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Gesangsworkshop organisieren: die praktische Checkliste

Bei einer Gesangsworkshop-Planung müssen Raum, musikalische Begleitung, Technik und Unterlagen zusammenpassen. Beginne früh mit der Reservierung des Raums und der Abstimmung mit der musikalischen Leitung. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und Ernährungswünsche, damit du Teilnehmerliste, Verpflegung und Sitzordnung zuverlässig planen kannst. In den letzten Tagen prüfst du Liedtexte, Musikdateien und Technik; am Veranstaltungstag richtest du Halbkreis, Anmeldetisch und Getränke rechtzeitig her.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Musikbegleitung festlegen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Programm drucken

  • Liedtexte auswählen

    2 Personen

  • Liedtexte ausdrucken

  • Namensschilder erstellen

  • Musikdateien sammeln

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Anmeldetisch vorbereiten

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Stühle im Halbkreis aufstellen

    2 Personen

  • Musikanlage aufbauen

    2 Personen

  • Liedtexte bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Workshop eröffnen

  • Stimm-Aufwärmen begleiten

  • Gesangstechnik üben

  • Kaffeepause servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Gruppengesang begleiten

  • Gesangsgruppen üben

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Repertoire proben

  • Pausengetränke bereitstellen

  • Abschlussauftritt begleiten

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Reste gekühlt aufbewahren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Liedmaterial archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 28
  • TischeAnz. 6
  • Garderobenständer

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 30
  • GläserAnz. 30
  • TellerAnz. 30
  • BestecksetsAnz. 30
  • ServiertablettsAnz. 4
  • SuppenkellenAnz. 3

Ausstattung

  • Keyboard
  • Tragbarer Lautsprecher
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Notenständer
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • ErsatzbatterienAnz. 8

Materialien

  • Flipchart
  • Flipchart-Marker
  • KugelschreiberAnz. 30
  • NotizblöckeAnz. 30
  • NamensschilderAnz. 30
  • KlebebandAnz. 2
  • LiedmappenAnz. 30

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 3

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2

Reinigung

  • SpülbürstenAnz. 2
  • ReinigungsschwämmeAnz. 6
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Raum zuerst und kläre dabei, ob Keyboard, Lautsprecher, Funkmikrofone und Mikrofonständer vorhanden sind. Fehlt etwas, musst du Technik und Verlängerungskabel rechtzeitig organisieren.
  • Lege die Liedtexte nicht erst am Veranstaltungstag fest: Wähle sie einige Tage vorher aus, drucke sie aus und sortiere sie in Liedmappen. So vermeidest du Verzögerungen beim gemeinsamen Singen.
  • Aktualisiere die Teilnehmerliste nach jeder Anmeldeänderung und erfasse Ernährungswünsche spätestens vor dem Einkauf. Plane Kaffee, Tee, Wasser und Snacks dann passend zur tatsächlichen Personenzahl.
  • Teste die Musikanlage und alle Musikdateien spätestens am Vortag. Prüfe außerdem Ersatzbatterien, Mikrofonständer und Notenständer, weil kleine Technikprobleme den Beginn schnell aufhalten.
  • Richte den Raum vor dem Eintreffen der Teilnehmenden ein: Stühle im Halbkreis, Tische für Anmeldung und Verpflegung, Liedtexte an den Plätzen sowie Namensschilder griffbereit. Lüfte den Raum und stelle Getränke und Snacks erst danach bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine Gesangsworkshop-Location reservieren?
Reserviere den Raum idealerweise 4 bis 8 Wochen vor dem Workshop. Kläre dabei direkt die Bestuhlung im Halbkreis, verfügbare Technik, Zugang zum Raum und die Möglichkeit, Getränke und Snacks bereitzustellen.
Wann sollte ich die Einladungen für eine Gesangsworkshop verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 6 Wochen vorher. Bitte um Anmeldungen und Ernährungswünsche mit einer festen Rückmeldefrist, zum Beispiel 10 bis 14 Tage vor dem Termin.
Wann muss die Technik für eine Gesangsworkshop getestet werden?
Teste Keyboard, Lautsprecher, Funkmikrofone, Musikdateien und Kabel spätestens am Vortag. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich 30 bis 45 Minuten für den Aufbau und einen kurzen Soundcheck ein.
Wie viele Liedtexte brauche ich für eine Gesangsworkshop?
Drucke für jede angemeldete Person ein vollständiges Exemplar aus und lege 2 bis 3 Ersatzexemplare bereit. Sortiere die Texte vor Beginn in Liedmappen, damit niemand während des Workshops suchen muss.

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