Zo organiseer je een wildspotfietstocht

Begin niet met hapjes of uitnodigingen, maar met de route: bepaal de wildlocaties, het start- en eindpunt en een haalbaar tijdschema. Controleer daarna de verkeersveiligheid en leg een alternatieve route vast voor slecht weer of afgesloten paden. Zodra de route staat, verwerk je aanmeldingen, dieetwensen en deelnemersinformatie. De laatste voorbereiding draait om bewegwijzering, wildspotposten, fietsveiligheid en een start- en eindpunt waar iedereen droog kan pauzeren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en wildlocaties bepalen
2 personen
2
Start- en eindpunt vastleggen
2 personen
3
Reserveringen voor locatie maken
4
Route op verkeersveiligheid controleren
2 personen
5
Alternatieve route vastleggen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Routekaarten en deelnemerslijsten printen
11
Weersverwachting controleren
12
Fietsen en route controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Materialen per post verdelen
2 personen
17
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
18
Partytenten opbouwen
4 personen
19
Startbalie inrichten
2 personen
20
Routepijlen plaatsen
3 personen
21
Wildspotposten inrichten
4 personen
22
Verlichting ophangen
2 personen
23
Veiligheids- en EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
24
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
25
Hapjes en fruit klaarzetten
2 personen

Event

26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Aanwezigheid registreren
2 personen
28
Fietsveiligheid controleren
2 personen
29
Route en gedragsregels uitleggen
2 personen
30
Groepen indelen
2 personen
31
Fietsgroepen begeleiden
6 personen
32
Wildspotposten bemannen
6 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Hapjes serveren
2 personen
35
Pechhulp en reparaties uitvoeren
2 personen
36
Aankomst registreren
2 personen
37
Soep en brood serveren
3 personen
38
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
39
Routepijlen en posten ophalen
3 personen

Nazorg

40
Afval verzamelen
3 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
43
Partytenten afbreken
4 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Materialen drogen en opbergen
2 personen
46
Geleende materialen retourneren
2 personen
47
Overgebleven boodschappen opbergen
48
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 6

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 3
Fietsreparatiesetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 12
Verrekijkersaantal 12
Veldgidsenaantal 8
Klembordenaantal 12
Routepijlenaantal 45
Markeringslintaantal 6
Waterdichte routekaartenaantal 50
Startnummersaantal 50
Pennenaantal 30
Wildspotformulierenaantal 50
Zaklampenaantal 8
Reservefietslichtenaantal 12
Fietsbelletjesaantal 6

Apparatuur

Megafon
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6
Koelboxenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Soepkommenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 50

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Soepketelsaantal 2
Soeplepelsaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Tangenaantal 4
Maatbekersaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Nooddekensaantal 6
Verkeershesjesaantal 10
Waarschuwingsdriehoekenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per wildspotpost een duidelijke taak en houd routekaarten, veldgidsen, verrekijkers en wildspotformulieren bij elkaar op klemborden. Zo zoekt niemand tijdens de tocht naar losse materialen.
Controleer de route niet alleen op papier: fiets hem vooraf na en noteer smalle, drukke of slecht verlichte stukken. Neem minimaal één alternatieve route op in de deelnemersinformatie.
Verstuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf met starttijd, startpunt, route, kledingadvies en wat deelnemers zelf moeten meenemen. Vermeld ook hoe je omgaat met wijzigingen door het weer.
Doe de fietscontrole kort voor vertrek en leg fietspompen, fietsreparatiesets, reservebinnenbanden, reservefietslichten en reflecterende hesjes bij de startbalie klaar. Een kleine reparatie kost daar minder tijd dan onderweg.
Bouw partytenten, tafels, verlichting en startbalie ruim vóór de deelnemers arriveren op. Test verlengkabels, ledlampen, zaklampen, megafon en powerbanks voordat de schemering begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een wildspotfietstocht te organiseren?: Reken op 2 tot 3 weken voor routekeuze, reserveringen, uitnodigingen en aanmeldingen. Plan de laatste 2 dagen voor boodschappen, routepijlen, wildspotposten en deelnemersinformatie.
Hoe ver van tevoren moet ik deelnemers uitnodigen?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf, zodat je aanmeldingen en dieetwensen op tijd verzamelt. Verstuur de definitieve route en praktische informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor vertrek.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een wildspotfietstocht?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Gebruik de vooraf vastgelegde alternatieve route en communiceer een wijziging uiterlijk 2 uur voor de start.
Wanneer zet je de routepijlen en wildspotposten klaar?: Plaats routepijlen en markeringslint op de dag zelf, nadat je de route nog één keer hebt gecontroleerd. Zet de wildspotposten minimaal 60 minuten voor vertrek in, zodat je formulieren en materialen kunt testen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.