Checklist pour organiser une visite de vignoble

Une visite de vignoble demande de coordonner plusieurs réservations et de garder le groupe ensemble du départ au retour. Commence par confirmer le vignoble, la dégustation, le dîner et le transport, puis fixe un programme avec des horaires réalistes. Les inscriptions, les besoins alimentaires et l’accessibilité doivent être recueillis assez tôt. La veille, vérifie la météo, prépare les badges et imprime les programmes pour éviter les recherches de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le vignoble
Organiser une dégustation
Réserver un dîner
Réserver le transport
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier l’accessibilité
Vérifier l'itinéraire et le temps de trajet
Finaliser le programme
Mettre à jour la liste des participants
Répartir les groupes pour la visite guidée
Confirmer les modalités de paiement
Vérifier la météo
Envoyer les conseils vestimentaires
Envoyer un rappel
Faire les courses
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les programmes
Rassembler le matériel
2 personnes
Recharger les batteries externes
Relancer les participants par téléphone

Événement

Charger le matériel
2 personnes
Préparer le point de départ
2 personnes
Cocher la présence
2 personnes
Se rendre au vignoble
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Distribuer les badges
Présenter le programme
Accompagner les groupes lors de la visite
2 personnes
Suivre la visite du vignoble
2 personnes
Préparer de l’eau et des snacks
2 personnes
Animer la dégustation
2 personnes
Ravitaillement en boissons et en eau
2 personnes
Vérifier les repas adaptés
Encadrer le dîner
2 personnes
Prendre une photo de groupe
Vérifier les présences avant le départ
2 personnes
Charger le matériel
2 personnes
Accompagner le retour
2 personnes

Suivi

Emballer les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Décharger le matériel
2 personnes
Nettoyer les articles réutilisables
2 personnes
Retourner les matériels
Traiter les frais et les reçus
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 2
Chaises pliantesqté 4
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Verres à eau réutilisablesqté 40
Verres à vin réutilisablesqté 40
Assiettes réutilisablesqté 40
Couverts réutilisablesqté 40

Cuisine

Carafes d’eauqté 6
Glacièresqté 4
Bacs alimentaires avec couvercleqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Couverts de serviceqté 8

Organisation

Badges nominatifsqté 40
Porte-badgesqté 40
Lanyardsqté 40
Presse-papiersqté 4
Stylos à billeqté 12
Programmesqté 40
Liste des participantsqté 2
Panneaux d’orientationqté 6
Dossier de présentation

Équipement

Enceinte portable
Mégaphone
Batteries externesqté 4
Câbles de rechargeqté 6
Lampes de pocheqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gilets réfléchissantsqté 4
Parapluiesqté 6

Nettoyage

Bacs de tri des déchetsqté 3
Balais et pelleqté 2
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réserve le vignoble, la dégustation, le dîner et le transport avant d’envoyer les invitations. Indique clairement l’heure et le point de départ, puis garde une marge pour les trajets entre les étapes.
Demande les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 10 à 14 jours avant la visite. Profites-en pour vérifier l’accessibilité du lieu, du transport et des espaces de dégustation.
Répartis les participants en groupes si la visite guidée est limitée en capacité. Prépare une liste à jour, les badges nominatifs et les programmes avant le jour du départ.
Vérifie la météo et l’itinéraire 24 à 48 heures avant l’événement. Envoie alors les conseils vestimentaires et rappelle les chaussures adaptées aux chemins du vignoble.
Prépare le point de départ au moins 30 minutes avant l’arrivée du groupe. Charge les batteries externes, rassemble les câbles, la trousse de premiers secours, les parapluies et le matériel de signalisation au même endroit.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une visite de vignoble ?: Commence les réservations au moins 4 à 6 semaines à l’avance, surtout si le groupe est nombreux. Fixe les inscriptions et les besoins alimentaires environ 10 à 14 jours avant la date prévue.
Que faut-il prévoir pour une dégustation de vin en groupe ?: Prévois des verres à vin réutilisables, des verres à eau, des carafes d’eau et des plateaux de service. Pour un groupe de 20 personnes, prépare au minimum 20 verres à vin et 20 verres à eau, plus quelques unités de rechange.
Quand envoyer le rappel aux participants ?: Envoie un premier rappel 5 à 7 jours avant la visite avec l’horaire, le point de départ, l’itinéraire et les conseils vestimentaires. Un dernier contrôle téléphonique peut être fait la veille pour les personnes qui n’ont pas confirmé.
Combien de temps prévoir pour le trajet jusqu’au vignoble ?: Ajoute au temps de trajet indiqué par l’itinéraire une marge d’au moins 20 à 30 minutes. Pour un départ en groupe, prévois aussi 15 minutes pour cocher les présences et installer les participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.