Yu-Gi-Oh-toernooi organiseren: complete checklist

Een Yu-Gi-Oh-toernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen spelers en kaarten verzamelen. Je moet het format, de regels, inschrijving en jury vooraf vastleggen, en op de dag zelf tientallen speelplekken klaarzetten. Deze checklist helpt je de volgorde bewaken: van locatie en aanmeldingen tot genummerde tafels, scoreformulieren en registratie. Let vooral op zaken die vaak te laat worden geregeld, zoals een gepubliceerde banlijst, decklijsten, opgeladen apparatuur en voldoende tijd voor de inschrijving.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Toernooiformat vastleggen
2 personen
Toernooiregels publiceren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Juryleden vastleggen
Prijzen bestellen
Benodigdheden inventariseren
Boodschappenlijst maken
2 personen
Toernooimateriaal bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen en oorkondes klaarmaken
2 personen
Spelregels en banlijst printen
Deelnemerslijst printen
Scoreformulieren voorbereiden
2 personen
Apparatuur opladen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Toernooitafels nummeren
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Speelmatten en spelmateriaal klaarleggen
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes en lunch klaarzetten
3 personen

Event

Jurybriefing geven
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Decklijsten controleren
3 personen
Opening en regels uitleggen
Eerste ronde starten
3 personen
Rondeuitslagen verwerken
2 personen
Pairings bekendmaken
2 personen
Toezicht houden tijdens rondes
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Finale begeleiden
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Spelmateriaal verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Toernooiresultaten publiceren
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 75
Tafelkledenaantal 18
Registratietafel
Jurytafelsaantal 2

Spelmateriaal

Speelmattenaantal 40
Dobbelstenenaantal 50
Levenspuntblokjesaantal 100
Tellerfichesaantal 150
Decklijstenaantal 80
Scoreformulierenaantal 300
Toernooitafelbordjesaantal 18

Registratie

Naamkaartjesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 100
Stempelkussenaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Printer
Printerpapieraantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 6
Draagbare speakersaantal 2

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Decoratie

Bewegwijzerbordenaantal 12
Prijzentafel

Tips

Leg het toernooiformat en de regels uiterlijk twee weken vooraf vast. Vermeld ook de gebruikte banlijst, rondeduur, inschrijftijd en wat spelers bij registratie moeten meenemen.
Open de inschrijving zodra locatie en jury zijn bevestigd en sluit die uiterlijk 3 dagen voor het toernooi. Zo kun je deelnemerslijsten, naamkaartjes en het aantal tafels op tijd voorbereiden.
Plan per speelronde één genummerde tafel per match en houd minstens 10% extra speelruimte aan. Bij 40 spelers heb je dus 20 wedstrijdtafels nodig, plus 2 extra tafels voor onverwachte wijzigingen.
Maak scoreformulieren, decklijsten en spelregels minstens 1 dag vooraf klaar en print extra exemplaren. Reken op ongeveer 10% reserveformulieren, omdat spelers formulieren kwijtraken of verkeerd invullen.
Richt de registratie- en jurytafel vóór de deelnemers binnenkomen in en laad laptops, speakers en andere apparatuur de avond ervoor op. Leg verlengsnoeren, stekkerdozen en oplaadkabels samen bij de apparatuur, zodat je niet tijdens de eerste ronde hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tafels heb ik nodig voor een Yu-Gi-Oh-toernooi?: Voor een enkele match heb je één tafel nodig; bij 40 spelers zijn dat 20 wedstrijdtafels. Reserveer daarnaast ongeveer 10% extra capaciteit, dus bij voorkeur 2 extra tafels, plus aparte tafels voor registratie en de jury.
Wanneer moet ik een Yu-Gi-Oh-toernooi openen voor inschrijving?: Open de aanmelding zodra de locatie, het format en de jury vaststaan, bij voorkeur minimaal 2 weken vooraf. Sluit de inschrijving ongeveer 3 dagen voor het evenement, zodat je deelnemerslijst, naamkaartjes en tafelnummers kunt voorbereiden.
Hoeveel juryleden heb ik nodig bij een Yu-Gi-Oh-toernooi?: Plan minimaal één hoofdjury en voeg bij grotere groepen extra juryleden toe. Als richtlijn kun je één jurylid per 20 tot 30 spelers gebruiken, zodat vragen en geschillen tijdens een ronde niet blijven liggen.
Wanneer moet ik de spelregels en banlijst printen?: Print de spelregels, banlijst, deelnemerslijst en scoreformulieren uiterlijk de dag vóór het toernooi. Neem vervolgens minstens 10% extra formulieren mee en bewaar een digitale kopie op een opgeladen laptop.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.