Zo organiseer je een zangworkshop

Begin met de ruimte en de docent; die bepalen de groepsgrootte, indeling en timing van je zangworkshop. Werk daarna het programma uit en leg vast wanneer deelnemers zich aanmelden, betalen of dieetwensen doorgeven. Test geluidsapparatuur, microfoons, keyboard en laptop uiterlijk een week vooraf. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, halve cirkels met stoelen en werkbladen die al klaarliggen. Plan ook tijd voor koffie, lunch en opruimen, zodat de workshop niet uitloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Docent vastleggen
3
Programma uitwerken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanmeldingen bevestigen
8
Deelnemersinformatie versturen
9
Techniek testen
2 personen
10
Boodschappenlijst controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Houdbare voorraad klaarzetten
13
Koelproducten koelen
14
Ruimte openen
2 personen
15
Tafels opstellen
3 personen
16
Stoelen in halve cirkels zetten
3 personen
17
Registratietafel inrichten
2 personen
18
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
19
Piano of keyboard opstellen
2 personen
20
Werkbladen klaarleggen
2 personen
21
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
22
Lunchbuffet voorbereiden
3 personen
23
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

24
Deelnemers registreren
3 personen
25
Welkom en huisregels geven
26
Warming-up begeleiden
2 personen
27
Zangtechniek oefenen
2 personen
28
Pauzedrankjes serveren
2 personen
29
Dranken bijvullen
30
Groepsrepertoire instuderen
2 personen
31
Avondbuffet serveren
3 personen
32
Servies verzamelen
2 personen
33
Samenzang begeleiden
2 personen
34
Korte optredens begeleiden
2 personen
35
Afsluiting en bedankje geven
36
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Apparatuur uitschakelen
2 personen
38
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Ruimte schoonmaken
3 personen
43
Materialen controleren
2 personen
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 45
Registratietafel
Krukkenaantal 4

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 50
Herbruikbare drinkglazenaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Keyboard
Keyboardstandaard
Muziekstandaardsaantal 4
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 8
Laptop
HDMI-adapter
Timer

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 6
Serveerbestekaantal 6
Koelboxenaantal 3
Waterkokeraantal 2
Koffiefiltersaantal 100

Decoratie

Naamkaartjesaantal 50
Pennenaantal 50
Programmabordenaantal 4
Richtingspijlenaantal 8
Wasknijpersaantal 30
Kleefbandaantal 4
Stiftenaantal 12

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 4
Bezem
Stoffer en blik
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Rubberen handschoenenaantal 4
Handdoekenaantal 8

Tips

Reserveer de ruimte zodra de docent beschikbaar is en controleer of er plaats is voor een halve cirkel, registratietafel, keyboard en geluidsapparatuur. Houd daarnaast minimaal 60 minuten over voor opbouw.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Zet daarin de starttijd, bereikbaarheid, kledingadvies, lunchafspraken en een uiterste termijn voor dieetwensen.
Test de draagbare speaker, draadloze microfoons, microfoonstatieven, keyboard, laptop, HDMI-adapter en alle kabels uiterlijk 3 dagen vooraf in dezelfde ruimte. Leg oplaadbare batterijen en een verlenghaspel als reserve klaar.
Maak registratie kort: zet de tafel 30 minuten voor aanvang klaar en laat het ontvangstteam deelnemers afvinken. Bewaar een geprinte deelnemerslijst; daarmee vang je ook late wijzigingen of een lege telefoonbatterij op.
Koel koelproducten pas nadat de houdbare voorraad en boodschappen zijn gecontroleerd. Reken voor koffie en thee op een eerste ronde bij binnenkomst en plan de lunch zo dat de workshop minimaal 30 minuten kan worden onderbroken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel ruimte heb je nodig voor een zangworkshop?: Reken naast de zitplaatsen op extra ruimte voor een halve cirkel, docent, keyboard, muziekstandaards en geluidsapparatuur. Plan minimaal 60 minuten voor opbouw en controleer vooraf waar stroompunten en kabelroutes liggen.
Wanneer moet je een docent voor een zangworkshop vastleggen?: Leg de docent vast voordat je de uitnodigingen verstuurt en bij voorkeur minstens 6 weken vooraf. De beschikbaarheid en werkwijze van de docent bepalen het programma en het maximale aantal deelnemers.
Wanneer stuur je informatie naar deelnemers van een zangworkshop?: Stuur een bevestiging direct na de aanmelding en de praktische deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de workshop. Vraag dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf op, zodat je lunch en drank kunt aanpassen.
Hoe test je de techniek voor een zangworkshop?: Test alle apparatuur uiterlijk 3 dagen vooraf in de workshopruimte en opnieuw kort op de dag zelf. Controleer microfoons, speaker, keyboard, laptop, HDMI-adapter, stekkerdozen en batterijen; reserveer minstens 30 minuten voor deze test.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.