel in.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zeilkamp organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren met uitnodigingen en reserveringen. Verzamel de definitieve deelnemersgegevens, toestemmingsformulieren en noodcontacten uiterlijk 2 weken voor vertrek.
Wat moet ik meenemen naar een zeilkamp?: Reken naast zeilboten en peddels op reddingsvesten, landvasten, stootwillen, zeilmessen, waterkaarten, een kompas en veiligheidsmateriaal. Voor het kamperen heb je onder meer tenten, slaapmatten, slaapzakken, kussens en zaklampen nodig.
Wanneer controleer ik het weer voor een zeilkamp?: Controleer de weersverwachting 24 uur voor vertrek en nogmaals op de ochtend zelf. Pas daarna het vaargebied, de groepsindeling en het dagprogramma aan als wind of neerslag daar aanleiding toe geeft.
Hoe pak ik het vervoer voor een zeilkamp in?: Maak 1 tot 2 dagen vooraf een laadplan met aparte delen voor zeiluitrusting, kampeermateriaal, keuken en veiligheid. Laad veiligheidsmateriaal en telefoons of powerbanks zo dat je ze bij aankomst meteen kunt pakken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.