Checklist voor een goed georganiseerde yogadag

Een yogadag vraagt meer voorbereiding dan alleen een docent en een zaal. Je plant een programma met voldoende rust tussen workshops, regelt yogamaterialen voor alle deelnemers en stemt maaltijden af op dieetwensen. Ook ontvangst, geluidsapparatuur, route-informatie en de inrichting van de ruimte bepalen hoe soepel de dag verloopt. Gebruik deze checklist om eerst de grote afspraken vast te leggen en daarna stap voor stap naar de uitvoer toe te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en tijden vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Yogadocenten bevestigen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Workshopindeling maken
2 personen
Maaltijdhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Yoga-materialen controleren
2 personen
Muziek en meditaties selecteren
Route en bewegwijzering maken
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten koelen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes ventileren
2 personen
Vloer en entree schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Yogamaterialen klaarleggen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes en fruit klaarzetten
3 personen

Event

Registratietafel bemannen
3 personen
Deelnemers verwelkomen
2 personen
Programma toelichten
Thee en water serveren
2 personen
Openingsmeditatie begeleiden
Yogaworkshop begeleiden
2 personen
Pauzesnacks aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Ademhalingssessie begeleiden
Servies verzamelen
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Buffet en tafels aanvullen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Avondmeditatie begeleiden
Ontspannende yogasessie begeleiden
2 personen
Afsluiting verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Yogaruimte opruimen
4 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie eindcontroleren
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Hergebruikbare materialen reinigen
3 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Ontvangsttafel
Kapstokkenaantal 3
Buffettafelsaantal 4

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 65
Yogablokkenaantal 120
Yogariemenaantal 65
Meditatiekussensaantal 65
Bolstersaantal 35
Dekensaantal 70
Oogkussensaantal 65

Apparatuur

Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Waterglazenaantal 70
Bordenaantal 80
Soepkommenaantal 70
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Soepketelsaantal 3
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Welkomstbord
Programmapostersaantal 8
Tafellopersaantal 8
Kunstplantenaantal 8

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Ledlichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de tijden minimaal 6 weken vooraf vast. Plan tussen workshops minstens 15 minuten wisseltijd, zodat deelnemers rustig kunnen drinken, naar het toilet kunnen gaan en van ruimte kunnen veranderen.
Bevestig yogadocenten voordat je de uitnodigingen verstuurt, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Noteer per docent de workshopduur, benodigde materialen en eventuele eisen aan muziek of microfoon.
Vraag dieetwensen direct op via het aanmeldformulier en sluit de inventarisatie 10 dagen voor de yogadag. Bereken daarna de maaltijdhoeveelheden en geef de definitieve aantallen door voordat je boodschappen doet.
Controleer yogamatten, blokken, riemen, kussens, bolsters, dekens en oogkussens uiterlijk 7 dagen vooraf. Reken per deelnemer op één mat en leg extra materiaal apart voor deelnemers die ondersteuning nodig hebben.
Open de locatie minimaal 90 minuten voor de eerste sessie. Ventileer de ruimtes, maak entree en vloer schoon, zet de ontvangstbalie klaar en test speaker, microfoon, laptop, verlengkabels en stekkerdozen voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een yogadag organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, het programma en de yogadocenten. Verstuur uitnodigingen zodra die onderdelen bevestigd zijn, zodat je uiterlijk 10 dagen voor de dag de deelnemersaantallen en dieetwensen kunt afronden.
Hoeveel yogamatten heb ik nodig voor een yogadag?: Voorzie één yogamat per aangemelde deelnemer en houd 5 tot 10 procent extra achter de hand. Bij 30 deelnemers betekent dat 32 tot 33 matten, naast de overige materialen zoals blokken, riemen en dekens.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de opbouw van een yogadag?: Plan minimaal 90 minuten voor het openen van de locatie, ventileren, schoonmaken, opstellen van tafels en stoelen, klaarleggen van materialen en testen van de geluidsapparatuur. Bij meerdere ruimtes of een buffet is 2 uur veiliger.
Wanneer moet ik de maaltijden voor een yogadag regelen?: Verzamel dieetwensen tot 10 dagen vooraf en maak daarna de definitieve boodschappenlijst. Koop verse producten zo laat mogelijk, koel ze direct en zet soep, water en servies klaar voordat de eerste workshop begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.