Checklist pour organiser une journée yoga

Une journée yoga demande plus qu’une salle et quelques tapis. Il faut synchroniser les horaires des ateliers, les professeurs, les inscriptions, les repas et l’installation du lieu. Cette checklist de 57 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la réservation jusqu’à l’accueil des participants. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, signalisation, sonorisation et temps d’aération de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Consigner le programme et les horaires
2 personnes
Réserver le lieu
Confirmer les professeurs de yoga
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Établir la répartition des ateliers
2 personnes
Calculer les quantités de repas
2 personnes
Établir la liste de courses
2 personnes
Vérifier le matériel de yoga
2 personnes
Sélectionner la musique et les méditations
Créer l’itinéraire et la signalisation
Envoyer les informations aux participants
Faire les courses
3 personnes
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer les espaces
2 personnes
Nettoyer le sol et l'entrée
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Préparer le matériel de yoga
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les fruits
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Présenter le programme
Servir le thé et l'eau
2 personnes
Animer la méditation d’ouverture
Animer l'atelier de yoga
2 personnes
Réapprovisionner les snacks de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer une séance de respiration
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Réapprovisionner le buffet et les tables
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Animer la méditation du soir
Animer une séance de yoga relaxante
2 personnes
Assurer la clôture
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Ranger la salle de yoga
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Vérifier la salle une dernière fois
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Nettoyer les matériaux réutilisables
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 70
Table d’accueil
Porte-manteauxqté 3
Tables de buffetqté 4

Matériel de sport

Tapis de yogaqté 65
Blocs de yogaqté 120
Sangles de yogaqté 65
Coussins de méditationqté 65
Coussins de traversinqté 35
Couverturesqté 70
Coussins pour les yeuxqté 65

Équipement

Enceinte portableqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Verres à eauqté 70
Assiettesqté 80
Bol à soupeqté 70
Couvertsqté 80
Louchesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Marmites à soupeqté 3
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 8
Chemins de tableqté 8
Plantes artificiellesqté 8

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes LEDqté 4

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme et les horaires au moins 4 semaines avant la journée yoga. Gardez des pauses réalistes entre les ateliers pour déplacer les participants et réinstaller le matériel.
Demandez les besoins alimentaires dans le formulaire d’inscription et clôturez les réponses 7 jours avant l’événement. Utilisez le nombre confirmé de participants pour calculer les repas, les assiettes, les verres et les couverts.
Vérifiez le matériel de yoga une semaine à l’avance : prévoyez au minimum un tapis par participant inscrit, puis répartissez les blocs, sangles, couvertures et coussins selon les ateliers.
Envoyez l’itinéraire, les horaires et les consignes pratiques 3 à 5 jours avant. Installez ensuite un panneau d’accueil et une signalisation visible dès l’entrée pour éviter les retards.
Le jour même, ouvrez le lieu au moins 90 minutes avant le premier atelier. Aérez les espaces, nettoyez le sol, préparez le comptoir d’accueil et testez l’enceinte, le micro, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du groupe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée yoga ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les professeurs, ouvrir les inscriptions et ajuster les quantités de repas et de matériel.
Quand fermer les inscriptions pour une journée yoga ?: Fermez-les 7 jours avant si vous servez un repas. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour la liste des participants, recueillir les besoins alimentaires et faire les courses.
Combien de tapis de yoga faut-il prévoir ?: Comptez un tapis par participant inscrit, plus 2 ou 3 tapis de secours. Vérifiez aussi le nombre de blocs, sangles, couvertures et coussins nécessaires pour chaque atelier.
À quelle heure installer la salle pour une journée yoga ?: Commencez l’installation au moins 90 minutes avant l’accueil. Prévoyez ce temps pour aérer, nettoyer, placer les tables et les chaises, préparer les tapis et tester la sonorisation.

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