Checklist voor een wildspotfietstocht organiseren
Een wildspotfietstocht vraagt om meer dan een mooie route. Je regelt vooraf wildlocaties, een veilig alternatief en duidelijke informatie voor deelnemers. Op de dag zelf moeten routepijlen, wildspotposten, fietsen, verlichting en EHBO-materiaal op tijd klaarstaan. Deze checklist helpt je de 48 taken in de juiste volgorde af te werken, van eerste routekeuze tot koffie, hapjes en vertrek vanaf de startbalie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route en wildlocaties bepalen
2 personen
Start- en eindpunt vastleggen
2 personen
Reserveringen voor locatie maken
Route op verkeersveiligheid controleren
2 personen
Alternatieve route vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Routekaarten en deelnemerslijsten printen
Weersverwachting controleren
Fietsen en route controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen per post verdelen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Startbalie inrichten
2 personen
Routepijlen plaatsen
3 personen
Wildspotposten inrichten
4 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Veiligheids- en EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes en fruit klaarzetten
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Fietsveiligheid controleren
2 personen
Route en gedragsregels uitleggen
2 personen
Groepen indelen
2 personen
Fietsgroepen begeleiden
6 personen
Wildspotposten bemannen
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Pechhulp en reparaties uitvoeren
2 personen
Aankomst registreren
2 personen
Soep en brood serveren
3 personen
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
Routepijlen en posten ophalen
3 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen drogen en opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
Deelnemersbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 50
- Statafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 6
Sportmateriaal
- Fietspompenaantal 3
- Fietsreparatiesetsaantal 3
- Reservebinnenbandenaantal 12
- Reflecterende hesjesaantal 12
- Verrekijkersaantal 12
- Veldgidsenaantal 8
- Klembordenaantal 12
- Routepijlenaantal 45
- Markeringslintaantal 6
- Waterdichte routekaartenaantal 50
- Startnummersaantal 50
- Pennenaantal 30
- Wildspotformulierenaantal 50
- Zaklampenaantal 8
- Reservefietslichtenaantal 12
- Fietsbelletjesaantal 6
Apparatuur
- Megafon
- Powerbanksaantal 6
- Oplaadkabelsaantal 6
- Koelboxenaantal 4
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- Ledlampenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Soepkommenaantal 60
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Koffiekopjesaantal 50
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Soepketelsaantal 2
- Soeplepelsaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 3
- Serveerbladenaantal 6
- Tangenaantal 4
- Maatbekersaantal 2
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 3
- Nooddekensaantal 6
- Verkeershesjesaantal 10
- Waarschuwingsdriehoekenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Handvegersaantal 2
- Blik en vegeraantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Afwasbakkenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de hoofdroute en alternatieve route uiterlijk een week vooraf vast. Controleer beide op verkeersveiligheid en noteer per wildspotpost wat deelnemers daar moeten kunnen zien of invullen.
- Verstuur de deelnemersinformatie minimaal 5 dagen voor vertrek. Vermeld start- en eindpunt, route-instructies, verwachte duur, fietsvereisten en het tijdstip waarop deelnemers aanwezig moeten zijn.
- Controleer fietsen, fietslichten en routekaarten de dag vóór de tocht. Leg per groep een fietspomp, fietsreparatieset, reservebinnenbanden, zaklamp en powerbank klaar.
- Richt de startbalie ten minste 60 minuten voor vertrek in. Leg startnummers, deelnemerslijsten, pennen, klemborden en waterdichte routekaarten per deelnemer of groep klaar.
- Koel de dranken en zet koffie, thee, fruit en hapjes pas kort voor de start klaar. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en houd rekening met verzamelde dieetwensen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een wildspotfietstocht organiseren?
- Begin minimaal 4 weken vooraf met route, wildlocaties, start- en eindpunt en eventuele reserveringen. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen voor de tocht, zodat je lijsten en catering kunt voorbereiden.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een wildspotfietstocht?
- Plan minimaal 2 uur opbouwtijd op locatie. Partytenten, tafels, startbalie, routepijlen en wildspotposten kosten het meeste tijd; laat één persoon 60 minuten voor vertrek de deelnemersregistratie en materialen controleren.
- Wat neem je mee op een wildspotfietstocht?
- Neem naast routekaarten en wildspotformulieren ook fietspompen, reparatiesets, reservebinnenbanden, reservefietslichten, reflecterende hesjes en zaklampen mee. Voor het wildspotten zijn verrekijkers en veldgidsen nodig; leg daarnaast EHBO-materiaal, water, eten en opgeladen powerbanks klaar.
- Hoeveel drank en eten heb ik nodig voor een wildspotfietstocht?
- Voor het eerste uur kun je rekenen met 2 tot 3 drankjes per persoon. Plan daarnaast minimaal één portie fruit of hapjes per deelnemer en bepaal de hoeveelheid soep of andere catering op basis van de definitieve aanmeldingen en dieetwensen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!