Zo organiseer je een zeilkamp

Een zeilkamp organiseren begint niet bij het inpakken van de boten, maar bij deelnemersinformatie, toestemming en veiligheid. Leg eerst vast wie meegaat, welke dieetwensen en noodcontacten gelden en hoeveel instructeurs nodig zijn. Reserveer daarna boten, kampeerterrein en vervoer, en werk toe naar een gecontroleerde vertrekdag. Met een afgedrukte deelnemerslijst, groepsindeling en dagprogramma voorkom je dat de ontvangst en eerste vaartocht onnodig vertraging oplopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemers uitnodigen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
2 personen
3
Dieetwensen verzamelen
4
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
5
Noodcontacten controleren
2 personen
6
Verzekeringsgegevens controleren
7
Botentaal reserveren
8
Kampeerterrein reserveren
9
Instructeurs bevestigen
10
Vervoer reserveren
11
Deelnemerslijst afdrukken
12
Groepsindeling maken
2 personen
13
Dagprogramma afdrukken
14
Weersverwachting controleren
15
Route en vaargebied controleren
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Koelboxen vullen
2 personen
19
Kampeermateriaal verzamelen
3 personen
20
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
21
Zeiluitrusting controleren
3 personen
22
Vervoer inladen
4 personen

Event

23
Ontvangsttafel opbouwen
2 personen
24
Inschrijving klaarzetten
2 personen
25
Deelnemers ontvangen
4 personen
26
Bagage labelen
2 personen
27
Kennismakingsspel begeleiden
3 personen
28
Kampregels uitleggen
2 personen
29
Veiligheidsinstructie geven
3 personen
30
Reddingsvesten uitdelen
3 personen
31
Zeilboten optuigen
6 personen
32
Proefvaart begeleiden
5 personen
33
Diner serveren
4 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Avondspel begeleiden
3 personen
36
Avondrust begeleiden
3 personen
37
Ontbijt serveren
4 personen
38
Ochtendbriefing geven
3 personen
39
Botentraining begeleiden
6 personen
40
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
41
Middagtocht begeleiden
6 personen
42
Zeilboten aftuigen
6 personen
43
Diner serveren
4 personen
44
Avondactiviteit begeleiden
3 personen
45
Nachtwacht inroosteren
2 personen
46
Zeilwedstrijd begeleiden
6 personen
47
Lunch serveren
4 personen
48
Wedstrijdresultaten bijhouden
2 personen
49
Vrij zeilen begeleiden
5 personen
50
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
51
Kampvuuravond begeleiden
4 personen
52
Laatste zeilles begeleiden
6 personen
53
Kampafsluiting verzorgen
3 personen
54
Bagage verzamelen
3 personen
55
Deelnemers uitchecken
3 personen

Nazorg

56
Vervoer uitladen
4 personen
57
Tenten afbreken
5 personen
58
Zeilmateriaal reinigen
4 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Kampeerterrein schoonmaken
4 personen
62
Materiaal inventariseren
2 personen
63
Geleend materiaal retourneren
2 personen
64
Restmateriaal opbergen
2 personen
65
Verloren voorwerpen terugsturen
66
Ouders nabellen over incidenten
2 personen
67
Deelnemersfoto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Kampeertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Picknickbankenaantal 4
Opbergrekkenaantal 4

Kamperen

Tentenaantal 15
Slaapzakkenaantal 30
Kussensaantal 30
Zaklampenaantal 20

Kampermatten

Slaapmattenaantal 30

Zeilmateriaal

Zeilbotenaantal 6
Reddingsvestenaantal 35
Peddelsaantal 12
Landvastenaantal 12
Stootwillenaantal 12
Zeilmessenaantal 8
Waterkaartenaantal 6
Kompasaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsboeienaantal 4
Fluitjesaantal 35
Zakradioaantal 2

Apparatuur

Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 6
Verlenghaspelsaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Gasbrandersaantal 3
Gasflessenaantal 4
Kookpannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Waterjerrycansaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6

Sportmateriaal

Balaantal 2
Frisbeesaantal 3
Touwaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel aanmeldingen, dieetwensen, toestemmingsformulieren, noodcontacten en verzekeringsgegevens uiterlijk twee weken voor vertrek. Controleer de gegevens daarna nog één keer voordat je de deelnemerslijst afdrukt.
Reserveer boten, kampeerterrein, instructeurs en vervoer zodra het aantal deelnemers bekend is. Houd voor de planning één actuele deelnemerslijst aan, zodat groepsindeling en materiaal daarop aansluiten.
Plan uiterlijk de dag vóór vertrek een controle van weersverwachting, route en vaargebied. Pas het dagprogramma aan als wind of zicht niet geschikt is en zorg dat de zakradio en mobiele telefoons bereikbaar blijven.
Laad kampeermateriaal en zeiluitrusting per onderdeel in: tenten, slaapmatten en slaapzakken apart van reddingsvesten, landvasten, stootwillen en waterkaarten. Vul koelboxen als laatste, zodat eten en drinken gekoeld blijven.
Zet bij aankomst een ontvangsttafel klaar met inschrijving, deelnemerslijst en dagprogramma. Controleer daar meteen aanwezigheid en groepsindeling; zo vertrekken instructeurs niet met een onvolledige groep.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een zeilkamp organiseren?: Begin minimaal zes tot acht weken voor vertrek met aanmeldingen en reserveringen. Verzamel toestemmingsformulieren, noodcontacten en verzekeringsgegevens uiterlijk twee weken vooraf, zodat ontbrekende informatie nog kan worden nagevraagd.
Hoeveel instructeurs heb ik nodig voor een zeilkamp?: Plan per zeilgroep minimaal één bevestigde instructeur en bepaal het aantal groepen op basis van de bootcapaciteit en het vaardigheidsniveau. Leg de groepsindeling uiterlijk één week voor vertrek vast, zodat je materiaal en vervoer kunt controleren.
Wat moet ik de dag voor een zeilkamp controleren?: Controleer de weersverwachting, route, vaargebied, veiligheidsmateriaal en zeiluitrusting de dag vóór vertrek. Laad vervolgens het vervoer en houd telefoons, powerbanks, een zakradio en EHBO-koffers direct beschikbaar.
Hoe voorkom ik vertraging bij de start van een zeilkamp?: Zet de ontvangsttafel en inschrijving vóór aankomst klaar en print de deelnemerslijst en het dagprogramma vooraf. Reken bij aankomst tijd voor aanwezigheidscontrole, groepsindeling en het uitdelen van reddingsvesten voordat de eerste boot vertrekt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.