Zo organiseer je een workshopavond zonder last-minute stress

Begin een workshopavond niet met boodschappen doen, maar met het thema, de docent en de locatie. Daarna leg je de inschrijving vast, verzamel je dieetwensen en werk je het programma uit. Plan de voorbereiding in twee rondes: eerst inhoud en deelnemers, daarna ruimte, techniek en materialen. Op de dag zelf moeten tafels, werkplekken, presentatieapparatuur en workshopmaterialen klaarstaan voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Workshopthema vastleggen
2 personen
3
Docent bevestigen
4
Uitnodigingen opstellen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemers bevestigen
10
Reservering bevestigen
11
Programma uitwerken
2 personen
12
Werkbladen voorbereiden
2 personen
13
Presentatie klaarzetten
14
Naamkaartjes schrijven
15
Boodschappenlijst controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Materialen sorteren
2 personen
18
Dieetmaaltijden apart zetten
19
Locatiesleutels ophalen
20
Ruimte ventileren
21
Tafels opstellen
3 personen
22
Stoelen klaarzetten
2 personen
23
Werkplekken inrichten
3 personen
24
Presentatieapparatuur aansluiten
2 personen
25
Workshopmaterialen klaarleggen
3 personen
26
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
27
Buffet en drankentafel inrichten
2 personen
28
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

29
Deelnemers ontvangen
2 personen
30
Aanwezigheid registreren
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Workshop introduceren
33
Workshop begeleiden
2 personen
34
Dranken bijvullen
35
Hapjes en maaltijd serveren
3 personen
36
Werkbladen uitdelen
2 personen
37
Tweede workshopronde begeleiden
2 personen
38
Vragenronde begeleiden
39
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Materialen verzamelen
3 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
43
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
44
Ruimte schoonmaken
3 personen
45
Apparatuur afkoppelen
2 personen
46
Locatie afsluiten
47
Leenmaterialen retourneren
2 personen
48
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
49
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Kapstok

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Glazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerkommenaantal 6
Serveerbladenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Waterkannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Workshopmateriaal

Flip-overbord
Flip-overpapieraantal 2
Whiteboardstiftenaantal 2
Werkbladenaantal 40
Notitieblokkenaantal 40
Balpennenaantal 40
Scharenaantal 15
Lijmstiftenaantal 30
Gekleurd papieraantal 5
Naamkaartjesaantal 40

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Routebordjesaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg thema, docent en locatie uiterlijk vier weken vooraf vast. Pas daarna kun je uitnodigingen versturen met een duidelijk programma en een werkende aanmeldlink.
Sluit de inschrijving ongeveer één week vooraf en controleer dan namen, dieetwensen en het definitieve aantal deelnemers. Zet dieetmaaltijden apart, zodat ze bij binnenkomst niet tussen de algemene catering verdwijnen.
Maak per deelnemer een werkplek met een werkblad, notitieblok en balpen. Leg scharen, lijmstiften en gekleurd papier centraal klaar als deelnemers die materialen delen.
Test beamer, projectiescherm, laptop, verlengkabels en stekkerdozen minimaal één dag vooraf. Sluit op de avond zelf eerst de presentatie aan en controleer ook het flip-overbord en de stiften.
Reserveer op de dag zelf minstens 90 minuten voor de opbouw. Haal de locatiesleutels op, ventileer de ruimte, zet tafels en stoelen goed en leg naamkaartjes klaar voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een workshopavond organiseren?: Begin minimaal vier weken van tevoren met de locatie, het thema en de docent. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk en sluit de inschrijving ongeveer één week voor de avond.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een workshopruimte klaar te zetten?: Reken op minstens 90 minuten voor een ruimte met tafels, stoelen, werkplekken en presentatieapparatuur. Plan extra tijd als je materialen moet sorteren of meerdere tafels moet inrichten.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een workshopavond?: Vraag dieetwensen direct uit via het aanmeldformulier en controleer ze opnieuw bij de definitieve deelnemerslijst, ongeveer één week vooraf. Zet aangepaste maaltijden apart voordat de ontvangst begint.
Wat moet ik een dag voor een workshopavond controleren?: Controleer het definitieve programma, de werkbladen, naamkaartjes en alle workshopmaterialen. Test ook laptop, beamer, projectiescherm, verlengkabels en stekkerdozen, zodat je op de avond zelf niet meer hoeft te zoeken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.