Checklist voor een goed georganiseerde zangworkshop
Een zangworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een begeleider en een stapel liedteksten. Je regelt vooraf de ruimte, inschrijvingen, muziek en techniek, en zorgt op de dag zelf voor een opstelling waarin iedereen kan zingen. Denk ook aan naamkaartjes, dieetwensen, koffie, thee en hapjes. Met deze checklist werk je van locatie en programma naar ontvangst, zodat je niets op het laatste moment hoeft te improviseren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Muziekbegeleider vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Programma afdrukken
Liedteksten selecteren
2 personen
Liedteksten afdrukken
Naamkaartjes maken
Muziekbestanden verzamelen
Techniek testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Aanmeldtafel klaarzetten
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen in halve cirkel zetten
2 personen
Muziekapparatuur opstellen
2 personen
Liedteksten klaarleggen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Workshop openen
Stem warming-up begeleiden
Zangtechniek oefenen
Koffiepauze serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Groepszang begeleiden
Stemgroepen oefenen
2 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Repertoire repeteren
Pauzedranken klaarzetten
Afsluitend optreden begeleiden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Liedmateriaal archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 28
- Tafelsaantal 6
- Kapstok
Servies
- Koffiekopjesaantal 30
- Glazenaantal 30
- Bordenaantal 30
- Besteksetsaantal 30
- Serveerbladenaantal 4
- Soeplepelsaantal 3
Apparatuur
- Keyboard
- Draagbare speaker
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Muziekstandaard
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Reservebatterijenaantal 8
Materialen
- Flip-overbord
- Flip-overstiften
- Balpennenaantal 30
- Notitieblokkenaantal 30
- Naamkaartjesaantal 30
- Kleefbandaantal 2
- Liedmappenaantal 30
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Bloemstukkenaantal 3
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
Schoonmaak
- Afwasborstelsaantal 2
- Schoonmaaksponsjesaantal 6
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de stoelen in een halve cirkel en test keyboard, speaker en draadloze microfoons voordat deelnemers binnenkomen. Houd verlengkabels, stekkerdozen en reservebatterijen klaar; een ontbrekende kabel kost snel 15 minuten.
- Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en controleer de deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet naamkaartjes bij de aanmeldtafel, met balpennen en notitieblokken voor wijzigingen op de dag zelf.
- Selecteer de liedteksten en druk ze uiterlijk 1 dag vooraf af. Leg per deelnemer een liedmap klaar en houd enkele extra exemplaren achter de hand voor late aanmeldingen of beschadigde prints.
- Koel dranken en bereid hapjes pas nadat je het definitieve aantal deelnemers hebt gecontroleerd. Zet koffie en thee in thermoskannen klaar en gebruik serveerbladen, glazen, borden en bestek zodat de ontvangst niet ophoudt bij de catering.
- Ventileer de ruimte voordat de workshop begint en zet tafels niet tussen de halve cirkel en de muziekbegeleider. Plan de deelnemersontvangst minstens 20 minuten voor de start, zodat aanmeldingen en naamkaartjes rustig kunnen worden afgehandeld.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een zangworkshop organiseren?
- Reserveer de locatie en leg de muziekbegeleider bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 1 week voor de workshop het aantal deelnemers en de dieetwensen kunt afronden.
- Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een zangworkshop?
- Zet één stoel per aangemelde deelnemer klaar en voeg 2 tot 4 extra stoelen toe voor late inschrijvingen of begeleiders. Plaats ze in een halve cirkel met voldoende ruimte voor de muziekstandaard en de begeleider.
- Wanneer moet ik de techniek voor een zangworkshop testen?
- Test keyboard, speaker, microfoons en muziekbestanden uiterlijk 1 dag vooraf en nogmaals 30 tot 45 minuten voor aanvang. Leg verlengkabels, stekkerdozen en reservebatterijen op dezelfde plek klaar.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een zangworkshop klaar te zetten?
- Reken op 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen, apparatuur, liedteksten, koffie, thee en hapjes. Plan daarnaast minimaal 20 minuten voor het ontvangen en registreren van deelnemers.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!