Checklist voor een wildwaterwedstrijd organiseren

Een wildwaterwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours uitzetten. Je moet de locatie, vergunningen en waterbeheerder tijdig regelen, terwijl veiligheid, rescueposten en jurybezetting al vast moeten staan voordat de inschrijving opent. Controleer in de laatste week opnieuw de waterstand, weersverwachting en parcoursmarkering. Op de wedstrijddag draait alles om een vaste volgorde: terrein opbouwen, deelnemers registreren, de veiligheidsbriefing geven en pas daarna starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdvergunning aanvragen
Waterbeheerder informeren
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Rescueposten vastleggen
2 personen
Wedstrijdreglement publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen openen
Vrijwilligers werven
2 personen
Rescuepersoneel vastleggen
Juryleden vastleggen
Catering reserveren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startnummers maken
2 personen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Parcours inspecteren
3 personen
Waterstanden controleren
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Startlijst afdrukken
Veiligheidsbriefing voorbereiden
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Terrein afzetten
4 personen
Registratietent opbouwen
3 personen
Jurytafel inrichten
3 personen
Parcoursmarkering plaatsen
6 personen
Rescueposten inrichten
6 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Wedstrijdmateriaal klaarleggen
3 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen

Event

Deelnemers aanmelden
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Materiaalcontrole uitvoeren
4 personen
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
Openingsomroep verzorgen
Startgroepen begeleiden
4 personen
Parcours bewaken
8 personen
Tijden registreren
3 personen
Deelnemers veilig opvangen
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Eten serveren
4 personen
Uitslagen controleren
3 personen
Prijzen klaarzetten
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Einduitslagen publiceren
2 personen
Vertrek deelnemers begeleiden
3 personen

Nazorg

Parcoursmaterialen verwijderen
6 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tenten en tafels afbreken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Uitslagen naar deelnemers mailen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Jurytafel
Statafelsaantal 4
Dranghekkenaantal 30
Pionnenaantal 40
Afzetlintrollenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Opbergbakkenaantal 12

Sportmateriaal

Parcoursboeienaantal 24
Markeringsvlaggenaantal 30
Startpoort
Finishpoort
Startnummersaantal 120
Nummerhoudersaantal 120
Reservepeddelsaantal 6
Reddingslijnenaantal 8
Werplijnenaantal 8
Reddingsboeienaantal 6
Helmenaantal 12
Reddingsvestenaantal 12
Wetsuitsaantal 8
Rescuekajaksaantal 4
Peddelsaantal 8
Waterdichte portofoonsaantal 10
Fluitjesaantal 12
Thermodekensaantal 20
Medaillebekersaantal 30
Reddingsplankenaantal 2
Karabinersaantal 20
Helmlampenaantal 8

Apparatuur

Stopwatchesaantal 6
Tabletsaantal 4
Laptop
Printer
Mobiele geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare powerbanksaantal 6
EHBO-koffersaantal 4
Reddingsdekensaantal 20
Megafoonsaantal 2
Waterdichte klokkenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Bouwlampenaantal 4
Hoofdlampenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksplatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Voedselcontainersaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Isolatieboxenaantal 4
Jerrycansaantal 8

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Reinigingsdoekenaantal 24

Decoratie

Wedstrijdspandoekenaantal 6
Richtingbordenaantal 12
Prijzencertificatenaantal 30
Medaillelintenaantal 30

Tips

Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, wedstrijdvergunning en afstemming met de waterbeheerder. Zonder die drie bevestigingen kun je inschrijvingen en uitnodigingen beter nog niet definitief publiceren.
Leg rescuepersoneel, rescuekajaks, reddingslijnen, werplijnen en waterdichte portofoons uiterlijk 4 weken voor de wedstrijd vast. Reserveer per rescuepost een concrete bezetting en controleer het materiaal vóór transport naar de locatie.
Open de inschrijving pas nadat het wedstrijdreglement, de startprocedure en het veiligheidsplan klaar zijn. Plan een sluitingsmoment ongeveer 7 dagen voor de wedstrijd, zodat je startnummers, deelnemerslijst en dieetwensen nog kunt verwerken.
Controleer parcours en waterstand twee keer: tijdens een inspectie in de voorbereidingsweek en opnieuw op de ochtend zelf. Neem reservepeddels, extra markeringsvlaggen en thermodekens mee; die worden vaak vergeten omdat ze niet in de standaardwedstrijdkist zitten.
Plan opbouwtijd met marge. Reken voor terrein afzetten, start- en finishpoort, registratietent, jurytafel, geluidsinstallatie en briefingmateriaal op minimaal 2 uur vóór de eerste start, plus tijd voor een gezamenlijke veiligheidscontrole.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wildwaterwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode regel je locatie, vergunning, waterbeheerder, veiligheidsplan, rescuebezetting en jury. Reserveer catering en materiaal uiterlijk 4 weken van tevoren.
Wanneer moet de vergunning voor een wildwaterwedstrijd worden aangevraagd?: Vraag de wedstrijdvergunning minimaal 8 weken vóór de wedstrijddatum aan, tenzij de bevoegde instantie een langere termijn hanteert. Informeer de waterbeheerder tegelijk, zodat eventuele voorwaarden nog in het veiligheidsplan kunnen worden verwerkt.
Wanneer sluit ik de inschrijving voor een wildwaterwedstrijd?: Sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen vóór de wedstrijd. Je hebt dan tijd om aanmeldingen te verwerken, dieetwensen te verzamelen, startnummers te maken en de deelnemerslijst en startlijst te controleren.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een wildwaterwedstrijd?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw op locatie en houd extra marge voor transport. Terrein afzetten, boeien en vlaggen plaatsen, de registratie- en jurytafels opbouwen en de portofoons en geluidsinstallatie testen kosten samen vaak meer tijd dan verwacht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.