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Organiser un camp de voile sans rien oublier

Un camp de voile demande de coordonner les participants, le camping, la navigation et la vie quotidienne sur place. Commence par recueillir les inscriptions, les informations alimentaires, les autorisations et les contacts d’urgence. Trois à quatre semaines avant le départ, confirme les moniteurs, le transport, le terrain de camping et le bateau. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, la sécurité, les repas et le chargement du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Inviter les participants

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Collecter les formulaires d’autorisation

    2 personnes

  • Vérifier les contacts d'urgence

    2 personnes

  • Vérifier les informations d'assurance

  • Réserver Botentaal

  • Réserver le terrain de camping

  • Confirmer les instructeurs

  • Réserver le transport

  • Imprimer la liste des participants

  • Faire la répartition des groupes

    2 personnes

  • Imprimer le programme du jour

  • Vérifier les prévisions météo

  • Vérifier l’itinéraire et la zone de navigation

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Remplir les glacières

    2 personnes

  • Rassembler le matériel de camping

    3 personnes

  • Vérifier le matériel de sécurité

    2 personnes

  • Vérifier l’équipement de voile

    3 personnes

  • Charger le transport

    4 personnes

Événement

  • Monter la table d’accueil

    2 personnes

  • Préparer l’inscription

    2 personnes

  • Accueillir les participants

    4 personnes

  • Étiqueter les bagages

    2 personnes

  • Animer le jeu de présentation

    3 personnes

  • Expliquer les règles du camp

    2 personnes

  • Donner les consignes de sécurité

    3 personnes

  • Distribuer les gilets de sauvetage

    3 personnes

  • Gréer les voiliers

    6 personnes

  • Accompagner l'essai en mer

    5 personnes

  • Servir le dîner

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Animer le jeu du soir

    3 personnes

  • Accompagner le temps de repos du soir

    3 personnes

  • Servir le petit-déjeuner

    4 personnes

  • Faire le briefing du matin

    3 personnes

  • Encadrer l'entraînement sur bateau

    6 personnes

  • Distribuer les paniers-repas

    3 personnes

  • Encadrer la sortie de l’après-midi

    6 personnes

  • Désarmer les voiliers

    6 personnes

  • Servir le dîner

    4 personnes

  • Animer l’activité du soir

    3 personnes

  • Planifier la garde de nuit

    2 personnes

  • Accompagner la régate

    6 personnes

  • Servir le déjeuner

    4 personnes

  • Suivre les résultats de la compétition

    2 personnes

  • Encadrer la voile libre

    5 personnes

  • Assurer la remise des prix

    2 personnes

  • Animer la soirée feu de camp

    4 personnes

  • Accompagner le dernier cours de voile

    6 personnes

  • Organiser la clôture du camp

    3 personnes

  • Rassembler les bagages

    3 personnes

  • Faire le check-out des participants

    3 personnes

Suivi

  • Décharger le transport

    4 personnes

  • Démonter les tentes

    5 personnes

  • Nettoyer le matériel de voile

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le terrain de camping

    4 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Ranger le matériel restant

    2 personnes

  • Renvoyer les objets trouvés

  • Rappeler les parents au sujet des incidents

    2 personnes

  • Partager les photos des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables de campingqté 6
  • Chaises pliantesqté 30
  • Bancs de pique-niqueqté 4
  • Étagères de rangementqté 4

Camping

  • Tentesqté 15
  • Sacs de couchageqté 30
  • Coussinsqté 30
  • Lampes de pocheqté 20

Tapis de camping

  • Matelas de couchageqté 30

Matériel de voile

  • Voiliersqté 6
  • Gilets de sauvetageqté 35
  • Pagaiesqté 12
  • Aussièresqté 12
  • Boudins de pare-battageqté 12
  • Couteaux de voileqté 8
  • Cartes d'eauqté 6
  • Boussoleqté 6

Sécurité

  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Bouées de sauvetageqté 4
  • Siffletsqté 35
  • Talkie-walkieqté 2

Équipement

  • Téléphones portablesqté 4
  • Batteries externesqté 6
  • Rallonges électriquesqté 2

Éclairage

  • Lampes LEDqté 8
  • Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 40
  • Assiettes réutilisablesqté 40
  • Couvertsqté 40

Cuisine

  • Brûleurs à gazqté 3
  • Bouteilles de gazqté 4
  • Casserolesqté 4
  • Planches à découperqté 4
  • Glacièresqté 6
  • Bidons d'eauqté 8
  • Thermosqté 4
  • Louchesqté 6

Matériel de sport

  • Ballonqté 2
  • Frisbeesqté 3
  • Cordeqté 2

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Balais à mainqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixe une date limite d’inscription au moins trois semaines avant le départ. Tu auras le temps de vérifier les autorisations, les assurances, les besoins alimentaires et les contacts d’urgence de chaque participant.
  • Prépare la répartition des groupes avant le jour du départ, puis imprime une liste des participants et le programme. Garde une copie papier dans le matériel d’accueil, même si les informations sont aussi disponibles sur téléphone.
  • Consulte les prévisions météo et l’itinéraire de navigation 24 à 48 heures avant le départ. Une modification de vent ou de zone navigable peut changer l’ordre des activités et le transport à prévoir.
  • Contrôle séparément le matériel de voile et le matériel de sécurité la veille du chargement. Vérifie notamment les gilets de sauvetage, les trousses de premiers secours, les bouées, les sifflets et les moyens de communication.
  • Remplis les glacières et fais les courses après avoir confirmé le nombre final de participants. Prévois l’eau, les repas et la vaisselle réutilisable pour toute la durée du camp, puis charge le transport dans l’ordre inverse de l’installation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un camp de voile ?
Commence idéalement quatre à six semaines avant le départ. Les inscriptions et autorisations doivent être suivies au moins trois semaines à l’avance, tandis que la météo et le chargement se vérifient dans les 24 à 48 dernières heures.
Quels documents faut-il demander pour un camp de voile ?
Demande une fiche d’inscription, une autorisation parentale si nécessaire, les informations d’assurance, les besoins alimentaires et au moins un contact d’urgence par participant. Vérifie ces données avant d’imprimer la liste définitive.
Combien de temps avant faut-il réserver le camping et le transport ?
Réserve le terrain de camping, le transport, les bateaux et les instructeurs environ quatre semaines avant le camp. Confirme chaque réservation une semaine avant, puis une dernière fois la veille du départ.
Que vérifier la veille d’un camp de voile ?
La veille, vérifie la météo, l’itinéraire, le matériel de sécurité, l’équipement de voile, les repas et la liste finale des participants. Termine le chargement après ce contrôle afin de ne pas oublier les batteries, les lampes ou les documents imprimés.

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