LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een wielertoertocht organiseren

Een wielertoertocht organiseren vraagt vooral om een strakke voorbereiding van route, veiligheid en deelnemersbegeleiding. Begin op tijd met de startlocatie, vergunning, verzekering en het proefrijden van alle routes. Daarna leg je vrijwilligers, verkeersmaatregelen en communicatie vast. In de laatste week draait het om deelnemerslijsten, startnummers, routeborden, startpakketten en de inrichting van de rustpost.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Startlocatie reserveren

  • Vergunning aanvragen

  • Evenementverzekering regelen

  • Routes uitwerken

    2 personen

  • Routes proefrijden

    2 personen

  • Routekaarten maken

  • Start- en finishregels opstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Verkeersplan verspreiden

  • Weersverwachting controleren

  • Deelnemerslijst afdrukken

  • Routekaarten afdrukken

  • Startnummers voorbereiden

    2 personen

  • Vrijwilligersbriefing maken

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Fietsen en materiaal controleren

    2 personen

  • Routeborden klaarleggen

    2 personen

  • Startpakketten samenstellen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

Event

  • Routeborden plaatsen

    4 personen

  • Rustpost inrichten

    3 personen

  • Start- en finishgebied afzetten

    4 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • Inschrijftafel inrichten

    2 personen

  • Techniek en geluidsset testen

    2 personen

  • EHBO-materiaal klaarleggen

  • Koffie en thee klaarmaken

    2 personen

  • Startpakketten klaarzetten

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

  • Deelnemers registreren

    4 personen

  • Startnummers uitdelen

    3 personen

  • Route-instructies geven

    2 personen

  • Fietscontrole uitvoeren

    2 personen

  • Deelnemers laten starten

    4 personen

  • Verkeerspunten bemannen

    6 personen

  • Rustpost bemannen

    3 personen

  • Water en fruit uitdelen

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Pechhulp onderweg bieden

    2 personen

  • Finishende rijders opvangen

    3 personen

  • Finishregistratie bijhouden

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Prijzen en herinneringen uitdelen

    2 personen

  • Routeborden ophalen

    4 personen

  • Laatste deelnemers controleren

    2 personen

  • Deelnemers uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Afval verzamelen

    4 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Materiaal inventariseren

    2 personen

  • Huurmateriaal retourneren

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen registreren

  • Deelnemersbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 2
  • Tafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 24
  • Klapbankenaantal 4
  • Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

  • Routebordenaantal 45
  • Pijlbordenaantal 30
  • Startnummersaantal 130
  • Startnummerbandenaantal 130
  • Fietspompenaantal 4
  • Reservebinnenbandenaantal 20
  • Bandenlichtersaantal 8
  • Multitoolsaantal 6
  • Fietskettingenaantal 4
  • Kabelbindersaantal 200
  • Afzethekkenaantal 12
  • Verkeerskegelsaantal 20
  • Veiligheidshesjesaantal 20
  • Vlaggenaantal 12
  • Koelboxenaantal 6

Apparatuur

  • Geluidsset
  • Microfoonaantal 2
  • Verlengsnoerenaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Telefoonsaantal 6
  • Powerbanksaantal 6
  • Portofoonsaantal 8

Verlichting

  • Ledlampenaantal 8
  • Lichtslingersaantal 4

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 180
  • Bordenaantal 130
  • Besteksetsaantal 130
  • Koffiekannenaantal 4
  • Thermoskannenaantal 6

Keuken

  • Snijplankenaantal 4
  • Messenaantal 6
  • Schenkbekersaantal 8
  • Opscheplepelsaantal 6
  • Waterkannenaantal 8

Schoonmaak

  • Bezemaantal 2
  • Vuilnisgrijpersaantal 2
  • Emmersaantal 4
  • Sponzenaantal 8
  • Herbruikbare doekenaantal 12

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan het proefrijden van de routes uiterlijk 3 tot 4 weken voor de tocht. Controleer niet alleen de afstand, maar noteer ook gevaarlijke kruisingen, wegwerkzaamheden, smalle passages en plekken waar routeborden slecht zichtbaar zijn.
  • Maak de vrijwilligersindeling minimaal 7 dagen vooraf rond. Geef iedere vrijwilliger een tijdstip, taak, telefoonnummer en locatie; gebruik portofoons voor de start, finish en rustpost als die niet op loopafstand van elkaar liggen.
  • Bereken de bewegwijzering per route en leg routeborden, pijlborden, kabelbinders en afzetmateriaal de avond ervoor per plaats klaar. Zo voorkom je dat het uitzetten op de ochtend zelf begint zonder compleet materiaal.
  • Stel startpakketten en startnummers uiterlijk 1 dag vooraf samen. Leg deelnemerslijst, routekaarten, startnummerbanden, fietspompen, reservebinnenbanden en multitools op vaste tafels klaar, zodat de registratie niet ophoopt.
  • Controleer de weersverwachting 24 tot 48 uur vooraf en pas de rustpost daarop aan. Zet bij warm weer extra koelboxen en dranken klaar; bij vroeg vertrek of weinig daglicht controleer je ook ledlampen en de verlichting rond start en finish.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wielertoertocht organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Regel in de eerste 2 weken de startlocatie, vergunning, verzekering en routekeuze; plan het proefrijden en de vrijwilligersindeling daarna.
Wanneer moet ik een vergunning voor een wielertoertocht aanvragen?
Dien de aanvraag in zodra route en startlocatie voorlopig vaststaan, bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de tocht. Controleer bij de gemeente welke termijn geldt, zeker als je verkeersmaatregelen of afzethekken nodig hebt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wielertoertocht?
Reken minimaal op 1 vrijwilliger voor registratie en 1 voor de start, plus bezetting van iedere rustpost en eventuele verkeerspunten. Tel daar 2 mensen op voor opbouw en afbouw; bij meerdere routes heb je meestal extra route- en finishbegeleiding nodig.
Wanneer zet ik routeborden en pijlborden uit?
Zet de bewegwijzering op de ochtend zelf uit als de route openbaar en druk is, of de avond ervoor als dat veilig en toegestaan is. Plan voor elke route voldoende tijd in om alle kruisingen te controleren en haal de borden direct na de laatste deelnemer weg.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!