Checklist voor een goed georganiseerd wijngaardbezoek

Een wijngaardbezoek bestaat uit meer dan een rondleiding en een proeverij. Je moet de wijngaard, proeverij, het diner en vervoer op elkaar afstemmen, terwijl je tegelijk aanmeldingen, dieetwensen en toegankelijkheid bijhoudt. Begin met reserveren en leg daarna de route, reistijd en betaalafspraken vast. In de laatste week draait het vooral om deelnemers, groepsindeling, kledingadvies en materialen. Met deze checklist zie je wat je in welke volgorde regelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wijngaard reserveren
Proeverij vastleggen
Diner reserveren
Vervoer reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheid controleren
Route en reistijd controleren
Programma definitief maken
Deelnemerslijst bijwerken
Groepen voor rondleiding indelen
Betaalafspraken bevestigen
Weerbericht controleren
Kledingadvies versturen
Herinnering versturen
Boodschappen doen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Programma's afdrukken
Materialen verzamelen
2 personen
Powerbanks opladen
Deelnemers telefonisch nabellen

Event

Materialen inladen
2 personen
Vertrekpunt klaarmaken
2 personen
Aanwezigheid afvinken
2 personen
Naar de wijngaard reizen
2 personen
Ontvangsttafel opstellen
2 personen
Gasten verwelkomen
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Programma toelichten
Groepen naar rondleiding begeleiden
2 personen
Rondleiding door de wijngaard volgen
2 personen
Water en snacks klaarzetten
2 personen
Proeverij begeleiden
2 personen
Dranken en water bijvullen
2 personen
Dieetmaaltijden controleren
Diner begeleiden
2 personen
Groepsfoto maken
Aanwezigheid voor vertrek controleren
2 personen
Materialen inladen
2 personen
Terugreis begeleiden
2 personen

Nazorg

Overgebleven eten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Materialen uitladen
2 personen
Herbruikbare spullen schoonmaken
2 personen
Materialen retourneren
Onkosten en bonnetjes verwerken
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare waterglazenaantal 40
Herbruikbare wijnglazenaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40

Keuken

Waterkannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Voedselbakken met dekselaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8

Organisatie

Naamkaartjesaantal 40
Badgehoudersaantal 40
Lanyardsaantal 40
Klembordenaantal 4
Balpennenaantal 12
Programma'saantal 40
Deelnemerslijstaantal 2
Routebordjesaantal 6
Presentatiemap

Apparatuur

Draagbare speaker
Megafoon
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Zaklampenaantal 4

Veiligheid

EHBO-set
Reflecterende hesjesaantal 4
Paraplu'saantal 6

Schoonmaak

Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Handvegers en blikaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de wijngaard, proeverij, het diner en vervoer voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo vermeld je direct een definitief programma en voorkom je dat een onderdeel niet meer aansluit.
Verzamel dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften bij de aanmelding en geef ze uiterlijk vóór de definitieve dinerreservering door. Controleer ook of de route en rondleiding geschikt zijn voor alle deelnemers.
Maak de groepen voor de rondleiding pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Werk de deelnemerslijst daarna bij en gebruik naamkaartjes of badgehouders, zodat begeleiders en deelnemers elkaar snel herkennen.
Controleer het weerbericht enkele dagen vooraf en verstuur dan het kledingadvies en de herinnering. Plan ook een telefonisch rondje voor deelnemers die nog niet hebben gereageerd of waarvan de betaling ontbreekt.
Laad materialen, powerbanks en oplaadkabels op de dag ervoor in. Leg bij het vertrekpunt de deelnemerslijst, programma's, routebordjes en EHBO-set klaar en vink iedereen af vóór vertrek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wijngaardbezoek reserveren?: Reserveer de wijngaard, proeverij, het diner en vervoer zodra de groepsgrootte redelijk bekend is. Plan hiervoor bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf, zodat je nog kunt schuiven met tijden en capaciteit.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor een wijngaardbezoek?: Reserveer naast de rondleiding en proeverij ook tijd voor aankomst, groepen indelen, verplaatsingen en het diner. Houd minimaal 30 minuten speling tussen onderdelen en controleer de totale reistijd vóór je het programma verstuurt.
Wanneer verzamel ik dieetwensen voor een wijngaardbezoek?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie ongeveer 2 weken vooraf. Bevestig de uiteindelijke lijst daarna aan de locatie en het diner, zodat aanpassingen niet op de dag zelf ontstaan.
Hoe regel ik vervoer voor een wijngaardbezoek met een groep?: Leg vervoer vast nadat je de aanmeldingen hebt verwerkt en controleer de route en reistijd minstens 2 weken vooraf. Stuur vertrekpunt, vertrektijd en kledingadvies in de herinnering en houd op de dag zelf een actuele deelnemerslijst bij.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.