Checklist pour organiser une compétition de rafting

Une compétition de rafting se prépare d’abord sur le plan administratif et de la sécurité, puis sur le terrain. Il faut obtenir les autorisations, informer le gestionnaire des eaux et valider le parcours avant d’ouvrir les inscriptions. Les derniers jours servent à vérifier le niveau de l’eau, la météo, les équipes de secours et le matériel. Cette checklist regroupe les 57 tâches et 75 éléments à prévoir pour coordonner la compétition sans oublier les détails qui prennent du temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Demander une autorisation de compétition
Informer le gestionnaire des eaux
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Définir les postes de secours
2 personnes
Publier le règlement du concours
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Recruter des bénévoles
2 personnes
Constituer l’équipe de secours
Définir les membres du jury
Réserver le catering
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Créer les dossards
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Inspecter le parcours
3 personnes
Vérifier le niveau de l’eau
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Imprimer la liste de départ
Préparer le briefing de sécurité
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Balisage du site
4 personnes
Monter la tente d’inscription
3 personnes
Installer la table du jury
3 personnes
Mettre en place le balisage du parcours
6 personnes
Aménager les postes de secours
6 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes

Événement

Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Effectuer le contrôle du matériel
4 personnes
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
Assurer l'annonce d'ouverture
Accompagner les groupes de départ
4 personnes
Surveiller le parcours
8 personnes
Enregistrement des horaires
3 personnes
Accueillir les participants en toute sécurité
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les repas
4 personnes
Vérifier les résultats
3 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Publier les résultats finaux
2 personnes
Encadrer le départ des participants
3 personnes

Suivi

Retirer le matériel du parcours
6 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les tentes et les tables
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Envoyer les résultats par e-mail aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 40
Table du jury
Tables hautesqté 4
Barrières de fouleqté 30
Cônesqté 40
Rouleaux de ruban de balisageqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Bacs de rangementqté 12

Matériel de sport

Bouées de parcoursqté 24
Drapeaux de balisageqté 30
Portique de départ
Portique d’arrivée
Numéros de départqté 120
Porte-numérosqté 120
Pagaies de rechangeqté 6
Cordes de sauvetageqté 8
Lignes de lancerqté 8
Bouées de sauvetageqté 6
Casquesqté 12
Gilets de sauvetageqté 12
Combinaisons néoprèneqté 8
Kayaks de sauvetageqté 4
Pagaiesqté 8
Talkies-walkies étanchesqté 10
Siffletsqté 12
Marqueurs thermiquesqté 20
Coupes médaillesqté 30
Planches de sauvetageqté 2
Mousquetonsqté 20
Lampes frontalesqté 8

Équipement

Chronomètresqté 6
Tablettesqté 4
Ordinateur portable
Imprimante
Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 6
Trousses de premiers secoursqté 4
Couvertures de survieqté 20
Mégaphonesqté 2
Montres étanchesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes frontalesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Plaques de cuissonqté 2
Bouilloiresqté 3
Conteneurs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Boîtes isothermesqté 4
Jerricansqté 8

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 24

Décoration

Banderoles de compétitionqté 6
Panneaux de directionqté 12
Certificats de prixqté 30
Rubans de médailleqté 30

Conseils

Commence les démarches administratives plusieurs semaines avant la course : l’autorisation de compétition, l’accord du gestionnaire des eaux et le plan de sécurité doivent être validés avant toute communication officielle.
Ne fixe pas définitivement le parcours sans une inspection sur place. Vérifie le niveau de l’eau et les prévisions météo à quelques jours du départ, puis prévois une procédure claire en cas de modification.
Dimensionne l’équipe de secours pour chaque zone du parcours et teste les talkies-walkies étanches avant l’arrivée des participants. Les cordes de sauvetage, lignes de lancer, bouées et kayaks doivent être placés à des points connus de tous.
Ferme les inscriptions assez tôt pour contrôler la liste des participants, recueillir les besoins alimentaires et préparer les dossards. Imprime aussi une liste de départ de secours si l’ordinateur ou l’imprimante devient indisponible.
Prépare l’installation du site la veille ou suffisamment tôt le matin : tente d’inscription, portiques, balises, tables du jury et sonorisation. Compte le temps nécessaire pour acheminer le matériel depuis le véhicule jusqu’à la berge.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de rafting ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les autorisations, informer le gestionnaire des eaux, constituer les équipes et ouvrir les inscriptions. Ajoute une vérification finale du parcours et du matériel dans les 48 heures précédant la course.
Quand vérifier le niveau de l’eau et la météo pour une compétition de rafting ?: Fais un premier contrôle environ 7 jours avant l’événement, puis une nouvelle vérification à 48 heures et le matin même. Le règlement et le plan de sécurité doivent préciser qui décide d’un changement ou d’une annulation.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition de rafting ?: Il faut prévoir des bénévoles pour l’inscription, le balisage, l’accueil, le jury, la logistique et l’assistance aux secours. Établis les affectations au moins 7 jours avant la course et garde 2 à 3 personnes disponibles pour remplacer les absents.
Quand préparer les dossards et la liste de départ ?: Prépare les dossards dès la clôture des inscriptions, idéalement 3 à 5 jours avant la compétition. Vérifie les noms, catégories et numéros une dernière fois avant d’imprimer la liste de départ.

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